Дата публикации: 22 мая 2026 года
Актуализация: На основе приказов Минтруда России от № 320н и изменений 2023 года

📜 Что говорит законодательство?

С 1 января 2023 года в России вступили в силу новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н. Однако это не означает, что все старые бланки автоматически становятся недействительными.

📌 Нормативные акты:

1. Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил новые формы трудовых книжек и вкладышей
2. Постановление Правительства РФ от 2022 года — разъяснило порядок использования остатков старых бланков
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69), действует в части, не противоречащей новым приказам

🔍 Когда можно использовать старые вкладыши?

Старые вкладыши (приобретенные до 2023 года) можно использовать в следующих случаях:

✅ Разрешенные сценарии:

• Подшивка к старой трудовой книжке:
  • Если у работника старая трудовая книжка (образца 1938 г. или 2004 г.), к ней можно подшить вкладыш старого образца
  • При этом необходимо сделать соответствующую запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша
• Использование чистых бланков:
  • Если у работодателя остались незаполненные вкладыши старого образца, их можно использовать для оформления новых записей
  • Но только если они чистые и не имеют повреждений
• Для дубликатов:
  • При оформлении дубликата трудовой книжки можно использовать чистые бланки старого образца
  • Но дубликат оформляется на новом бланке

🚫 Когда использовать старые вкладыши НЕЛЬЗЯ?

Категорически запрещаеться использовать старые вкладыши в следующих случаях:

❌ Запрещенные сценарии:

• Подшивка к новой трудовой книжке:
  • Если работник получил новую трудовую книжку образца 2023 года, к ней нельзя подшивать старые вкладыши
  • В этом случае необходимо использовать только новые вкладыши того же образца
• Использование испорченных бланков:
  • Если вкладыш старого образца имеет повреждения, помарки или нечитаемые записи, его использовать нельзя
• Самостоятельное изготовление вкладышей:
  • Запрещаеться изготавливать вкладыши кустарным способом (например, склеивать листы, печатать на принтере)

📋 Как правильно оформить записи при использовании старого вкладыша?

Если вы используете старый вкладыш, необходимо соблюдать строгие правила оформления:

📝 Порядок действий:

1. Проверка бланка:
   • Убедитесь, что вкладыш чистый, без повреждений
   • Проверьте, что он соответствует образцу, действовавшему на момент его выпуска
2. Подшивка к трудовой книжке:
   • Вкладыш должен быть аккуратно подшит к трудовой книжке в конце всех страниц
   • Используйте крепкую нить или степлер (в зависимости от внутренних правил организации)
3. Заполнение вкладыша:
   • Все записи должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета
   • Записи должны быть четкими, разборчивыми и без исправлений
   • Не допускаются помарки, зачеркивания или корректирующие жидкости
4. Проставление штампа:
   • При выдаче нового вкладыша необходимо поставить штамп с указанием серии и номера вкладыша
   • Штамп ставится на ьном листе трудовой книжки или на последней странице вкладыша
5. Запись в трудовой книжке:
   • В основной трудовой книжке делается запись:
     «Выдан вкладыш в трудовую книжку серии ___ № ___ от ___.___.____ г.»

💼 Ответственность работодателя

Работодатель несет полную ответственность за правильность ведения трудовых книжек и вкладышей:

📌 Обязанности работодателя:

• Покупка бланков:
  • Приобретать трудовые книжки и вкладыши можно только у официальных распространителей (обычно это Гознак или уполномоченные организации)
  • Запрещается покупать бланки у физических лиц или на неофициальных площадках
• Учет бланков:
  • Необходимо вести журнал учета трудовых книжек и вкладышей
  • Указывать даты выдачи, серии, номера и ФИО получателя
• Контроль за использованием:
  • Следить, чтобы старые вкладыши использовались только в разрешенных случаях
  • Не допускать использования испорченных или несоответствующих образцу бланков
• Ответственность за ошибки:
  • За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ)
  • В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат

🔄 Переход на новые бланки: что делать с остатками старых?

Многие работодатели столкнулись с ситуацией, когда после вступления в силу новых правил остались неиспользованные старые бланки. Что с ними делать?

📌 Рекомендации:

• Использовать до окончания:
  • Если бланки чистые и не имеют повреждений, их можно использовать для оформления новых записей
  • Но только в тех случаях, которые разрешены законодательством
• Утилизировать правильно:
  • Если бланки испорчены или не соответствуют новым требованиям, их необходимо уничтожить
  • Уничтожение должно быть оформлено актом с указанием причины
• Не продавать физическим лицам:
  • Запрещается продавать или передавать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей частным лицам
  • Это могут делать только официальные распространители

📊 Сравнение старых и новых вкладышей

❓ Часто задаваемые вопросы

❔ Можно ли использовать старый вкладыш для новой трудовой книжки?

Ответ: Нет, нельзя. Если работник получил новую трудовую книжку образца 2023 года, к ней необходимо подшивать только новый вкладыш того же образца.

❔ Что делать, если закончились страницы в старой трудовой книжке?

Ответ: Необходимо выдать вкладыш нового образца, даже если основная трудовая книжка старого образца. Нельзя использовать старый вкладыш для новой книжки.

❔ Можно ли купить старые вкладыши у частных лиц?

Ответ: Нет, покупать трудовые книжки и вкладыши можно только у официальных распространителей (например, Гознак). Продажа частным лицам запрещена.

❔ Что будет, если использовать старый вкладыш неправильно?

Ответ: Это может привести к административной ответственности для работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Также могут возникнуть проблемы при проверке трудовой инспекцией.

❔ Можно ли использовать старый вкладыш для дубликата трудовой?

Ответ: Да, можно использовать чистый бланк старого образца для оформления дубликата, но сам дубликат оформляется на новом бланке.

📚 Источники информации

• Приказ Минтруда России от № 320н
• Постановление Правительства РФ о порядке ведения трудовых книжек
• Ст. 66 ТК РФ
• Ст. 5.27 КоАП РФ (об административной ответственности)
• Официальный сайт Гознака