Вопрос о том, стоит ли сшивать копию трудовой книжки, часто возникает у сотрудников, которые хотят сохранить оригинал, а также иметь резервную копию. Ниже приведены подробные сведения о том, что такое трудовая книжка, какие требования к копиям, и почему сшивание копии может быть не лучшим решением.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются:
- место и дата начала работы;
- должность, стаж работы;
- присутствующие отчисления и начисления;
- присутствующие увольнения и причины их.
Трудовая книжка является обязательной в России с 1994 года и хранится в течение всей жизни работника.
Копия трудовой книжки: зачем она нужна?
Копия трудовой книжки обычно предоставляется работодателю при приёме на работу, при переводе в другой отдел, при оформлении кредита, ипотеки и т.д. Копия может быть сделана в виде:
- Фотокопии (сканирования) всех страниц;
- Печатной копии, заверенной печатью и подписью работодателя.
Важно, чтобы копия была полной и читаемой, иначе она может быть признана недействительной.
Что такое «сшивание копии»?
Под «сшиванием копии» обычно понимают объединение всех страниц копии в один непрерывный документ, часто с помощью клея, скрепки или швейной машины. Это делается для удобства хранения и транспортировки.
Почему сшивание копии может быть нежелательным?
- Нарушение целостности документа
Сшивание может повредить страницы, особенно если копия сделана на тонкой бумаге. Это может затруднить дальнейшее сканирование или чтение.
- Потеря юридической ценности
Сшитый документ может быть признан неофициальным, если его не сверяют с оригиналом. В случае проверки работодателя или государственных органов копия должна быть легко сравнима с оригиналом.
- Трудности при передаче
Если копия понадобится передать в банк, в суд или в другой орган, сшитый документ может быть не принят из‑за отсутствия отдельных страниц.
- Потеря возможности обновления
При необходимости добавить новые страницы (например, при переводе в другую компанию) сшитый документ будет неудобен для дополнения.
Как правильно хранить копию трудовой книжки?
Лучше всего хранить копию в виде отдельных страниц, сгруппированных в папку с надписью «Копия трудовой книжки». При необходимости можно сделать:
- Сканирование каждой страницы в PDF-формате (с сохранением оригинального порядка);
- Печатную копию с надписью «Копия» и подписью сотрудника.
Если вы хотите иметь «одно целое» для удобства, можно использовать пластиковую обложку, но не сшивать страницы.
Что говорит закон?
Согласно статье 56 Трудового кодекса РФ, копия трудовой книжки должна быть сделана в соответствии с требованиями работодателя. В случае проверки копии, работодатель имеет право требовать её сравнения с оригиналом. Сшивание копии не предусмотрено в законодательстве, и может привести к отказу в признании копии.
Практические рекомендации
- Не сшивайте копию – храните страницы отдельно.
- Сканируйте каждую страницу – создайте PDF-файл, где каждая страница будет отдельным элементом.
- Печатайте копию – если требуется бумажный вариант, распечатайте страницы с надписью «Копия» и подписью.
- Храните в защищённом месте – в папке с надписью «Копия трудовой книжки» или в защищённом цифровом архиве.
- Обновляйте при необходимости – добавляйте новые страницы в папку, не меняя порядок.
Сшивание копии трудовой книжки не рекомендуется, поскольку это может нарушить целостность документа, снизить его юридическую ценность и усложнить дальнейшее использование. Лучше хранить копию в виде отдельных страниц, сканировать в PDF и хранить как в бумажном, так и в электронном виде. Это обеспечит удобство, защиту и соответствие требованиям законодательства.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению копии трудовой книжки, обратитесь к отделу кадров вашей компании или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.