Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ что кардинально меняет подход к ведению и хранению этих сведений.
Два формата: бумажный и электронный
Сегодня существует два вида трудовых книжек:
- Бумажная (традиционная) — физический документ‚ который ведет и хранит работодатель‚ а при увольнении передает работнику.
- Электронная (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности формируются в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД‚ которые представляет работодатель.
Ключевой нюанс: параллельное применение
До окончания переходного периода (до 31 декабря 2025 года включительно) и после него работник имеет право:
- Получить электронную трудовую книжку в базе ПФР.
- При наличии заявления об отказе от бумажного носителя — работать только с электронной версией.
- Если заявление не подано‚ работодатель обязан выдать работнику и бумажную книжку одновременно с электронной. Таким образом‚ оба формата могут сосуществовать.
Как формируются сведения в электронной трудовой книжке?
В отличие от бумажного аналога‚ ЭТК ведется не локально у работодателя‚ а централизованно. Процесс выглядит так:
- Работодатель ежемесячно (или при кадровом событии) формирует и подает в ПФР отчет СЗВ-ТД.
- В отчете СЗВ-ТД указываются только кадровые мероприятия‚ произошедшие в конкретной организации-работодателе (прием‚ увольнение‚ перевод‚ отпуск‚ повышение и т.д.).
- ПФР на основании всех поступивших отчетов по конкретному физическому лицу формирует и хранит его полную электронную трудовую книжку.
Важно: для подачи СЗВ-ТД работодателю не нужна сама трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ так как отчет основан на внутренних кадровых данных организации.
Что содержит электронная трудовая книжка?
В ЭТК вносятся те же данные‚ что и в бумажную:
- Сведения о работодателях (наименование‚ ИНН‚ ОГРН).
- Даты приема‚ увольнения‚ перевода.
- Должности‚ подразделения.
- Основания для кадровых решений (приказы).
- Сведения об обучении и повышении квалификации.
- Отметки об отпусках‚ поощрениях‚ взысканиях (если они вносились в кадровые приказы).
Права работника в контексте ЭТК
Работник может в любой момент:
- Проверить‚ передает ли его текущий или бывший работодатель сведения в ПФР. Это можно сделать через личный кабинет на сайте ПФР или через портал «Госуслуги».
- Заказать выписку из электронной трудовой книжки. Выписка имеет юридическую силу и может использоваться везде вместо бумажной книжки.
- Получить бумажный вариант по своему заявлению‚ если ранее от него отказался.
Почему это важно: контроль за стажем
Трудовая книжка, основа для расчета пенсии и других социальных выплат. Ошибки или пропуски в сведениях могут привести к потере стажа. Поэтому каждый работник должен:
- Регулярно (хотя бы раз в год) проверять актуальность данных в своей ЭТК через сайт ПФР.
- При увольнении или смене работы убедиться‚ что новый работодатель вовремя и корректно отчитался по СЗВ-ТД.
- Немедленно обращаться в ПФР и к работодателю при обнаружении неточностей (неверные даты‚ должности‚ пропущенные периоды).
Региональная статистика и тренды
Переход на электронный формат набирает обороты по всей стране:
- В Санкт-Петербурге более 67% работающих уже используют ЭТК (около 73 тыс. человек).
- В Челябинской области с начала 2026 года оформлено свыше 80 тысяч электронных трудовых книжек.
- Вологодская область ведет более 530 тысяч ЭТК.
Сведения из трудовой книжки — это ваша трудовая биография и гарантия будущих пенсионных прав. Неважно‚ в бумажном или электронном виде она у вас хранится‚ — ваша задача контролировать их достоверность и полноту. С 2026 года система полностью перейдет на электронный формат‚ поэтому освоение личного кабинета ПФР становится обязательным навыком для каждого дееспособного гражданина.