В современном кадровом делопроизводстве и повседневной жизни часто можно услышать фразы «сведения о трудовой деятельности» и «трудовая книжка». Многие считают эти понятия абсолютными синонимами, однако в реальности между ними есть как историческая, так и юридическая связь, а также существенные различия, возникшие в последние годы. В этой статье мы подробно разберем, почему сведения о трудовой деятельности — это понятие шире, чем просто трудовая книжка, и как эти документы взаимодействуют сегодня.
Исторический контекст: бумажная эпоха
Долгие годы советской и постсоветской эпох трудовая книжка была единственным и безальтернативным источником сведений о трудовой деятельности работника. Этот небольшой бумажный документ голубого (или более позднего, серого) цвета содержал в себе всю хронологию профессионального пути человека:
- Информацию о каждом месте работы;
- Даты приема и увольнения;
- Должности и профессии;
- Причины увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса;
- Сведения о награждениях и поощрениях.
Именно поэтому в сознании многих людей старшего возраста понятия «сведения о стаже» и «трудовая книжка» навсегда слились воедино. Если нужно было подтвердить стаж для пенсии или устроиться на новую работу, необходимо было предъявить именно этот документ.
Цифровизация: электронная трудовая книжка (ЭТК)
Ситуация кардинально изменилась в 2020 году, когда в России стартовал переход на электронные трудовые книжки. С этого момента сведения о трудовой деятельности перестали быть эксклюзивной прерогативой бумажного бланка.
Сегодня под «сведениями о трудовой деятельности» понимается массив данных, который работодатель ежемесячно передает в Социальный фонд России (СФР). Эти данные хранятся на цифровом сервере и формируют электронную трудовую книжку. Таким образом, сейчас трудовая книжка бывает двух форматов:
- Бумажная — классический документ на бланке строгой отчетности.
- Электронная — информация в базе данных ПФР/СФР.
Выписка о трудовой деятельности: документ, замещающий книжку
Если раньше для подтверждения своего опыта человек носил с собой бумажную трудовую, то теперь он может предоставить сведения о трудовой деятельности в виде специальной выписки. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель не вправе отказать соискателю, если вместо бумажной трудовой он предъявит:
- Выписку из электронной трудовой книжки (ее можно заказать через Госуслуги, МФЦ или СФР);
- Сведения о трудовой деятельности, предоставленные прежним работодателем (в т.ч. в распечатанном виде).
Такая выписка содержит те же самые данные, что и бумажная книжка, но имеет юридическую силу без синей печати и подписи кадровика (при наличии электронной подписи у выдавшего органа).
Главные отличия понятий
Чтобы окончательно разобраться, почему «сведения о трудовой деятельности», это более широкое понятие, чем «трудовая книжка», рассмотрим их ключевые отличия:
Форма существования
Трудовая книжка — это конкретный физический или электронный документ. Сведения о трудовой деятельности — это информация, которая может быть размещена на разных носителях: в бумажной книжке, в выписке из ЭТК, в базе данных СФР.
Полнота данных
Бумажная трудовая книжка может быть утеряна, испорчена или заведена с опозданием. В ней могут быть пропущены записи (например, если работодатель забыл внести запись или закрылся). Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в базе СФР) содержат более точную и полную информацию, так как работодатели обязаны передавать их в фонд в обязательном порядке и под угрозой штрафов.
Доступность и скорость получения
Для того чтобы посмотреть сведения о своей трудовой деятельности, современному работнику не нужно идти в отдел кадров или искать бланк дома. Достаточно зайти на портал Госуслуг или в личный кабинет СФР. Трудовая книжка (бумажная) всегда требует физического предъявления.
Что важнее: книжка или сведения?
С юридической точки зрения на сегодняшний день приоритет отдается электронным сведениям. Если возникнет расхождение между записью в бумажной трудовой книжке и данными, переданными в СФР, пенсионные органы будут опираться именно на электронные сведения, так как они заверены усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Граждане, которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении бумажного формата, имеют два параллельных источника информации: и физический бланк, и цифровую базу. Те, кто выбрал только электронный вариант, бумажную книжку получили на руки, и она перестала обновляться.
Утверждение «сведения о трудовой деятельности — это трудовая книжка» верно лишь отчасти. Исторически трудовая книжка действительно была единственным вместилищем этих сведений. Но сегодня трудовая книжка — это лишь один из способов фиксации и хранения сведений о трудовой деятельности.
Современному работнику важно понимать: его карьера и стаж теперь существуют в цифровом измерении. Бумажная трудовая книжка постепенно становится архивным документом, а главным подтверждением профессионального пути выступают именно достоверные и своевременно обновляемые сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в государственных информационных системах.