Сведения о ведении трудовой книжки (форма СЗВ‑ТД) – обязательный отчёт, который должны предоставлять все страхователи: российские организации, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и отделения иностранных компаний. Подтверждение отправки происходит через Электронный документооборот ПФР. Ниже – подробный алгоритм, требования и типичные ошибки.
Кто обязан подавать форму СЗВ‑ТД
- Все страхователи, указанные в пункте 1 статьи 9 Закона о ПФР.
- Организации, их филиалы и отделения.
- Индивидуальные предприниматели.
- Отделения иностранных компаний, имеющие филиалы в России.
Когда и как часто нужно отправлять СЗВ‑ТД
Отчёт подаётся ежеквартально (раз в календарном квартале) до 15‑го числа следующего месяца. Если в отчётном периоде произошли кадровые изменения (приём, увольнение, перевод), форму необходимо обновить в течение 10 дней.
Сроки подачи
- За 1‑й квартал – до 15 апреля.
- За 2‑й квартал – до 15 июля.
- За 3‑й квартал – до 15 октября.
- За 4‑й квартал – до 15 января следующего года.
Как правильно заполнить форму СЗВ‑ТД
Форма состоит из нескольких разделов. Ниже – основные пункты, которые требуется указать.
Шапка заявки
- Наименование организации (полное, как в уставе).
- ИНН и КПП.
- Юридический адрес и ОГРН.
- Сведения о representative (ФИО, должность, контактный телефон).
Сведения о сотрудниках
Для каждого работника указываются:
- ФИО.
- Дата рождения.
- Дата начала работы.
- Должность/оклад.
- Код причины прекращения/приёма (если применимо).
- Номер и дата трудовой книжки (бумажной или электронной).
Сведения о переходе на электронный формат
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, необходимо указать, что он перешёл на электронный вариант, и приложить подтверждение (скан копии заявления).
Необходимые сопроводительные документы
Перед отправкой СЗВ‑ТД в ПФР требуется подготовить несколько обязательных заявлений:
- Заявление о подключении к ЭДО ПФР – подтверждает право на электронный документооборот.
- Заявление о ведении электронной трудовой книжки – если работник перешёл на электронный формат.
- При необходимости – Копия трудовой книжки (бумажный вариант) или Экспорт данных из личного кабинета ПФР.
Пошаговый процесс отправки СЗВ‑ТД
- Подготовка данных: собрать сведения о всех сотрудниках, проверить актуальность дат.
- Заполнение формы в личном кабинете ПФР (раздел «Электронные трудовые книжки»).
- Проверка: система автоматически проверит корректность ввода и наличие обязательных полей.
- Отправка заявления о подключении к ЭДО ПФР (если ещё не делалось).
- Отправка СЗВ‑ТД через личный кабинет или через аккредитованный ЭДО‑провайдер.
- Получение подтверждения о приёме от ПФР (электронный документ «Подтверждение подачи»).
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивные данные – забывают указать код причины увольнения или дату начала работы.
- Неправильный формат даты – используют «дд.мм.гггг», тогда как требуется «ГГГГ‑ММ‑ДД».
- Отсутствие подписи – электронная подпись должна быть актуальной и привязана к заявителю.
- Поздняя отправка – отправляют форму после 15‑го числа, что влечёт штрафы.
- Неподтверждённое подключение к ЭДО – без заявления о подключении система отклонит запрос.
Что делать, если работник не подал заявление о ведении трудовой книжки
Согласно ст. 66 ТК РФ, если сотрудник не желает вести бумажную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему копию на руки и зафиксировать факт предоставления. Затем в СЗВ‑ТД указывается, что ведение происходит в электронном виде, и приложение подтверждает факт выдачи.
Полезные ссылки и источники
Для более детального ознакомления рекомендуем обратиться к официальным документам:
- Порядок заполнения СЗВ‑ТД (утверждён 28 янв. 2020 г.).
- Ст. 1, п. 1 ст. 9 Закона о ПФР – определение «страхователя».
- Письмо ПФР от 16 ноября 2020 г. о переходе на электронную форму.
- Проект приказа Министерства труда о форме ЕФС‑1 (обновление 2024 г.).
Сдача формы СЗВ‑ТД – обязательный процесс, который позволяет ПФР вести актуальный учёт трудовых отношений. Соблюдение сроков, правильное заполнение полей и подготовка необходимых заявлений позволяют избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу с социальным фондом.
Если у вас возникнут сложности, рекомендуеться обратиться в Отдел кадров вашей организации или в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнёрства Министерства труда и социальной защиты РФ.