Вопрос о том, должен ли работник платить за трудовую книжку при устройстве на работу, вызывает много споров как среди сотрудников, так и среди работодателей. Многие считают, что это обязанность работодателя — обеспечить сотрудника всеми необходимыми документами, включая трудовую книжку. Другие, опираясь на устаревшие практики, требуют с нового работника оплату за бланк. В этой статье мы подробно разберём, законно ли взимать плату за трудовую книжку, кто должен её покупать, как правильно оформить оплату и какие последствия могут быть при нарушении законодательства.

Кто обязан выдавать трудовую книжку: работодатель или работник?

Согласно Трудовому кодексу РФ, статья 66, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является для работника основной.

Это означает, что трудовая книжка, это документ, который работодатель обязан оформить и выдать работнику. То есть, закон не предусматривает, что работник должен самостоятельно приобретать трудовую книжку. Работодатель должен обеспечить сотрудника этим документом в течение пяти рабочих дней с момента трудоустройства.

Можно ли взимать плату за трудовую книжку с работника?

Здесь возникает важный нюанс. Хотя работодатель обязан выдать трудовую книжку, он вправе возместить свои расходы на приобретение бланка за счёт работника. Это не обязанность, а право работодателя.

Основанием для этого служат:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» — пункт 46 и 47;
• Определение Верховного Суда РФ, подтверждающее право работодателя на возмещение расходов;
• Письма Минфина России и других контролирующих органов, в которых подтверждается, что выдача трудовой книжки с взиманием платы не является коммерческой деятельностью и не облагается НДС.

Важно! Взимание платы — это не обязанность, а право работодателя. Многие компании, особенно крупные и социально ответственные, не взимают плату за трудовую книжку, считая это частью своих расходов на оформление персонала.

Какой размер платы может быть установлен?

Размер платы за трудовую книжку или вкладыш в неё должен соответствовать фактическим расходам работодателя на приобретение бланка. То есть:

• Если работодатель закупил 100 бланков по 30 рублей каждый, то максимальная плата за один бланк — 30 рублей.
• Нельзя устанавливать «наценку», «комиссию» или «административный сбор», только прямые затраты.
• Плата не может превышать стоимость, указанную в чеке или счёт-фактуре от поставщика.

Например, если бланк трудовой книжки стоит 25 рублей, а вкладыш — 15 рублей, то работодатель может взять с работника ровно эти суммы — ни больше, ни меньше.

Когда и как взимать плату?

Плата за трудовую книжку взимается при выдаче документа работнику. Это может происходить:

• в день подписания трудового договора;
• в течение первой недели работы;
• в момент выдачи книжки, если она была оформлена позже (например, при отсутствии у работника документа).

Важно! Плата не может удерживаться из заработной платы без письменного согласия работника. Лучший и наиболее прозрачный способ — это:

1. Работник подаёт заявление о приёме на работу.
2. Работодатель оформляет трудовую книжку.
3. При выдаче книжки работник подписывает акт приёма-передачи бланка и расписывается в получении документа.
4. При этом он добровольно оплачивает стоимость бланка наличными или через кассу компании, либо даёт письменное согласие на удержание суммы из первой зарплаты.

Если плата удерживается из зарплаты, то необходимо:

• Получить письменное согласие работника на удержание (ст. 137 ТК РФ);
• Удержать не более 20% от заработной платы в одном расчётном периоде (если нет исполнительного листа);
• Отразить удержание в приказе и в расчётном листке.

Нужно ли регистрировать бланки в приходно-расходной книге?

Да, обязательно. Согласно Правилам № 225, работодатель обязан вести приходно-расходную книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей. В неё вносятся:

• серия и номер каждого бланка;
• дата поступления;
• дата выдачи работнику;
• ФИО работника;
• подпись лица, получившего бланк.

Это требование обязательно для всех работодателей, кроме индивидуальных предпринимателей и физлиц, не являющихся ИП. Нарушение этого правила может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если работник уже имеет трудовую книжку?

Если работник приходит на работу с уже имеющейся трудовой книжкой, то работодатель не имеет права требовать от него покупать новую. В этом случае:

• Работодатель вносит сведения о новом месте работы в существующую книжку;
• Новая книжка выдаётся только в случае утраты, порчи или исчерпания всех страниц в старой.

Если работник потерял книжку — он должен написать заявление об утрате, и работодатель оформляет новую, но плату за неё взимать нельзя, если утрата произошла не по вине работника. В случае вины работника (например, потерял по своей небрежности) — плата может быть взимана.

Электронная трудовая книжка: платить ли за неё?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В 2026 году большинство работодателей уже перешли на цифровой формат.

Важно: за электронную трудовую книжку платить НЕ НАДО. Она формируется автоматически в Пенсионном фонде РФ на основе данных, передаваемых работодателем. Работник может получить доступ к ней через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.

Если работодатель предлагает «оформить электронную книжку за 500 рублей» — это мошенничество. ЭТК — бесплатна для работника.

Последствия незаконного взимания платы

Если работодатель взимает плату за трудовую книжку в размере, превышающем фактические расходы, или без согласия работника, это нарушение:

• статьи 22 ТК РФ, обязанность работодателя обеспечивать условия труда в соответствии с законом;
• статьи 137 ТК РФ — запрет на удержания из заработной платы без оснований;
• статьи 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства.

Последствия:

• Штрафы для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штрафы для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторные нарушения — дисквалификация руководителя на срок до 3 лет;
• Работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием вернуть деньги и компенсировать моральный вред.

Рекомендации для работодателей и работников

Для работодателей:

• Не взимайте плату — это улучшает имидж компании и снижает риски.
• Если взимаете — строго соблюдайте принцип «фактические расходы».
• Ведите приходно-расходную книгу бланков.
• Получайте письменное согласие на удержание из зарплаты.
• Не взимайте плату за электронную трудовую книжку — это невозможно и незаконно.

Для работников:

• Если вам требуют заплатить за трудовую книжку — уточните, сколько именно и почему.
• Требуйте предъявить чек или счёт-фактуру на покупку бланка.
• Не подписывайте никаких документов без понимания их содержания.
• Если плату взимают незаконно, обращайтесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) или прокуратуру.

Трудовая книжка, это документ, который работодатель обязан выдать работнику. Плата за неё, не обязательна, но разрешена в пределах фактических расходов. Взимание «наценки», «комиссий» или удержание без согласия работника, нарушение закона. В 2026 году, когда всё больше компаний переходят на электронные трудовые книжки, вопрос о плате за бумажный бланк становится всё менее актуальным.

Совет: Лучше не взимать плату. Это не только законно, но и выгодно — повышает лояльность сотрудников, снижает риски проверок и укрепляет репутацию компании как социально ответственного работодателя.

Если вы — работник и вам требуют заплатить за трудовую книжку — знайте: вы имеете полное право отказаться; Если вы — работодатель — помните: ваша задача — не извлекать прибыль из документов сотрудников, а создавать условия для их профессионального роста.