Вопрос о количестве граф в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки является одним из самых частых в тестах по кадровому делопроизводству и охране труда. Понимание структуры этого документа критически важно для правильного оформления записей о приеме, переводе и увольнении сотрудников.

Количество граф в разделе

Раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке содержит 4 (четыре) графы.

Именно четыре колонки предназначены для внесения информации о трудовой деятельности работника. Нумерация граф идет слева направо:

Графа 1 — Номер записи (порядковый номер).
Графа 2 — Дата внесения записи (число, месяц, год).
Графа 3 — Сведения о событии (наименование организации, должность, причина записи).
Графа 4 — Основание внесения записи (реквизиты приказа или распоряжения).

Подробное описание каждой графы

Для успешной сдачи теста и правильной практической работы необходимо знать, что именно вносится в каждую из четырех колонок.

Графа 1: Номер записи

В этой графе проставляется порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сквозная по всему разделу «Сведения о работе» в рамках одной трудовой книжки.

• Важно: При заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью об общем стаже номер не ставится, он начинает проставляться только после указания суммарного стажа.

Графа 2: Дата

Здесь указывается дата кадрового события (приема на работу, перевода, увольнения).

• Даты во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами.
• Число и месяц записываются двузначными, год — четырехзначными.
• Пример: Если работник принят 5 мая 2025 года, запись будет выглядеть так: *.

Графа 3: Сведения о событии

Это самая объемная графа, в которую вносится основная информация:
* Полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. не нумеруется и дата на него не ставится.
Запись о приеме: Указывается структурное подразделение, должность (профессия) и разряд (класс, категория).

• Запись о переводе: Указывается новая должность или причина перевода.
• Запись об увольнении: Указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
• Запись о второй профессии: Например: «Установлена вторая профессия электрогазосварщик с присвоением 3 разряда».

Графа 4: Основание

В этой графе указываются реквизиты документа, послужившего основанием для внесения записи.

• Чаще всего это приказ (распоряжение) работодателя.
• Указываются: вид документа, его номер и дата.
• Нюанс: Эксперты отмечают, что правила не запрещают указывать в графе 4 реквизиты двух документов одновременно. Например, при приеме директора можно указать и приказ о приеме, и решение учредительного органа о назначении.

Правила оформления записей

Согласно актуальным правилам ведения трудовых книжек, необходимо соблюдать следующие требования:

• Чернила: Для записей используются световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета.
• Сокращения: Использовать сокращения в записях нельзя. Все слова должны быть написаны полностью.
• Подписи и печати: После внесения записи о приеме или увольнении работник и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ставят свои подписи. Если работодатель использует печать, ее оттиск также должен быть проставлен.
• Дубликаты: При выдаче дубликата трудовой книжки в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже сотрудника (суммарно: годы, месяцы, дни) без уточнения мест работы в прошлом. Только после этого начинается нумерация записей о текущей работе.

Пример заполнения строки при приеме на работу

Рассмотрим, как будет выглядеть строка записи при приеме сотрудника (после уже заполненного заголовка организации):

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 1 | | Принят в отдел продаж на должность менеджера | Приказ от № 45-к |

Ответ на тестовый вопрос «Сколько граф в разделе трудовой книжки «Сведения о работе»?» однозначен: 4 графы.

Запомнить их назначение легко по алгоритму действий кадровика:
Проставляем номер (гр. 1).
Пишем дату события (гр. 2).
Описываем суть события (гр. 3).
Указываем документ-основание (гр. 4).

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую грамотность документа и отсутствие проблем при проверках или оформлении пенсии сотруднику.