Вопрос о том, требуется ли внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку, часто вызывает путаницу у работников и даже у некоторых кадровиков. Ответ зависит от типа совместительства (внутреннего или внешнего) и регулируется Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек.
Краткий ответ: да, запись нужна, но не всегда и не везде
Основное правило сформулировано в части 4 статьи 66 ТК РФ: сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы по желанию работника; Это ключевой принцип.
Внешнее совместительство (у другого работодателя)
- Обязанность по внесению записи лежит на работодателе по основному месту работы.
- Для этого работник обязан предоставить на основное место работы справку от организации-совместителя.
- Запись вносится вторым блоком (после записи об основном месте работы) в той же трудовой книжке.
- В графе 3 (наименование организации, должность) обязательно делается пометка «по совместительству».
Внутреннее совместительство (в той же организации, но на другой должности)
- Такая работа считается сменой условий трудового договора.
- Запись о приеме на работу по совместительству и об увольнении с этой должности вносится в ту же трудовую книжку (первый блок) как обычная запись, но с пометкой «по совместительству».
- Отдельной справки не требуется, так как все кадровые действия оформляются внутри одной организации.
Какие документы нужны для внесения записи?
Работодатель (по основному месту работы) вправе запросить у сотрудника документ, подтверждающий факт работы по совместительству. Им может быть:
- Справка от организации-совместителя. Это основной документ. В ней должны быть указаны:
- Полное наименование организации (согласно Уставу).
- Дата приема на работу (совместительство) и дата увольнения (если есть).
- Реквизиты приказа о приеме и (при наличии) приказа об увольнении.
- Наименование должности и структурного подразделения (если оно есть в трудовом договоре).
- Подпись руководителя и печать организации.
- Копия трудового договора о работе по совместительству.
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству.
Как выглядит правильная запись? (Образец)
Запись вносится рукописно или в электронную трудовую книжку. Пример для внешнего совместительства:
С по работал(а) в ООО «Пример» по совместительству на должности менеджера по продажам (отдел развития).
Приказ № 45-к от , уволен(а) по собственному желанию приказ № 120-к от .
Важно: Пометка «по совместительству» должна быть в тексте записи, обычно после названия организации или должности.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
- Если у работника ведется ЭТК, сведения о совместительстве вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности».
- Основанием для внесения сведений является тот же документ от работодателя-совместителя (справка, копия договора/приказа).
- Работодатель, ведущий ЭТК, не обязан ежегодно запрашивать у совместителя обновленные данные. Запись вносится на основании предоставленных документов за конкретный период.
Что не нужно делать?
- Не нужно указывать в основной записи (первый блок) о том, что работник является совместителем. Это информация конфиденциальна.
- Не нужно делать отдельную запись «Принят на работу по совместительству» в графе 1. Запись ведется о фактической трудовой деятельности.
- Не нужно предоставлять свою трудовую книжку на новое место работы по совместительству, если ее ведет основной работодатель (ст. 283 ТК РФ). Достаточно предъявить паспорт.
Ответственность работодателя
Работодатель по основному месту работы обязан внести запись о совместительстве в течение 5 рабочих дней с момента предоставления работником соответствующего документа (справки). Невыполнение этой обязанности может повлечь административную ответственность по КоАП РФ.
- Запись в трудовую книжку о совместительстве требуется. Для внешнего совместительства — по месту основной работы по желанию работника.
- Основанием для записи является справка от организации-совместителя с обязательными реквизитами.
- В записи обязательно должна быть пометка «по совместительству».
- Для внутреннего совместительства запись вносится как обычная, но с пометкой.
- Работник не обязан предоставлять свою трудовую книжку на новое место работы по совместительству.
Практический совет: Если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы этот опыт был отражен в вашей трудовой книжке, — предоставьте на основное место работы официальную справку от второго работодателя. Без этого документа кадровый отденик не имеет права внести запись.