Ведение трудовой книжки – обязательный процесс для каждого сотрудника, который оформляет трудовые отношения․ При смене работодателя или при необходимости подтверждения стажа в прежнем месте важно правильно оформить соответствующие записи․ Ниже представлен подробный алгоритм, который поможет вести трудовую книжку корректно и без нарушения трудового законодательства РФ․
Подготовка к ведению трудовой книжки
Перед тем как приступить к заполнению, убедитесь, что у вас есть:
- Трудовая книжка (оформленная в установленном порядке);
- Копия трудового договора с прежним работодателем;
- Документы, подтверждающие период работы (трудовая книжка старого работодателя, выписка из листа учёта отработанных часов и т․д․);
- Персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные)․
Важно помнить, что трудовую книжку можно вести только в бумажном виде, но в электронных формах (например, в личном кабинете на сайте работодателя) иногда допускается фиксация данных․
Оформление первой записи
При первом вхождении в организацию в трудовую книжку вносятся сведения о:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Сведения о профсоюзном членстве (если есть);
- Сведения о месте жительства (по желанию)․
Запись оформляется подписью сотрудника и печатью организации (если она имеется)․
Как правильно фиксировать сведения о предыдущем месте работы
Если вы уже работали в другой организации, в трудовую книжку вписываются сведения о предыдущем трудовом месте․ Это делается в следующих шагах:
Получение информации от предыдущего работодателя
Запросите у бывшего работодателя:
- Трудовую книжку сотрудника;
- Подтверждение периода работы;
- Сведения о должности, заработной плате, отпуске и иных условиях․
Если прежний работодатель не предоставляет документ, можно оформить справку о трудовом стаже в Пенсионном фонде или в отделе кадров․
Внесение данных в новую трудовую книжку
После получения подтверждающих документов в новую трудовую книжку в соответствующие строки вносятся такие сведения:
- Наименование организации;
- Дата начала работы;
- Дата окончания работы (если она уже завершена);
- Должность;
- Подразделение;
- Код по ОКПД (если требуется)․
Записи оформляются подписью сотрудника и, при необходимости, печатью организации․
Оформление последующих изменений
Если в процессе работы происходят изменения (продление трудового договора, переход на новую должность, перевод в другое подразделение), в трудовую книжку вносятся соответствующие записи․
Продление срока работы
При продлении срока работы в трудовую книжку вписывается новая дата окончания (если она меняется) или отметка «продление»․
Смена должности
При изменении должности в трудовую книжку вносятся новые сведения о должности и подразделении, а также отмечается дата изменения․
Выход из организации
При увольнении в трудовую книжку в конце соответствующей строки ставится отметка «увольнение», указывается дата увольнения и причина (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․)․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата начала работы․ Убедитесь, что в книжке указана точная дата, а не приблизительная․
- Отсутствие подписи сотрудника․ Без подписи запись считается недействительной․
- Неучёт промежутков между работами․ Если между местами работы был перерыв, его тоже нужно отразить․
- Пропуск записи о предыдущем месте․ Даже если предыдущая работа была короткой, её нельзя игнорировать․
Полезные рекомендации
Для более удобного ведения трудовой книжки рекомендуется:
- Ведите журнал записей в электронном виде, а затем переносите в бумажный экземпляр․
- Регулярно проверяйте соответствие записей с оригинальными документами․
- Сохраняйте копии всех справок и подтверждающих документов в личном деле․
- При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров или в профсоюз․
Правильное ведение трудовой книжки на прежнем месте работы – важная процедура, которая влияет на ваш стаж, права и будущие трудовые отношения․ Соблюдая описанный выше алгоритм, вы сможете без проблем оформить все необходимые записи, избежать ошибок и подтвердить свой профессиональный путь․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому делу или к профсоюзным представителям․