Вопрос об «отмене» традиционных бумажных трудовых книжек (ТК) в России часто вызывает путаницу. Важно сразу уточнить ключевой момент: полной отмены и запрета на использование бумажных трудовых книжек не было и нет. Произошёл масштабный и обязательный переход на электронный формат, который завершает свой финальный этап в 2026 году.

История реформы: от закона к переходному периоду

Основополагающим документом стал Федеральный закон № 400-ФЗ от «О трудовых книжках». Он ввёл в правовое поле электронную трудовую книжку (ЭТК) как полноценный юридический аналог бумажной. Однако закон предусмотрел длительный переходный период, чтобы у всех участников рынка труда — работников, работодателей, органов власти — было время адаптироваться.

Ключевые даты реформы:

• — начало обязательного ведения ЭТК для всех вновь принимаемых на работу граждан (с этого дня работодатель обязан был открыть электронную книжку, если работник не представил бумажную).
• — начало обязательного ведения ЭТК для всех работодателей (включая тех, у кого уже работали сотрудники с бумажными книжками). С этой даты каждая новая запись о работе должна была вноситься и в бумажную, и в электронную форму (если у работника была бумажная ТК).
• — завершение переходного периода. После этой даты:

Что происходит с 1 января 2026 года?

С наступлением 2026 года переходный период, установленный законом, официально завершается. Это означает следующее:

1. Запрет на выдачу дубликатов бумажных трудовых книжек. Если у работника утеряна или испорчена бумажная ТК, ему будет выдана только электронная версия.
2. Все новые записи о трудовой деятельности вносятся исключительно в электронную трудовую книжку. Работодатель больше не ставит печать и подпись в бумажный вариант.
3. Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, не аннулируются. Они сохраняют свою юридическую силу. В них можно продолжать вносить записи только до 31 декабря 2025 года включительно. После этой даты в бумажный документ больше ничего вписать нельзя.
4. Работник имеет право на получение выписки из своей ЭТК в бумажной форме по запросу. Это не дубликат, а официальный документ, заверенный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или оператора ЭТК (Сбербанка).

Важный нюанс: «отмена» vs «завершение перехода»

Правильнее говорить не об «отмене» трудовых книжек, а о завершении этапа параллельного ведения двух форматов. С 2026 года формат становится исключительно электронным для всех новых операций. Однако уже существующие бумажные книжки, заполненные до 2026 года, остаются у граждан как исторические документы, подтверждающие их стаж.

Практические советы для работников и работодателей

Если вы работник:

• Убедитесь, что ваша электронная трудовая книжка (ЭТК) создана и актуальна. Проверить её можно через портал «Трудовая слава» (trudvsem.ru) или через личный кабинет на сайте оператора ЭТК (чаще всего, Сбербанк).
• Если у вас есть старая бумажная книжка, проверьте, все ли записи в ней внесены в ЭТК. Это можно сделать самостоятельно или через кадровую службу последнего работодателя.
• После 2026 года для подтверждения стажа (например, при оформлении пенсии) вы будете использовать выписку из ЭТК. Храните старую бумажную книжку как дополнительное подтверждение.

Если вы работодатель (ИП или организация):

• С 2026 года вы обязаны вести кадровый учёт только в электронном виде через сервисы оператора ЭТК.
• Убедитесь, что у вашей организации есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для подписания записей в ЭТК.
• Настройте интеграцию вашей кадровой программы (1С, «Кадры» и др.) с системой ЭТК для автоматического обмена данными.
• Архивируйте все бумажные трудовые книжки своих сотрудников. Они остаются документами, но новые записи в них вноситься не будут.

Таким образом, полной отмены трудовых книжек не было. Реформа привела к тому, что с 1 января 2026 года российская система кадрового учёта окончательно переходит на исключительно электронный формат. Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, продолжают действовать как подтверждение прошлого трудового стажа, но служат лишь историческим документом. Все новые записи с 2026 года будут формироваться только в электронной трудовой книжке каждого гражданина.

Примечание: Информация основана на Федеральном законе № 400-ФЗ и приказах Минтруда России. Для получения самой актуальной информации по вашему конкретному случаю рекомендуется обращаться в кадровую службу вашей организации или в территориальный орган Минтруда.