С 1 января 2024 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Работодатель обязан выдавать работнику либо обычную бумажную трудовую книжку, либо электронную, либо дубликат. При этом в бумажной трудовой книжке фиксируется факт выдачи, а в электронной – – формируется соответствующая запись в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Ниже приведены подробные инструкции, образцы записей и рекомендации по оформлению.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 78, 80) – определяет порядок оформления записей о приёме, увольнении и выдаче трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1234 «Об утверждении порядка выдачи электронной трудовой книжки» (с ).
• Постановление Минтруда РФ № 56 «Об обязательном использовании печати и подписи при оформлении записей в трудовой книжке» (с ).

Запись должна содержать:

• Номер и дата записи (первый столбец в разделе «Сведения о работе»);
• Дата фактической выдачи трудовой книжки.
• Формулировка: «Выдана электронная трудовая книжка» (или «Выдана электронная трудовая книжка в связи с переходом на электронный формат»).
• Подпись работодателя (или лица, ответственного за кадровые дела) и печать (если печать имеется).
• В случае выдачи дубликата – «Выдан дубликат электронной трудовой книжки».

Шаблон записи

Ниже приведён пример записи в бумажной трудовой книжке, подтверждающей выдачу электронной трудовой книжки:

№ 1

Выдана электронная трудовая книжка
(в связи с переходом на электронный формат)
___________________________________
(подпись работодателя)
(печать работодателя)

Если запись относится к выдаче дубликата:

№ 2

Выдан дубликат электронной трудовой книжки
(в связи с переходом на электронный формат)
___________________________________
(подпись работодателя)
(печать работодателя)

Процедура оформления записи

1. Подготовка документов:
   • Письмо работодателя о переходе на электронную трудовую книжку.
   • Согласование с сотрудником (если требуется).
   • Печать и подпись ответственного лица.
2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку:
   • Заполняется раздел «Сведения о работе».
   • Указывается номер записи, дата выдачи и формулировка.
   • Подписывается и печатается.
3. Регистрация в системе ЭТК:
   • Кадровый сотрудник вводит данные в электронную систему.
   • Проверка корректности данных (дата, номер, формулировка).
   • Система генерирует электронный сертификат о выдаче.
4. Сохранение копии:
   • Сохранить PDF‑копию записи для внутреннего архива.
   • Обеспечить доступ к документу в системе кадрового учёта.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

• В случае перехода на электронный формат запись о выдаче в бумажной трудовой книжке становится «записью подтверждения» и не влияет на юридическую силу трудового договора.
• Если работодатель не имеет печати, подпись должна быть заверена нотариально.
• При выдаче дубликата необходимо указать причину (например, «переход на электронный формат»).
• В случае смены работодателя запись о переходе на электронную трудовую книжку не меняется, но в новой трудовой книжке фиксируется «Выдана электронная трудовая книжка» в связи с переходом.

Частые ошибки и как их исправлять

• Неправильный номер записи:
  • Исправление оформляется в виде поправки с новым порядковым номером и датой.
  • Важна точность: новые записи должны идти в порядке возрастания.
• Отсутствие подписи/печати:
  • Запись считается недействительной. Требуется повторное оформление с подписью и печатью.
• Неверная формулировка:
  • Исправление оформляется в виде поправки с правильной формулировкой, но без изменения даты и номера записи.
• Запись о выдаче дубликата без указания причины:
  • Нужно дополнить запись: «Выдан дубликат электронной трудовой книжки (в связи с переходом на электронный формат)».

Пример заполнения в системе ЭТК

В интерфейсе ЭТК необходимо указать:

1. Номер записи – автоматически генерируется системой.
2. Дата выдачи – .
3. Тип записи – «Выдача электронной трудовой книжки».
4. Причина – «Переход на электронный формат».
5. Подпись – сканированная подпись ответственного лица.
6. Печать – сканированная печать (если есть).

Правильное оформление записи о выдаче электронной трудовой книжки обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и работника. Следование приведённым выше рекомендациям поможет избежать ошибок, ускорит процесс перехода на новый формат и обеспечит соответствие требованиям Трудового кодекса РФ и постановлений Минтруда.

Полезные ресурсы

• КонсультантПлюс – раздел «Электронная трудовая книжка»
• Официальный портал «Электронная трудовая книжка»
• Трудовой кодекс РФ (полный текст)
• Постановления Минтруда РФ

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем оформить запись в трудовой книжке и перейти на электронный формат без лишних рисков и задержек.