Ситуация, когда сотрудники Пенсионного фонда России (ПФР) при оформлении пенсии требуют предъявить подлинник (оригинал) трудовой книжки, а затем изымают его на длительный срок (месяц и более), вызывает справедливое недоумение и вопросы о законности таких действий. Давайте разберемся, что говорит закон, какие права имеет работник и как правильно действовать в такой ситуации.
Ключевой вывод: оригинал не требуется по закону
Самый важный момент, который нужно запомнить:
У сотрудников Пенсионного фонда РФ нет законных оснований требовать только подлинник трудовой книжки.
Для исчисления пенсионного коэффициентов и подтверждения стажа ПФР обязана принимать нотариально заверенные копии трудовых книжек или копии, заверенные специалистами самого Пенсионного фонда. Юридическая сила у таких копий абсолютно идентична силе оригинала для целей пенсионного учета;
Правовая основа: на что ссылается ПФР и что говорит закон?
Требования ПФР должны основываться на нормативных актах. Основные документы, регулирующие этот вопрос:
- Приказ Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н, утверждает формы и порядок предоставления сведений о трудовой деятельности. Этот документ прямо предусматривает возможность предоставления копий.
- Постановления Правления ПФР (например, № 730п от , № 62п от ) — регулируют вопросы персонифицированного учета и формата сведений. Они не содержат требования об обязательном предъявлении оригинала.
- Статья 327 УК РФ — предусматривает ответственность за фальсификацию документов. Это правило направлено против подделки, а не против законного предоставления заверенных копий.
Важно: Если сотрудник ПФР ссылается на какие-то внутренние инструкции или распоряжения, попросите предъявить их в письменном виде с указанием конкретного пункта закона, который обязывает отдавать оригинал. Часто такие «требования» являются обычной бюрократической привычкой, а не правовой нормой.
Почему же ПФР может «просить» оригинал?
Несмотря на отсутствие прямого требования, на практике встречаются случаи, когда работникам пенсионного фонда удобнее работать с оригиналом для:
- Сверки записей — чтобы лично убедиться в отсутствии помарок, исправлений или дописок.
- Оцифровки — для сканирования в высоком качестве в рамках программ по созданию электронных трудовых книжек.
Однако даже в этих случаях:
- Изъятие оригинала на срок более нескольких рабочих дней является неправомерным.
- Работник имеет право потребовать расписку о приеме документа с указанием даты, времени и предполагаемого срока возврата.
- Можно настаивать на предоставлении копии, заверенной на месте сотрудником ПФР (что часто и делается в рамках их же компетенции).
Права работника и правильный алгоритм действий
Если с вас необоснованно требуют оригинал трудовой книжки, действуйте по следующему плану:
Шаг 1: Спокойно объясните свою позицию
Укажите, что знакомы с законодательством и готовы предоставить нотариально заверенную копию или копию, заверенную в ПФР. Спросите, на каком основании требуется оригинал.
Шаг 2: Если настаивают на оригинале, требуйте письменный запрос
Попросите выдать вам письменный запрос (на бланке ПФР) с указанием:
- Основания для требования оригинала (ссылка на конкретный закон или пункт).
- Срока, на который изымается документ.
- Подписи ответственного лица и печати отделения.
Без такого документа изъятие оригинала является самовольным.
Шаг 3: Заверьте копию в ПФР на месте
Как правило, в отделениях ПФР есть сотрудники, уполномоченные заверять копии документов. Предложите этот вариант. На копии будет стоять надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год» и подпись уполномоченного лица с печатью. Этого достаточно для пенсионного фонда.
Шаг 4: Подайте документы в электронном виде (если возможно)
В рамках цифровизации ПФР принимает сканы документов через личный кабинет на портале Госуслуг или напрямую в системе ПФР. Это самый удобный и безопасный способ;
Шаг 5: Если оригинал всё же изъяли, фиксируйте факт
- Получите расписку в получении оригинала с указанием даты возврата.
- Зафиксируйте данные сотрудника ПФР (ФИО, должность).
- Если срок возврата сорван, пишите жалобу в вышестоящее управление ПФР или в прокуратуру.
Что делать, если ПФР отказывается принимать заверенную копию?
Если сотрудник настаивает на оригинале, ссылаясь на «внутренние правила», вы имеете право:
- Обратиться к руководителю отделения ПФР с письменным заявлением.
- Подать жалобу в Управление Пенсионного фонда РФ по вашему региону.
- Обратиться в Роспотребнадзор или прокуратуру с заявлением о нарушении ваших прав.
- Проконсультироваться с юристом или в общественных организациях по защите прав пенсионеров.
- Не отдавайте оригинал трудовой книжки в ПФР без письменного, обоснованного запроса.
- Настаивайте на принятии заверенной копии (нотариальной или заверенной в ПФР). Это ваше законное право.
- Используйте электронные каналы подачи документов — они исключают риск потери оригинала.
- Фиксируйте все взаимодействия — берите расписки, делайте пометки в заявлении.
- Не бойтесь отстаивать свои права. Бюрократическая привычка требовать оригиналы не имеет юридической силы.
Помните: ваша трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий вашу трудовую биографию. Её утрата или повреждение может привести к серьезным проблемам при оформлении не только пенсии, но и других социальных выплат. Берегите оригинал и предоставляйте в государственные органы только заверенные копии.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и типовой практики. В случае спорной ситуации рекомендуется обратиться за консультацией к профессиональному юристу.