Вопрос о возможности трудоустройства без традиционной бумажной трудовой книжки часто вызывает путаницу как у работодателей, так и у соискателей. Ответ неоднозначен: в общем случае трудовой договор без трудовой книжки заключить нельзя, но законодательство РФ предусматривает ряд важных исключений. Данная статья разбирает все нюансы, актуальные на 2026 год.
Ключевое правило: Обязательность трудовой книжки
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу работодатель обязан оформить трудовую книжку для нового сотрудника, если у него уже есть такая книжка. Запись о приеме делается на основании его заявления и приказа (распоряжения) работодателя.
Когда можно (и нужно) работать без бумажной трудовой книжки?
Закон прямо разрешает или не требует оформления бумажного документа в следующих ситуациях:
Первичное трудоустройство (самое важное изменение!)
Если человек впервые в жизни устраивается на работу с 1 января 2021 года, работодатель не обязан оформлять ему бумажную трудовую книжку. Это прямо предусмотрено п. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
- Что вместо бумаги? Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде в Информационной системе «Трудовая деятельность» (ИС «ТД»).
- Заявление работника: Если впервые устраивающийся сотрудник хочет получить бумажную книжку, он должен подать письменное заявление. Работодатель тогда обязан ее оформить.
- Срок: Электронная запись о приеме на работу также должна быть сделана в течение 5 рабочих дней.
Работа по совместительству
Если сотрудник уже работает по основному месту и имеет там оформленную трудовую книжку (бумажную или электронную), то на втором, третьем и последующих местах работы (по совместительству) трудовую книжку не оформляют. Запись о работе на этих местах вносится в ИС «ТД» на основании сведений от основного работодателя.
Гражданско-правовые договоры (ГПД)
По договорам ГПХ (подряда, оказания услуг и т.д.) не возникает трудовых отношений. Следовательно, и трудовую книжку не оформляют. Но важно правильно квалифицировать договор, иначе возможна переквалификация в трудовой с рисками для работодателя.
Работа у физического лица (не ИП)
Физическое лицо, нанимающее работника для ведения личного домашнего, подсобного или иного хозяйства, не связанного с получением прибыли (например, няня, садовник в частном саду для личного потребления), может не оформлять трудовую книжку. Но если деятельность направлена на извлечение прибыли (например, продажа выращенных на садовом участке овощей), то правила ТК РФ применяются в полном объеме.
Утраченная или испорченная книжка (временное отсутствие)
Если у сотрудника на момент приема на работу утеряна или испорчена книжка, его можно принять на работу, но только при условии его письменного заявления о выдаче дубликата. Работодатель обязан оформить новую (дубликат) трудовую книжку, но предыдущий стаж не будет учтен, так как записи из старой книги в дубликат не переносятся.
Прием пенсионера
Если пенсионер (или лицо, приближающееся к пенсионному возрасту) не предоставляет трудовую книжку, работодатель обязан по его письменному заявлению оформить новую книжку (без записей о предыдущем стаже).
Как правильно оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки?
Если ситуация попадает под исключение (например, первичное трудоустройство после 2021 года), алгоритм действий следующий:
- Запросить заявление. Получить от работника письменное заявление о том, что он не имеет (или не желает иметь) бумажную трудовую книжку, и о согласии на формирование сведений в электронном виде. Если он хочет бумажный вариант — оформить книжку.
- Заключить трудовой договор. Это основное и обязательное для любого трудоустройства действие.
- Оформить приказ (распоряжение) о приеме на работу. В приказе сделать ссылку на заявление работника об отсутствии/отказе от бумажной книжки.
- Внести сведения в ИС «Трудовая деятельность». Внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку работника в течение 5 рабочих дней. Это обязанность работодателя.
- Ознакомить с локальными актами. Как и любого другого сотрудника.
Какие документы запрашивать вместо трудовой книжки?
Если работник утверждает, что у него есть электронная трудовая книжка, можно запросить:
- СНИЛС (для идентификации в системе).
- Справку из ИС «ТД» (если сотрудник может ее распечатать самостоятельно через портал Госуслуг или «Работу;РФ»).
- Заверенную копию приказа о приеме на предыдущем месте работы или справку с места работы, где указаны реквизиты, должность, период работы.
Важно: Эти документы не заменяют трудовую книжку, но могут подтвердить стаж для целей, не связанных с пенсионным обеспечением (например, для подтверждения опыта при приеме на другую работу). Для расчета пенсии данные будут браться только из ИС «ТД».
Главные риски при приеме на работу без трудовой книжки
Для работодателя:
- Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц, для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.).
- Проблемы при проверках (ГИТ, Роструд).
- Невозможность подтвердить стаж работника для расчета его трудового стажа, что может повлиять на размер будущих выплат (например, отпускных, компенсаций).
- Риск признания трудовых отношений неоформленными, если работник заявит, что его приняли без договора.
Для работника:
- Потеря подтвержденного стажа. Если работ не был отражен в ИС «ТД» (из-за ошибки работодателя или отсутствия заявления), этот период может не войти в пенсионный стаж.
- Сложности при увольнении. Отсутствие записи о приеме может затруднить доказательство факта работы при спорах.
- Невозможность получить бумажный дубликат в будущем без заявления и без информации от работодателя.
Практические выводы и рекомендации
- Для впервые устраивающихся с 2021 года: Бумажная книжка не нужна по умолчанию. Обязательно оформите заявление и внесите запись в электронную систему.
- Для всех остальных: Требуйте трудовую книжку (бумажную или справку из ИС «ТД»). Отказ от ее предоставления — основание для отказа в приеме на работу, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (утрата, работа у физлица и т.д.).
- Всегда оформляйте трудовой договор. Это главный документ, подтверждающий трудовые отношения, даже если книжка не ведется.
- Не поддавайтесь на уговоры «работать по договору» (ГПД), если фактически отношения подчиненные. Это может привести к переквалификации и крупным штрафам.
- Проверяйте информацию. При сомнениях в наличии у сотрудника электронной книжки можно запросить выписку из ИС «ТД» (сам сотрудник может ее получить).
Оформить на работу без трудовой книжки можно, но только в строго определенных законом случаях. Основной и самый частый случай — первое в жизни трудоустройство после 2021 года. Во всех остальных ситуациях отсутствие трудовой книжки (или электронной записи) является нарушением со стороны работодателя. Правильный подход, четко следовать процедуре: запросить документ, при отсутствии — получить заявление, оформить договор и внести сведения в электронную систему. Это защитит и компанию от штрафов, и работника — от потери пенсионных прав.
Статья составлена на основе анализа законодательства и практических разъяснений Минтруда, Роструда и судебной практики. Актуально на май 2026 года.