Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки — ситуация, с которой работодатели сталкиваются всё чаще в условиях перехода российского законодательства на электронный формат ведения трудовых отношений. В статье разберём, в каких случаях приём без трудовой книжки законен, какие риски существуют для работодателя и как правильно оформить документы.

Нормативно-правовая база

Ключевые положения регулируются следующими нормами:

• Часть 1 статьи 65 ТК РФ — перечень документов при заключении трудового договора
• Статья 66.1 ТК РФ — сведения о трудовой деятельности в электронном виде
• Трудовой кодекс РФ в целом

Законные основания для приёма без трудовой книжки

Переход сотрудника на электронный формат

С 2020 года в России введена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если работник ранее перешёл на электронный формат, его бумажная трудовая книжка больше не ведётся. В этом случае при трудоустройстве он предъявляет:

• сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ);
• или трудовую книжку, если она сохранилась, но записи в неё не вносятся.

Первое трудоустройство

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ, исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые. При первом трудоустройстве трудовая книжка не требуется — работодатель оформляет её самостоятельно или вносит сведения в электронную систему.

Работа по совместительству

При трудоустройстве на неосновное место работы по совместительству трудовая книжка оформляется на месте основной работы. По месту совместительства запись может не вноситься — это законно.

Трудоустройство к работодателю — физическому лицу

При приёме на работу к нанимателю, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, требования к пакету документов отличаются. Трудовая книжка в таком случае точно не требуется.

Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки

Алгоритм действий работодателя:

1. Установить причину отсутствия — спросить у соискателя, перешёл ли он на электронный формат, или это первое трудоустройство
2. Запросить сведения о трудовой деятельности, через личный кабинет на портале Госуслуг или в СФР
3. Проверить статус в СФР — социальный фонд ведёт учёт всех трудовых отношений
4. Оформить трудовой договор, в соответствии с ТК РФ
5. Сообщить о приёме в СФР — в течение установленных сроков

Важные обязательства работодателя

Даже без оформления трудовой книжки работодатель обязан:

• сообщить в СФР о приёме на работу нового сотрудника;
• заключить письменный трудовой договор;
• обеспечить все гарантии и компенсации по ТК РФ;
• вносить страховые взносы;
• оформить полный пакет документов (приказ о приёме, личную карточку и др.).

Риски неофициального трудоустройства

Приём на работу «под честное слово», без оформления документов, — распространённая, но крайне рискованная практика:

Важно: неофициальное трудоустройство лишает гражданина его трудовых прав и гарантий, которые прописаны в законодательстве РФ. Так называемая «чёрная» зарплата — это нарушение закона.

Позиция судов и Минтруда России

Минтруд России указывает, что суды при рассмотрении споров учитывают:

• повлияла ли невыдача трудовой книжки на возможность трудоустройства;
• обращался ли гражданин по вопросу приёма на работу к конкретному работодателю;
• отказывали ли ему в приёме на работу в связи с отсутствием трудовой книжки.

Это значит, что работодатель не вправе отказать в приёме на работу только на основании отсутствия трудовой книжки, если есть законные альтернативы.

Электронные трудовые книжки: современная реальность

С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовых сведений:

Практические рекомендации

Для работодателя:

1. Всегда заключайте письменный трудовой договор
2. Проверяйте сведения о трудовой деятельности через СФР
3. Своевременно сообщайте о приёме и увольнении в СФР
4. Не принимайте на работу «по устной договорённости»
5. Консультируйтесь с юристом при нестандартных ситуациях

Для соискателя:

• Получите сведения о трудовой деятельности через Госуслуги или СФР
• Если ранее работали неофициально — требуйте оформления документов
• При первом трудоустройстве не забудьте СНИЛС и паспорт

Трудоустройство без трудовой книжки в современных условиях — вполне законная процедура, если соблюдены условия ТК РФ. Главное помнить: отсутствие бумажной трудовой книжки не означает отсутствие трудовых отношений. Работодатель обязан оформить сотрудника по всем правилам, внести данные в электронную систему СФР и обеспечить полный пакет гарантий. Попытки сэкономить на «неофициальном» оформлении чреваты серьёзными санкциями и ущербом репутации компании.

Ключевое правило: приём на работу без трудовой книжки возможен, но без трудового договора и внесения сведений в СФР — никогда.