В 2026 году вопрос выдачи копий трудовых книжек бывшим сотрудникам остается одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для миллионов граждан, а процедуры выдачи справок и копий строго регламентированы Трудовым кодексом РФ.

Правовая основа выдачи документов

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника (в т.ч. бывшего) выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. К таким документам относятся:

• Копия трудовой книжки;
• Справки о периоде работы;
• Справки о заработной плате;
• Приказы о приеме, переводе и увольнении.

> Важно: Работодатель не вправе отказать в выдаче копии трудовой книжки уволившемуся сотруднику, даже если с момента увольнения прошло несколько лет. Архивные документы должны храниться в организации установленный законом срок (обычно 50 или 75 лет в зависимости от даты документов).

Особенности 2026 года: Бумажные и электронные книжки

К 2026 году в России сложилась двойная система учета стажа. Это влияет на то, какой именно документ получит бывший работник на руки.

Если у работника была бумажная трудовая книжка

Если сотрудник вел бумажную трудовую книжку и не отказывался от нее при переходе на ЭТК (или устроился до 2020 года и сохранил бумажный вариант), то:

• Оригинал бумажной книжки при увольнении выдается работнику на руки.
• Если бывший сотрудник просит копию, работодатель обязан снять ксерокопию всех заполненных страниц.
• Каждая страница копии должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (или штампом «Копия верна»).
• На последней странице делается отметка о том, что работник работает по настоящее время (если копия берется у текущего работодателя) или указывается дата увольнения.

Если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2025 года все больше сотрудников работают исключительно в цифровом формате. Для них процедура выглядит иначе:

• Бумажной книжки у работодателя может не быть (она хранится у работника или в архиве, если он ранее выбрал бумажный формат, но потом перешел на электронный).
• По запросу бывшего работника работодатель выдает выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
• Этот документ полностью заменяет копию бумажной трудовой книжки и имеет равную юридическую силу.
• Выписка формируется на бланке организации, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (если отправляется электронно) или собственноручной подписью и печатью (если выдается на бумаге).

Порядок действий работодателя при запросе от бывшего сотрудника

Процесс выдачи копии трудовой книжки уволенному работнику должен быть строго алгоритмизирован, чтобы избежать юридических рисков.

Шаг 1: Получение заявления

Хотя закон прямо не требует письменного заявления для выдачи копий текущим сотрудникам, для уволенных работников настоятельно рекомендуется запрашивать письменное обращение. Это фиксирует факт обращения, дату и способ выдачи.
Заявление может быть подано:

• Лично (при посещении офиса);
• Почтовым отправлением;
• Через систему электронного документооборота (если у бывшего сотрудника сохранен доступ).

Примечание: Если работник не указал способ получения документов, работодатель должен согласовать этот вопрос или выдать документы способом, наиболее удобным для работника, но с обязательным подтверждением вручения.

Шаг 2: Подготовка копии

Необходимо сделать полные копии всех заполненных страниц трудовой книжки.
Копируются страницы с ьными данными, записями о работе, награждениях и перемене фамилии.
Пустые страницы копировать не нужно.
Копия должна быть читаемой и четкой.

Шаг 3: Заверение документов

Это критически важный этап. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверение копии производится следующим образом:

• На копии пишется фраза «Копия верна».
• Указывается должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровка подписи.
• Ставится дата заверения.
• Поставляется печать организации (если она используется).
• Дополнительно для трудовых книжек: На последней странице копии делается отметка о том, что оригинал хранится в архиве организации (с указанием места хранения), либо, если оригинал на руках у работника, делается соответствующая пометка.

Шаг 4: Выдача и регистрация

Документ выдается бывшему работнику. Факт выдачи необходимо зафиксировать:

• В журнале учета выдачи справок и копий.
• Взять расписку с работника о получении документов (или сохранить почтовую квитанцию об отправке заказным письмом с описью вложения).

Сроки выдачи

По общему правилу статьи 62 ТК РФ, копии документов должны быть выданы работнику в течение 3 рабочих дней со дня поступления письменного заявления.

• Срок исчисляется со следующего дня после регистрации заявления.
• Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, он переносится на первый следующий рабочий день.
• Нарушение сроков грозит работодателю административной ответственностью по ст. 5.27 КоАП РФ.

Частые ошибки работодателей

Отказ в выдаче из-за давности увольнения.
Это незаконно. Обязанность хранить и выдавать копии документов сохраняется в течение всего срока хранения архива организации.

Незаверенные копии.
Копия без надписи «Копия верна», подписи и даты не имеет юридической силы и может быть отвергнута банками, пенсионным фондом или новыми работодателями.
Игнорирование запроса на ЭТК.
Если у работника электронная трудовая, выдача ксерокопии старой бумажной (если она велась) без актуальной выписки СТД-Р будет неполной информацией. Необходимо предоставить актуальные данные из реестра ПФР/СФР.
Требование указать причину запроса.
Работодатель не вправе спрашивать, зачем бывшему сотруднику нужна копия трудовой книжки. Цель запроса не влияет на обязанность работодателя выдать документ.

В 2026 году процедура выдачи копий трудовых книжек уволенным работникам требует внимательного отношения к деталям, особенно в условиях смешанного ведения учета (бумага + электроника). Соблюдение трехдневного срока, правильное заверение документов и учет формата трудовой книжки (бумажный или электронный) позволят работодателю избежать конфликтов и штрафов, а бывшему сотруднику — своевременно получить необходимый документ для оформления пенсии, кредита или нового места работы.

Помните: даже после увольнения работодатель остается хранителем истории трудового пути сотрудника и обязан содействовать в подтверждении этого пути официальными документами.