Самое главное помнить: Трудовая книжка (как бумажная, так и электронная) является бесплатным документом для работника․ Все расходы на её изготовление, внесение записей и выдачу несёт работодатель․ Это прямое требование российского законодательства․
Очень важно: Никаких денежных средств за оформление, замену или выдачу трудовой книжки (вкладыша) с работника взимать нельзя․ Если работодатель требует оплаты — это нарушение․ Жалобу можно подать в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Прокуратуру․
Что такое трудовая книжка и почему она бесплатна?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и трудовые достижения гражданина․ Она необходима для:
- Назначения пенсии (для подтверждения страхового стажа)․
- Получения пособий (по болезни, по безработице и др․)․
- Подтверждения опыта работы при смене места трудоустройства․
- Использования в иных социально-правовых ситуациях․
Поскольку трудовая книжка является обязательным документом, её предоставление работнику бесплатно закреплено на законодательном уровне․ Работодатель обязан:
- При первом приёме на работу — выдать новую книжку или вкладыш бесплатно․
- При увольнении, выдать книжку (или вкладыш) на руки бесплатно, с внесёнными записями․
- Вести книжку (вносить записи) за свой счёт․
Два вида трудовых книжек в 2026 году
С 1 января 2021 года в России параллельно существуют два формата:
Бумажная трудовая книжка (ТК)
- Физический бланк установленного образца․
- Хранится у работодателя в течение всего периода работы․
- При увольнении выдаётся работнику на руки․
- Бесплатна для работника — работодатель закупает бланки и вкладыши․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Цифровая версия, хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР)․
- Не имеет физического носителя (если работник не запросил бумажный вкладыш)․
- Все записи о работе вносятся работодателем в электронный формат через СФР․
- Бесплатна для работника — услуга предоставляется государством․
Важный нюанс: Если у гражданина уже есть бумажная трудовая книжка, выданная до 2020/2021 года, она остаётся у него․ Все записи, сделанные в неё до перехода на ЭТК, сохраняют силу․ При переходе на электронный формат работодатель вносит в ЭТК сведения о стаже, подтверждённом по старой книжке․
Кто и когда должен оформить электронную трудовую книжку?
Согласно законодательству, с 1 января 2021 года:
- Новые работники (принятые на работу после этой даты) имеют право на получение ЭТК․ По их заявлению работодатель ведёт сведения в электронном виде․
- Работники, уже имеющие стаж (принятые до 2021 года), также могут написать заявление о переходе на ЭТК․ Работодатель обязан перевести их сведения в электронный формат․
Инициатива перехода на ЭТК всегда принадлежит работнику․ Работодатель не может в одностороннем порядке перевести сотрудника на электронный формат без его письменного согласия (заявления)․
Как оформить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция для работника
Оформление ЭТК — бесплатная и простая процедура․ Вот как это сделать:
Шаг 1: Напишите заявление работодателю
Работник подаёт на имя руководителя организации письменное заявление с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде․ Образец заявления можно скачать бесплатно на сайтах Госуслуг или СФР․
Шаг 2: Работодатель вносит данные в СФР
После получения заявления работодатель (через свою бухгалтерию или сервисы типа «Контур․Экстерн», «1С:ЗУП») обязан:
- Создать в системе СФР электронную трудовую книжку для сотрудника․
- Внести в неё все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, вводные данные о стаже с прошлых мест работы, если они есть)․
- Подписать электронные записи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя․
Шаг 3: Работник получает доступ через Госуслуги
Как только работодатель внесёт первые данные, работник может получить к ним доступ:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги (gosuslugi․ru)․
- В разделе «Документы» найдите подраздел «Работа» или «Трудовая книжка»․
- Система автоматически покажет вашу электронную трудовую книжку со всеми записями․
Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Просмотреть ЭТК можно бесплатно в любое время через:
- Портал Госуслуг, основной и самый удобный способ․
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (СФР) — также предоставляет полный доступ к сведениям․
- Через работодателя, по запросу работодатель может распечатать и выдать выписку из электронной трудовой книжки․ Эта выписка имеет юридическую силу и выдаётся бесплатно․
Преимущества электронной трудовой книжки (ЭТК)
- Безопасность: Не потеряется, не сгорит, не будет украдена․
- Доступность: Просмотреть можно в любой момент через Госуслуги с телефона или компьютера․
- Удобство: Не нужно носить с собой бумажный документ, боясь его потерять․
- Автоматизация: При смене работы новый работодатель сразу видит актуальные данные через СФР (с согласия работника)․
- Экономия времени: Не требуется физически передавать книжку между кадровиками․
Что делать, если работодатель требует деньги за трудовую книжку?
Это прямое нарушение закона․ Ваши действия:
- Письменно отказаться от оплаты, сославшись на ст; 62 Трудового кодекса РФ и Постановление Правительства РФ № 796․
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) через сайт git․gov․ru или лично․
- Обратиться в Прокуратуру или в СФР․
За подобное нарушение работодателю грозит административная ответственность (штрафы по ст․ 5;27 КоАП РФ)․
Краткий итог: главное, что нужно помнить
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это бесплатно для работника․
- Работодатель обязан выдать книжку/вкладыш бесплатно при приёме и при увольнении․
- Переход на электронный формат происходит только по заявлению работника․
- Просмотреть ЭТК можно бесплатно через Госуслуги или сайт СФР․
- Выписку из ЭТК можно получить у работодателя бесплатно․
- При любых попытках взимать плату — жаловаться в контролирующие органы․
Информация актуальна на 2026 год․ Все изменения в законодательстве отслеживайте на официальных порталах: Госуслуги, Пенсионный фонд России (СФР), Государственная инспекция труда․