Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовое правоотношение. Наличие номера в ней (серия и номер) традиционно считается обязательным элементом. Однако в практике часто возникают ситуации, когда у сотрудника трудовая книжка без номера или она вовсе не оформлена. В статье разберём, как действовать в таких случаях, какие есть юридические риски и какие шаги необходимо предпринять работодателю и самому работнику.

Почему номер в трудовой книжке важен?

Номер (серия и номер) служит для:

• Идентификации документа в системе учёта;
• Подтверждения подлинности записи о работе;
• Упрощённого обращения в государственные органы (например, в Пенсионный фонд, инспекцию труда).

Отсутствие номера может вызвать сомнения в легитимности документа и создать сложности при оформлении новых трудовых отношений.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда, в бумажной форме трудовой книжка должна иметь уникальный номер. При этом:

1. Если книжка изготовлена до 2004 года, она могла быть выпущена без серии и номера – это считается нормальным вариантом для того времени.
2. С 2004 года выпускаются только книжки с указанием серии и номера.
3. Если номер отсутствует, работодатель обязан оформить дубликат или внести соответствующую отметку.

Что делать, если трудовая книжка без номера?

При приёме на работу

Если кандидат заявляет, что его трудовая книжка без номера, работодателю следует выполнить следующие действия:

1. Получить письменное заявление от сотрудника о потере/отсутствии номера.
2. Обратиться в последнее место работы за дубликатом или в органы Пенсионного фонда за выпиской.
3. При невозможности получения дубликата – оформить новую трудовую книжку без записей о предыдущей работе (см. пункт 3).

При увольнении

Если сотрудник уходит с работы и не собирается забрать свою книжку, работодатель обязан:

• Сохранить копию документа в кадровом деле.
• Сделать отметку о невозможности передачи книги (например, «Книга не передана по причине отсутствия номера»).
• При необходимости – оформить протокол передачи или акт приёма‑передачи с указанием причины.

Восстановление номера

Если книжка уже есть, но номер не указан, можно выполнить следующее:

• Подать в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом заявление о внесении номера.
• При наличии старой копии (например, из предыдущего места работы) приложить её к новому документу как подтверждение.
• В случае полного отсутствия данных – оформить дубликат с новым номером, но с пометкой «выпуск без номера», что допускается только в исключительных случаях.

Как оформить новую трудовую книжку без записей о работе у других работодателей?

По правилам, установленным КонсультантПлюс и ГАРАНТ, при оформлении новой книги по заявлению работника допускается:

1. Указать в первой графе только сведения о текущем месте работы.
2. Не заполнять графы, посвящённые предыдущим местам труда.
3. Сделать отметку: «Книга оформлена в связи с потерей оригинала, записи о предыдущей работе не предоставлены».

Эта процедура позволяет избежать двойного учёта и упростить документооборот.

Какие ошибки часто встречаются и как их избежать?

Ниже перечислены типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению:

• Омиссивное заполнение графа 1. – При вводе нового номера необходимо указать дату и подпись ответственного лица.
• Отсутствие печати. – Если в организации используется печать, её необходимо поставить на копию документа.
• Неучёт даты выдачи. – При оформлении дубликата указывайте дату выдачи, чтобы избежать расхождений в учёте.
• Неправильное оформление акта приёма‑передачи. – В акте фиксируйте причину отсутствия номера и подписи обеих сторон.

Как это отражается на статусе безработного?

Отсутствие трудовой книжки может осложнить процесс получения статуса безработного. Согласно рекомендациям Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы, в таком случае:

• Необходимо предоставить документы, подтверждающие факт увольнения (например, приказ об увольнении).
• Предоставить копию трудовой книжки или её дубликат, где указана дата увольнения.
• Если оригинала нет, можно оформить заявление о потере и приложить копию последнего места работы.

Отсутствие номера в трудовой книжке – не критичная, но требующая внимания со стороны работодателя и сотрудника. Главное – соблюдать порядок:

1. Получить официальное заявление от работника.
2. Попытаться восстановить оригинальный документ или оформить дубликат.
3. При невозможности – оформить новую книжку с оговоркой о её особенностях.
4. Ведить соответствующую документацию (акт приёма‑передачи, копии, подписи).

Соблюдая эти шаги, вы минимизируете юридические риски и обеспечите корректное оформление трудовых отношений, даже если трудовая книжка без номера.

Автор: кадровый консультант, 22 мая 2026 г.