Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности гражданина. Вопрос о том, где ее получить, зависит от того, о какой именно форме идет речь: традиционной бумажной или современной электронной. Рассмотрим оба варианта подробно.
Бумажная трудовая книжка: кто и когда выдает
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению и выдаче бумажных трудовых книжек лежит на работодателе (организации или ИП).
Кто является работодателем-выдающим:
- Все юридические лица (ООО, АО, бюджетные учреждения и т.д.).
- Индивидуальные предприниматели (ИП), которые официально нанимают работников.
Когда выдается новая книжка:
Работодатель обязан оформить и выдать новую бумажную трудовую книжку работнику в следующих случаях:
- При приеме на работу впервые, если у гражданина ранее не было трудового стажа (не было ни одной трудовой книжки).
- При утере или порче имеющейся книжки (после оформления дубликата).
- При заполнении впервые для работника, который ранее работал у других работодателей, но не имел собственной книжки (например, служил в армии, работал в сельском хозяйстве без оформления и т.д.).
Важные нюансы по бумажной форме:
- Обязанность вести книжку возникает у работодателя, если сотрудник проработал у него свыше 5 дней и эта работа является для него основной.
- На первой странице книжки обязательно ставится печать работодателя (или его обособленного подразделения) при выдаче.
- При увольнении работодатель обязан внести запись об увольнении и выдать книжку в день увольнения.
- Физические лица, не являющиеся ИП, не обязаны вести трудовые книжки на своих работников (например, если вы наняли домработницу без оформления ИП).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и где ее «взять»
С 2020 года в России параллельно с бумажной существует электронная трудовая книжка. Это не отдельный документ, а официальная база данных в системе Социального фонда России (СФР), куда автоматически заносятся сведения о трудовой деятельности.
Кто и что вносит данные в ЭТК:
- Работодатели (все, кто ведет кадровый учет) обязаны ежемесячно отправлять в СФР сведения о приеме, увольнении и изменениях условий труда.
- СФР является единственным держателем электронной базы трудовых данных.
Где и как «получить» или посмотреть свою ЭТК:
Саму «книжку» в виде файла вы не получаете на руки. Вы получаете доступ к информации или официальную выписку из электронной базы. Вот основные способы:
а) Через портал Госуслуги (самый удобный способ):
- Авторизуйтесь на портале.
- В поиске или в разделе «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности» найдите услугу.
- Закажите выписку из электронной трудовой книжки. Она придет в личный кабинет в виде PDF-файла с электронной подписью.
б) Через личный кабинет на сайте СФР (pfr.gov.ru или sfr.gov.ru):
- Зарегистрируйтесь/авторизуйтесь на сайте.
- В разделе «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка» вы можете как посмотреть актуальные данные, так и заказать официальную выписку.
в) Через МФЦ («Мои документы»):
Можно подать заявление на получение выписки из ЭТК. Сотрудник МФЦ направит запрос в СФР, а вы получите бумажный документ с информацией из электронной базы.
г) Через работодателя:
По письменному заявлению работодатель обязан предоставить вам выписку из вашей электронной трудовой книжки, которая у него имеется (он также получает копии из СФР).
Сравнение и ключевые выводы
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Кто выдает/ведет | Работодатель (организация, ИП) | Социальный фонд России (СФР) — государственная база данных |
| Когда оформляется | При приеме на работу впервые, при утере | Автоматически с первого рабочего дня (если работодатель передает данные) |
| Где «взять» | У отдела кадров (кадровая служба) работодателя | На Госуслугах, сайте СФР, в МФЦ, у работодателя (выписка) |
| Форма документа | Физический booklet с печатями и подписями | Электронная запись в базе + официальная выписка (PDF с ЭЦП) |
| Что хранится | Все записи о работе, вкладыши при увольнении | Все те же сведения, но в цифровом виде. Юридическая сила равна бумажной. |
Важно помнить в 2026 году:
- Электронная форма является основной и приоритетной. Если у вас есть и бумажная, и электронная книжка, то при спорах или при необходимости точных данных ориентируются на данные в СФР.
- При приеме на работу работодатель вправе запросить выписку из ЭТК (или предъявить бумажную книжку) для проверки стажа.
- Потерять или повредить электронную книжку невозможно — данные всегда хранятся у СФР. Доступ к ним есть через Госуслуги или сайт СФР.
- Для оформления бумажной книжки при первом трудоустройстве вам нужно просто обратится в отдел кадров нового работодателя. Они предоставят blank-форму, внесут ваши данные и выдадут.