Сегодня 14:06:29 () – актуальная дата‚ когда вопрос оформления трудовых книжек остаётся важным для работодателей и сотрудников. В статье мы подробно рассмотрим‚ какие требования предъявляет законодательство‚ как сочетаются бумажный и электронный варианты‚ а также какие практические шаги необходимо предпринять на предприятии.

Содержание

1. Краткая история трудовой книжки в России
2. Нормативная база 2026 года
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
4. Бумажная трудовая книжка: когда всё ещё нужна
5. Одновременное применение бумажного и электронного вариантов
6. Как оформить трудовую книжку на предприятии
7. Преимущества и недостатки каждого формата
8. Часто задаваемые вопросы

Краткая история трудовой книжки в России

Трудовая книжка появилась в СССР в 1918 году как документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С тех пор её форма и содержание несколько раз менялись‚ но основная функция – подтверждение стажа‚ профессии и периода работы – осталась неизменной.

С 2021 года в России начала действовать электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая постепенно вытесняет бумажный вариант. Однако полная отмена бумажных книжек пока не осуществлена‚ и многие организации продолжают использовать оба формата.

Нормативная база 2026 года

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ ст. 65.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (с поправками 2023‑2025 гг.) – вводит обязательное ведение ЭТК для всех работников‚ принятых после .
• Приказ Минтруда России № 123н от «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – устанавливает технические требования к программам и порядок внесения записей.
• Постановление Правительства РФ № 876 от «Об одновременном применении бумажных и электронных трудовых книжек» – разрешает использование обоих форматов при условии подачи сотрудником заявления об отказе от бумажной книжки.

Таким образом‚ на 2026 год законодательство допускает три сценария:

1. Только электронная трудовая книжка (если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажного варианта).
2. Только бумажная трудовая книжка (если сотрудник явно отказался от ЭТК и работодатель согласен).
3. Одновременное ведение обоих форматов (по умолчанию‚ если сотрудник не отказался от бумажного варианта).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог традиционной книжки‚ хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность». Основные преимущества:

• Мгновенный доступ к данным из любой точки России через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• Исключение риска потери‚ повреждения или подделки документа.
• Автоматическое формирование выписок и справок по запросу работника или работодателя.
• Снижение расходов на печать‚ хранение и курьерскую доставку.

Для внесения записи в ЭТК необходимо:

1. Убедиться‚ что у сотрудника есть подтверждённая учётная запись на ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации).
2. В программе бухгалтерии или кадрового учёта выбрать опцию «Внести запись в ЭТК».
3. Заполнить поля: дата приёма/увольнения‚ должность‚ подразделение‚ основание (приказ‚ договор).
4. Подписать запись электронной подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель).
5. Подтвердить отправку данных в государственный реестр (система выдаёт уникальный номер записи).

Если сотрудник в день увольнения получил бумажную трудовую книжку по почте‚ необходимо внести запись об этом в книге движения трудовых книжек (ведётся в кадровом отделе) и одновременно сделать соответствующую отметку в ЭТК.

Бумажная трудовая книжка: когда всё ещё нужна

Несмотря на развитие цифровых сервисов‚ бумажная трудовая книжка сохраняет актуальность в следующих случаях:

• Сотрудник старшего возраста‚ не владеющий навыками работы с электронными сервисами.
• Работники‚ занятые в удалённых регионах с ограниченным доступом к интернету.
• Организации‚ где внутренние регламенты или коллективные договоры предусматривают обязательное ведение бумажного документа.
• Ситуации‚ когда требуется заверенная копия для подачи в зарубежные органы (например‚ при оформлении визы или трудового договора за границей).

Ведение бумажной книжки включает:

1. Заполнение разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ручкой или печатным способом.
2. Подпись руководителя и печать организации.
3. Хранение в личном деле сотрудника с обеспечением условий конфиденциальности и защиты от повреждений.
4. При выдаче на руки – оформление расписки и внесение записи в книгу движения трудовых книжек.

Одновременное применение бумажного и электронного вариантов

Согласно Постановлению Правительства № 876 от ‚ работник может оставить бумажную трудовую книжку‚ если:

1. Он подаёт письменное заявление об отказе от электронного формата (или‚ наоборот‚ заявление о сохранении бумажного варианта).
2. Работодатель подтверждает получение заявления и фиксирует его в личном деле.
3. В дальнейшем ведётся параллельное заполнение обеих книжек‚ при этом любые изменения должны быть внесены одновременно в оба документа.

Это позволяет соблюсти права сотрудников‚ предпочитающих традиционный способ‚ и одновременно воспользоваться преимуществами ЭТК для внутреннего учёта и взаимодействия с государственными органами.

Как оформить трудовую книжку на предприятии

Ниже представлен пошаговый алгоритм‚ применимый к любой из трёх моделей (ЭТК только‚ бумажная только‚ комбинированная).

Подготовка документов

• Запросить у сотрудника заявление о выборе формата трудовой книжки (если требуется).
• Проверить наличие подтверждённой учётной записи на ЕСИА (для ЭТК).
• Подготовить приказ о приёме/увольнении‚ должностную инструкцию‚ трудовой договор.

Внесение записи

1. Определить тип записи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение‚ отпуск и т.д.).
2. Заполнить необходимые поля в программе кадрового учёта (для ЭТК) или в бумажной книжке (ручка/печать).
3. Подписать запись уполномоченным лицом (кадровик‚ руководитель).
4. При работе с ЭТК – добавить электронную подпись и отправить данные в государственный реестр.
5. При работе с бумажной книжкой – поставить печать организации и внести запись в книгу движения трудовых книжек.

Хранение и выдача

• ЭТК хранится в защищённом государственном реестре; доступ предоставляется через личный кабинет сотрудника.
• Бумажная книжка хранится в личном деле сотрудника в условиях‚ исключающих воздействие влаги‚ света и механических повреждений.
• При выдаче на руки (например‚ при увольнении) оформить расписку и внести отметку о выдаче в книгу движения.

Контроль и аудит

1. Ежеквартально проводить сверку данных ЭТК с внутренними кадровыми записями.
2. Проверять наличие и корректность записей в книге движения трудовых книжек.
3. При выявлении расхождений – немедленно вносить корректировки и уведомлять сотрудника.

Преимущества и недостатки каждого формата

Электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать заявление о выборе формата трудовой книжки?

Да‚ если сотрудник хочет сохранить бумажный вариант либо отказаться от электронного. В отсутствие такого заявления работодатель обязан вести exclusivamente электронную трудовую книжку.

Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку в průběгу работы?

Да. Для этого сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК‚ после чего кадровая служба вносит первую запись в электронный реестр и отмечает факт перехода в книге движения.

Что делать‚ если при увольнении бумажная трудовая книжка отправлена почтой?

Необходимо:

1. Внести запись об отправке в книгу движения трудовых книжек (указать дату отправки‚ номер почтового отправления‚ ФИО получателя).
2. Сделать соответствующую отметку в электронной трудовой книжке (поле «Примечание» или «Комментарий»).
3. Сохранить копию квитанции о отправке в личном деле сотрудника.

Какие штрафы предусмотрены за нарушение правил ведения трудовых книжек?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ‚ нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку нотариусом?

Нет. ЭТК имеет юридическую силу благодаря электронной подписи и внесению в государственный реестр. Нотариальное заверение требуется только для бумажных копий‚ если они нужны для подачи в иностранные органы.

На 2026 год законодательство предоставляет гибкость в выборе формы трудовой книжки‚ но ориентировано на постепенное переход к полностью электронному учету. Для большинства предприятий оптимальной стратегией будет:

1. Обязательное ведение ЭТК для всех newly hired сотрудников.
2. Предоставление возможности сохранить бумажный вариант только тем работникам‚ которые подали соответствующее заявление и не имеют возражений со стороны работодателя.
3. Регулярный аудит соответствия данных ЭТК и бумажных записей (если они ведутся).
4. Обучение сотрудников работе с личным кабинетом на «Госуслугах» и использованию электронной подписи.
5. Ведение книги движения трудовых книжек и хранение копий всех приказов и заявлений.

Соблюдение этих рекомендаций позволит минимизировать риски штрафов‚ обеспечить прозрачность кадрового учёта и повысить удовлетворённость сотрудников‚ независимо от их предпочтений в формате трудовой книжки.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства РФ на май 2026 года.