С 2021 года в России вступили в силу изменения в трудовое законодательство, касающиеся ведения трудовых книжек. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, за исключением случаев, когда работник добровольно подал письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме (электронная трудовая книжка — ЭТК). Однако многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда работник не подал ни одного заявления — ни на бумажную, ни на электронную трудовую книжку. Что делать в таком случае? Разберёмся подробно.

Что говорит закон?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от и Постановлению Правительства РФ № 1746 от :

• Работодатель обязан вести трудовую книжку только в бумажной форме, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат.
• Если работник не подал заявление вообще — это не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку.
• Отсутствие заявления = автоматический режим бумажной трудовой книжки.

То есть: не подал заявление — значит, трудовая книжка ведётся на бумаге. Это не нарушение, а стандартный режим работы.

Что делать работодателю, если работник не подал заявление?

1. Не ждите заявления — действуйте по умолчанию. Если сотрудник принят на работу, и вы не получили от него заявления о желании перейти на ЭТК, вы обязаны оформить и вести ему бумажную трудовую книжку в соответствии с установленным порядком.
2. Оформите трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня трудоустройства (ст. 66 ТК РФ).
3. Зарегистрируйте трудовую книжку в учётной книге (форма № Т-2), если вы ведёте её в бумажном виде.
4. Не требуйте от работника подтверждения. Закон не обязывает работника подавать заявление, если он не хочет переходить на ЭТК. Отсутствие заявления — это его право, а не упущение.

Важно: нельзя требовать заявление «для порядка»

Некоторые работодатели ошибочно считают, что нужно «запросить заявление на бумажную трудовую книжку», это неправильно. Закон не предусматривает такого заявления. Заявление подаётся только при желании перейти на электронную форму. Если работник молчит, это означает, что он согласен с бумажным вариантом.

Чем грозит игнорирование трудовой книжки?

Если работодатель вообще не ведёт трудовую книжку (даже бумажную), это, грубое нарушение:

• Штрафы по КоАП РФ:
  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для ИП, от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Приостановление деятельности на срок до 90 суток — по решению трудовой инспекции.
• Судебные иски от работников — если из-за отсутствия трудовой книжки работник не может оформить пенсию, получить новую работу или подтвердить стаж.

Как правильно оформить трудовую книжку, если заявления нет?

Алгоритм действий работодателя:

1. Получите от работника паспорт и документы об образовании (если требуется).
2. Зарегистрируйте его в книге учёта трудовых книжек (форма Т-2).
3. Оформите трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу.
4. Заполните все разделы: сведения о работнике, сведения о работе, сведения об увольнении (при наступлении).
5. Внесите запись о приёме на работу на основании приказа (форма № Т-1).
6. Предоставьте трудовую книжку работнику под расписку — это обязательное требование!

Что делать, если работник вдруг захочет перейти на ЭТК?

Если работник в будущем подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вы обязаны:

• Принять заявление в течение 3 рабочих дней.
• Передать сведения о его трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня.
• Выдать работнику выписку из бумажной трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде по его выбору).
• Оставить бумажную трудовую книжку у работника, она остаётся его собственностью.

Рекомендации для бухгалтеров и кадровиков

• Не создавайте лишние формы. Не требуйте от работников «заявление на бумажную трудовую книжку» — такой формы нет в законе.
• Ведите учёт. Ведите журнал регистрации трудовых книжек (форма Т-2) — это ваша защита при проверке.
• Обучите сотрудников. Проведите инструктаж: «Если вы не подали заявление — мы ведём бумажную трудовую книжку. Если хотите ЭТК, подайте заявление».
• Не удаляйте бумажные книжки. Даже если работник перешёл на ЭТК, бумажная книжка остаётся у него — она содержит историю трудовой деятельности до 2020 года.

Пример из практики

Работник Иванов пришёл на работу 10 марта 2026 года. Он не подал ни одного заявления. Кадровик оформил ему бумажную трудовую книжку 15 марта, внес запись о приёме, выдал книжку под расписку. В апреле Иванов подал заявление на ЭТК. Кадровик передал данные в ПФР, выдал выписку — всё законно. Нарушений нет.

Отсутствие заявления от работника — это не проблема, а норма. Законодательство чётко регламентирует: если работник не заявил о желании перейти на электронную трудовую книжку — работодатель обязан вести ему бумажную. Это не нарушение, а выполнение обязанности.

Главное, не паниковать, не требовать ненужных заявлений и не игнорировать трудовые книжки. Соблюдайте сроки, ведите учёт, выдавайте книжки под расписку — и вы будете в полной безопасности перед трудовой инспекцией;

📌 Помните: закон не требует заявления на бумажную трудовую книжку, он требует её ведения. И это ваша обязанность.