Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Трудовая книжка: что это и почему её заполняет ИП
2. Правовые основы (ТК РФ, КоАП, Приказ Минтруда № 320н)
3. Какие документы нужны работодателю‑ИП
4. Запись о приёме на работу (пошагово)
5. Образец записи в трудовой книжке ИП
6. Запись об увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя)
7. Журнал учёта трудовых книжек у ИП
8. Типичные ошибки и штрафы
9. Где скачать готовый образец
10. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка — официальный документ, фиксирующий трудовую историю работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке обязаны делать все работодатели, в т.ч. индивидуальные предприниматели (ИП). Записи служат основанием для расчёта страховых выплат, пенсий, а также подтверждают стаж при поиске новой работы.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК) – регулирует порядок ведения трудовых книжек.
• КоАП РФ, ст. 5.27 – за нарушение правил заполнения предусмотрен штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб.
• Приказ Минтруда № 320н от  – уточняет форму записи, порядок оформления приказов о приёме/увольнении.
• Постановление Правительства РФ № 132 от  – обязывает ИП вести учёт трудовых книжек своих работников.

Какие документы нужны ИП для заполнения трудовой книжки

1. Приказ ИП о приёме (увольнении) работника – оформляется на фирменном бланке, подписывается ИП.
2. Трудовой договор (по форме Т-1) – подписывается обеими сторонами.
3. Личный листок работника (форма Т‑2) – заполняется в начале трудовой книжки.
4. Копия свидетельства о регистрации ИП (для указания в записи).
5. Цвето‑водостойкая ручка с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.

Как оформить запись о приёме на работу (пошагово)

Ниже представлена подробная инструкция, которую может использовать любой ИП.

Образец записи в трудовой книжке ИП

Ниже – типовой пример записи о приёме на работу, оформленный в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Важно: запись делается чернилами синего, чёрного или фиолетового цвета, без исправлений. Если ошибка уже допущена, её необходимо исправить в соответствии с инструкциями Минтруда (зачёркивание и подпись).

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в том же фрагменте книжки, но в отдельную строку. Порядок заполнения аналогичен приёму, только меняются некоторые поля.

Журнал учёта трудовых книжек у ИП

ИП обязан вести журнал учёта трудовых книжек (форма Ж-1), в котором фиксируются:

• Серия и номер каждой выданной трудовой книжки;
• Дата выдачи и дата возврата (если книжка возвращается работодателю);
• ФИО работника;
• Дата приёма и увольнения;

Журнал хранится у ИП в течение 75 лет после увольнения последнего сотрудника (пункт 5 статьи 309 ТК РФ).

Типичные ошибки и штрафы

Ниже перечислены наиболее частые нарушения и их последствия.

• Запись чернилами другого цвета (красный, зелёный) – штраф от 1 000 руб.
• Отсутствие подписи ИП или печати (если она предусмотрена) – штраф от 2 000 руб.
• Сокращения в наименованиях должностей – штраф от 1 500 руб.
• Отсутствие записи об увольнении – штраф от 3 000 руб.
• Использование исправительных лент без надлежащего оформления – штраф от 2 500 руб.

Все штрафы указаны в статье 5.27 КоАП РФ. При повторных нарушениях размер штрафа может быть увеличен.

Где скачать готовый образец

Готовые шаблоны в формате .docx и .pdf доступны бесплатно на официальных ресурсах:

• nalog-nalog.ru – Журнал учёта трудовых книжек
• КонсультантПлюс – образец записи о приёме на работу к ИП
• БухОнлайн – шаблон 2026 года

Скачанные файлы можно распечатать и заполнить вручную или использовать в электронном виде (при наличии ЭТК).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести электронную трудовую книжку (ЭТК) для сотрудников ИП?

С 2025 года введена возможность вести ЭТК, однако её обязательное применение пока ограничено крупными работодателями. ИП может использовать бумажный вариант, но при желании может оформить ЭТК через сервис Госуслуги.

Что делать, если у работника уже есть трудовая книжка?

В этом случае в новой книжке делается запись о приёме к ИП, а в старой – запись о переводе (если перевод происходит в рамках одного работодателя) или запись об увольнении (если прежний работодатель выписал её); Оба работодателя обязаны оформить соответствующие документы.

Можно ли использовать шаблон без печати ИП?

Если у ИП нет печати, запись считается корректной при условии, что подпись ИП чёткая, а в приказе указаны все реквизиты (ФИО, ОГРНИП). Печать обязательна только в случае, если она предусмотрена уставом или внутренними нормативными актами ИП.

Как хранить трудовые книжки, если ИП работает из дома?

Трудовые книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, недоступном посторонним лицам. При проверке инспекции их необходимо предъявить в оригинале.

Как оформить запись, если работник находится в отпуске без сохранения места работы?

Запись в книжке делается в день начала отпуска. В графе «Дата начала работы» указывается дата выхода в отпуск, а в графе «Дата окончания работы» – дата возвращения (если известна). При необходимости в отдельной строке фиксируется «Отпуск без сохранения места работы».

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя приведённой выше инструкции и используя готовые образцы, вы сможете избежать штрафов, обеспечить корректный учёт трудового стажа сотрудников и сохранить свою репутацию надёжного работодателя.

Если у вас остались вопросы, советуем обратиться к специалисту по кадровому учёту или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.