Дата актуализации:

Содержание

1. Что такое трудовая книжка?
2. Правовые основы ведения трудовых книжек
3. Структура бланка и вкладыша
4. Заполнение ьного листа (пример)
5. Запись о приёме на работу (пример)
6. Запись об увольнении (пример)
7. Перевод, смена должности, переход на другую работу
8. Дубликат и исправления
9. Электронные трудовые книжки
10. Часто задаваемые вопросы
11. Где скачать образцы

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․ В ней отражаются:

• данные о работнике (ФИО, дата рождения, пол, гражданство);
• периоды работы у разных работодателей (дата приёма, дата увольнения, должность, основание для приёма/увольнения);
• информация о переводе, смене фамилии, переходе на другую форму занятости и др;

Ведение трудовой книжки является обязательным для всех работников, за исключением некоторых категорий (например, учащиеся, студенты‑практиканты, сотрудники, работающие исключительно по гражданско‑правовым договорам)․

Правовые основы ведения трудовых книжек

Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 618 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минфина России от № 55н «О правилах изготовления бланков трудовых книжек и порядке их обеспечения работодателями»;
• Федеральный закон № 103‑ФЗ «О трудовых пенсиях» (разделы, касающиеся стажа)․

С 2024 года допускается ведение электронных трудовых книжек в соответствии с приказом Минтруда РФ от , однако бумажный вариант остаётся обязательным, если иное не предусмотрено коллективным договором․

Структура бланка и вкладыша

Современный бланк трудовой книжки (образец 2024‑2025 годов) состоит из двух частей:

1. ьный лист (первая страница) – содержит персональные данные работника․
2. Вкладыш (страницы 2‑30) – место для записей о приёме, переводе, увольнении и др․

Ниже – схематичное изображение (в виде таблицы) основных полей․

Заполнение ьного листа (пример)

Заполняется в три экземпляра (один остаётся в трудовой книжке, два – в личном деле работника)․ Ниже – типичный образец․

Трудовая книжка

Фамилия, имя, отчество: Иванов Сергей Петрович
Дата рождения: 
Пол: Мужской
Гражданство: Российская Федерация
Серия и номер паспорта: 45 12 345678
Кем и когда выдан: УФМС России по г․ Москве, 
Дата начала трудовой деятельности: 
Сведения о высшем образовании (при наличии): МГТУ им․ Н․Э․ Баумана, 2012 г․
Сведения о профессиональном образовании (при наличии): Курсы повышения квалификации, 2020 г․

Важно: не использовать сокращения (например, «И; И․ Иванов»), а также писать даты полностью (дд․мм․гггг)․

Запись о приёме на работу (пример)

Запись вносится в свободный лист вкладыша․ Пример оформления для полной ставки по бессрочному трудовому договору․

№ п/п 1
Дата 
Наименование ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность Инженер‑технолог, разряд 2
Основание Трудовой договор № 12/2022 от 
Ставка 1,0 (полная)
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов А․В․)
Печать: [печать организации]

Если работник принят на неполную ставку (например, 0,5), в поле «Ставка» указывается «0,5»․ При приёме по срочному договору в поле «Основание» пишется «Срочный трудовой договор № … от …», а в конце указывается срок действия договора․

Запись об увольнении (пример)

Запись делается в том же листе, где была сделана запись о приёме (следующая строка)․ Пример для увольнения по собственному желанию․

№ п/п 2
Дата 
Наименование ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность Инженер‑технолог, разряд 2
Основание Увольнение по собственному желанию (заявление работника от )
Ставка 1,0
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов А․В․)
Печать: [печать организации]

Для увольнения по сокращению штата в поле «Основание» указывается: «Увольнение в связи с сокращением численности и (или) штата организации (приказ № … от …)»․ При увольнении по соглашению сторон – «Увольнение по соглашению сторон (соглашение № … от …)»․

Перевод, смена должности, переход на другую работу

Согласно пункту 6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, при переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю или при переходе на выборную работу запись вносится в виде одновременно двух записей – о приёме и об увольнении․

Пример перевода внутри одной организации

№ п/п 3
Дата 
Наименование ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность Инженер‑технолог, разряд 2
Основание Перевод на должность «Главный инженер», приказ № 45/2024 от 
Ставка 1,0
Подпись работодателя: ___________________

№ п/п 4
Дата 
Наименование ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность Главный инженер, разряд 3
Основание Приём на должность «Главный инженер», приказ № 45/2024 от 
Ставка 1,0
Подпись работодателя: ___________________

Переход к другому работодателю (перевод)

В случае перевода к другому работодателю в трудовую книжку вносятся две записи: первая – об увольнении у прежнего работодателя, вторая – о приёме у нового․

№ п/п 5
Дата 
Наименование ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность Главный инженер, разряд 3
Основание Увольнение в связи с переводом (приказ № 78/2025 от )
Ставка 1,0
Подпись работодателя: ___________________

№ п/п 6
Дата 
Наименование АО «ИнноваТех», ИНН 7709876543
Должность Руководитель отдела разработки, разряд 4
Основание Приём на работу (трудовой договор № 25/2025 от )
Ставка 1,0
Подпись работодателя: ___________________

Дубликат и исправления

Если трудовая книжка потеряна, повреждена или требуется исправление записи, применяется дубликат или вкладка‑корректировка․

• Дубликат – выдается по заявлению работника, в него вносятся все записи, которые были в оригинале, а также новые записи с пометкой «дубликат»․
• Вкладка‑корректировка – используется для исправления ошибок в записях (например, опечатка в дате)․ В ней указывается: «Исправление записи № …: прежнее значение → новое значение», подпись и печать работодателя․

Пример корректировки даты увольнения:

№ п/п 2 (исправление)
Дата → 
Основание Увольнение по собственному желанию (заявление от )
Подпись работодателя: ___________________
Печать: [печать организации]

Электронные трудовые книжки

С 2024 года в РФ допускается ведение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Основные особенности:

• Хранение в единой государственной информационной системе «Электронный персональный кабинет»;
• Запись вносится работодателем через специализированный сервис, подписывается электронной подписью;
• Работник имеет доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг;
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ․

Для перехода на электронный формат необходимо:

1. Получить согласие работника (письменное или электронное);
2. Оформить договор о передаче данных в электронный вид;
3. Зарегистрировать запись в системе в течение 3 рабочих дней после её внесения в бумажный документ․

Часто задаваемые вопросы

Какая информация обязана быть указана в трудовой книжке?

Все сведения, перечисленные в пункте 2․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек: ФИО, дата рождения, гражданство, серия и номер паспорта, дата начала трудовой деятельности, а также все записи о приёме, переводе, увольнении, смене фамилии и т․д․

Можно ли вносить записи от руки?

Да, записи вносятся от руки чернилами (чёрным или синим цветом)․ В электронных книжках запись происходит автоматически через систему․

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Исправление вносят в виде отдельной корректирующей записи (см․ раздел «Дубликат и исправления»)․ Стирание, закрашивание или использование корректирующей жидкости запрещено․

Сколько копий ьного листа должно быть выдано работнику?

Три копии: одна в трудовой книжке, две – в личном деле работодателя․

Можно ли использовать электронную подпись работодателя при заполнении бумажной книжки?

Нет․ Электронная подпись применяется только в электронных трудовых книжках․

Где скачать образцы

Бесплатные образцы записей и ьных листов доступны по официальным источникам:

• Приказ Минтруда РФ № 320н (2021) – форма трудовой книжки и вложений․
• Приказ Минфина РФ № 55н (2022) – правила изготовления бланков․
• Журнал «Кадровик‑практик» – более 200 образцов записей (только для подписчиков)․
• Портал Госуслуг – раздел «Электронная трудовая книжка», где можно скачать шаблоны в формате PDF․

Все образцы можно сохранить в формате ․docx или ․pdf и использовать при заполнении реальной книги․

Трудовая книжка – важный документ, отражающий профессиональный путь работника․ Правильное и своевременное заполнение записей защищает интересы как сотрудника, так и работодателя․ Следуйте официальным инструкциям, используйте проверенные образцы и не забывайте о новых возможностях электронного ведения трудовых книжек․

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․