Дата актуализации:

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её правовой статус
2. Новый образец трудовой книжки (2024‑2026)
3. Как заполнять бумажную трудовую книжку: пошаговый алгоритм
4. Образец заполнения (таблица)
5. Электронная трудовая книжка: особенности и порядок заполнения
6. Типичные ошибки при заполнении
7. Часто задаваемые вопросы
8. Полезные ссылки и нормативные акты

Что такое трудовая книжка и её правовой статус

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66‑71), трудовая книжка является официальным свидетельством о трудовом стаже, праве на отпуск, пенсионных накоплениях и других трудовых гарантиях.

Основные функции трудовой книжки:

• Регистрация всех мест работы (включая периоды увольнения и перевода).
• Отражение длительности трудового стажа для назначения пенсии.
• Документальное подтверждение прав на отпуск, компенсацию и другие выплаты.
• Основа для получения копий и справок по требованию работника.

Новый образец трудовой книжки (2024‑2026)

С 1 января 2024 года в России введён новый образец трудовой книжки (форма № Т-2). Основные изменения:

• Увеличенный размер листов (формат А5, 210 × 148 мм) – удобнее хранить.
• Отдельный раздел «Электронная трудовая книжка» – QR‑код, позволяющий перейти к онлайн‑версии.
• Новые графы: «Код ОКТМО» организации, «Дата начала и окончания испытательного срока», «Основание увольнения (по статье)».
• Упрощённый дизайн: чёткие линии, шрифты без засечек, повышенная читаемость.

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. Вводный лист (данные о работнике).
2. Раздел «Трудовая деятельность» – записи о местах работы.
3. Раздел «Отпуск» – учёт отпускных дней.
4. Раздел «Электронная трудовая книжка» – QR‑код и ссылка на электронный реестр.
5. Последний лист – место для печати и подписи работодателя.

Как заполнять бумажную трудовую книжку: пошаговый алгоритм

Заполнение производится исключительно работодателем (или уполномоченным лицом) в присутствии работника. Ниже – детальная инструкция.

Шаг 1. Подготовка к заполнению

• Убедитесь, что у вас оригинал трудовой книжки работника.
• Проверьте, что в книжке нет прежних ошибок (при обнаружении – исправляйте согласно правилам).
• Подготовьте печать организации, подпись ответственного лица и чернильную ручку (чёрный или синий цвет).

Шаг 2. Заполнение вводного листа

1. Фамилия, имя, отчество – полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Серия и номер паспорта.
4. Код подразделения (по ОКТМО) – берётся из справки о месте жительства.
5. Дата выдачи паспорта и кем выдан.
6. Сведения о воинском учёте (если применимо).

Шаг 3. Запись о приёме на работу

1. Номер записи – 1 (первая запись в разделе «Трудовая деятельность»).
2. Дата приёма (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Наименование организации, её ИНН и ОКТМО.
4. Должность (полностью, без сокращений).
5. Трудовой договор № и дата его заключения.
6. Условия оплаты труда (оклад, тариф, премии).
7. Дата начала испытательного срока (если есть) и его продолжительность.
8. Подпись работодателя и печать.

Шаг 4. Запись о переводе, повышении, изменении условий

Каждое изменение фиксируется отдельной записью с новым номером (2, 3, …). Включайте:

• Дата изменения.
• Новая должность и/или подразделение.
• Основание (договор, приказ).
• Условия оплаты (если изменились).
• Подпись и печать.

Шаг 5. Запись об увольнении

1. Дата увольнения (ДД.ММ.ГГГГ).
2. Основание увольнения (по статье ТК РФ, например, ст. 81 «по собственному желанию»).
3. Номер приказа об увольнении и дата его издания.
4. Сведения о выплате компенсаций (если есть).
5. Подпись работодателя и печать.

Шаг 6. Запись об отпуске

В отдельном листе «Отпуск» фиксируются:

• Год, количество дней отпуска, даты начала и окончания.
• Подпись работодателя.

Шаг 7. Завершающие действия

• Проверьте, что все подписи и печати чётко видны.
• Сдайте работнику оригинал книжки и копию всех записей (по требованию).
• Сохраните электронную копию (скан) в архиве организации.

Образец заполнения (таблица)

Ниже – условный пример заполнения первой записи о приёме на работу.

Для последующих записей (перевод, повышение, увольнение) таблица заполняется аналогично, меняются только данные.

Электронная трудовая книжка: особенности и порядок заполнения

С 2024 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК), размещаемая в федеральном реестре «Госуслуги – Трудовой реестр». Основные моменты:

Как получить ЭТК

1. Работник регистрируется в личном кабинете Госуслуг и выбирает услугу «Электронная трудовая книжка».
2. Работодатель в системе «Электронный документооборот (ЭДО)» вносит данные о приёме, переводе и увольнении.
3. После подтверждения данных обе стороны получают уведомление на электронную почту.

Пошаговое заполнение в системе

• Авторизация – вход в личный кабинет работодателя (логин/пароль, двухфакторная аутентификация).
• Создание записи – выбираем «Добавить запись о трудовой деятельности»;
• Заполняем поля, аналогичные бумажному образцу (дата, ОКТМО, должность, договор, условия оплаты).
• Прикладываем скан-копию трудового договора и приказа в формате PDF (не более 5 МБ).
• Нажимаем «Отправить на подпись» – система автоматически формирует электронную подпись ответственного лица (ЭЦП).
• Работник получает уведомление и подтверждает запись своей ЭЦП.
• Запись считается завершённой, QR‑код в бумажной книжке автоматически обновляется.

Оформление увольнения в ЭТК

1. Создаём запись «Увольнение» – указываем дату, основание (статья ТК РФ) и номер приказа.
2. Прикладываем приказ об увольнении и расчётные документы.
3. Подписываем обеими сторонами (ЭЦП).
4. Система генерирует «Справку о трудовом стаже», доступную для скачивания.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери оригинала.
• Мгновенный доступ к данным для всех работодателей.
• Автоматический контроль корректности заполнения (валидация полей).
• Упрощённый процесс получения копий и справок.

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

• Пропуск даты начала работы. Всегда указывайте точную дату (ДД.ММ.ГГГГ).
• Неправильный код ОКТМО. Проверяйте в официальном реестре ОКТМО.
• Отсутствие подписи работодателя. Без подписи запись считается недействительной.
• Заполнение сокращёнными названиями должностей. Пишите полное название (например, «главный бухгалтер», а не «Гл. бух.»).
• Неоформленные испытательные сроки. Указывайте даты начала и окончания, даже если срок не предусмотрен – ставьте «—».
• Ошибки в номерах приказов. Номер и дата приказа должны точно соответствовать документу.
• Заполнение от руки чернилами, которые стекают. Используйте качественную черную или синюю ручку с плотным стержнем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли работнику подписывать каждую запись?

Трудовая книжка подписывается только работодателем. Работник подтверждает запись своей подписью только в случае электронного варианта (ЭТК).

Можно ли вносить исправления в уже заполненную запись?

Да, но только в случае явной ошибки. Исправление делается черной линией через ошибочный текст, рядом ставится подпись и печать работодателя с указанием причины исправления.

Как оформить запись о частичной занятости?

Указывайте в графе «Должность» полное название, а в графе «Условия оплаты» – «частичная занятость, 0,5 FTE», где FTE – полная ставка;

Что делать, если работник уволился, а книжка не была возвращена?

Работодатель обязан потребовать возврат книжки в течение 3 рабочих дней. При невозможности возврата (например, утеря) оформляется акт о потере, и работнику выдаётся дубликат.

Можно ли использовать электронную копию бумажной книжки в суде?

Да, при условии наличия нотариально заверенного скана и подтверждения подписи работодателя. Однако оригинал остаётся приоритетным документом.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – КонсультантПлюс
• Приказ Минтруда России № 354н от «Об утверждении формы трудовой книжки» – Минтруд РФ
• Справочник ОКТМО – Госуслуги
• Электронная трудовая книжка – Госуслуги – Трудовой реестр
• Руководство по работе с ЭДО – ЭДО Минтруд России

Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий профессиональный путь сотрудника. Правильное заполнение (как бумажного, так и электронного варианта) гарантирует отсутствие проблем при оформлении пенсии, получении отпускных и защите трудовых прав. Следуйте приведённому алгоритму, проверяйте каждую запись и используйте электронные сервисы для упрощения процесса – тогда ваша трудовая книжка будет надёжным и законным подтверждением вашего стажа.

Помните: любые неточности в трудовой книжке могут стать причиной отказа в пенсионных выплатах и других социальных гарантиях. Поэтому уделяйте заполнению максимум внимания.