Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и условия работы. В России с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев, а также в странах СНГ, где его использование закреплено в законодательстве.
Что такое трудовая книжка?
- Бумажная трудовая книжка – классический документ, выдаваемый работодателем при приёме.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, который хранится в системе «СЗВ‑ТД» (Система зачисления и выдачи трудовых книжек).
Оба варианта содержат одинаковую информацию: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, начисленные отчисления и т.д. В случае несовпадения данных в бумажной и электронной версии работник имеет право требовать корректировки.
Как оформить трудовую книжку?
2.1 Бумажная трудовая книжка
- При приёме на работу работник получает экземпляр трудовой книжки от работодателя.
- В первой строке записывается дата приёма, должность, место работы и сведения о работодателе.
- При каждом изменении условий работы (смена должности, места работы, увольнение) в книжке фиксируются новые строки.
- В конце каждой строки указываются даты начала и окончания работы, а также причина изменения.
2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Работодатель регистрирует работника в системе «СЗВ‑ТД».
- В системе автоматически создаётся электронный документ, который можно открыть и распечатать по запросу.
- Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в системе в реальном времени.
- При необходимости работник может получить копию ЭТК в формате PDF.
Внесение записей в трудовую книжку
3.1 Добавление пропущенной записи
Если в трудовой книжке пропущена запись о работе, её можно внести после всех заполненных строк. Работник может самостоятельно обратиться в организацию, которая не внесла запись, и попросить её добавить.
- Для бумажной книжки работник подает заявление с копией трудового договора.
- Для ЭТК работодатель вносит запись через портал «СЗВ‑ТД».
3.2 Корректировка ошибок
При обнаружении ошибки в записи (неправильная дата, должность, причина увольнения) работник имеет право потребовать исправление; Процедура:
- Подать письменное заявление в отдел кадров с копией трудового договора и доказательствами.
- Отдел кадров проверяет данные и вносит исправление.
- В бумажной книжке ставится отметка «Исправлено» с датой и подписью ответственного лица.
- В ЭТК запись автоматически обновляется.
Специальные случаи
- Работник без бумажной трудовой книжки (например, гражданин Узбекистана) может получить электронную трудовую книжку, а при необходимости – бумажный экземпляр по запросу.
- Украинские работники с двойным языком (украинский и русский) – записи дублируются на обоих языках, но в России требуется русскоязычная версия.
- Дистанционные работники – в некоторых случаях допускается ведение только электронной трудовой книжки, но при необходимости можно оформить бумажный вариант.
Почему важно правильно оформлять трудовую книжку?
Неправильное оформление может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, начислении отпускных и других выплат. Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих стаж работы, поэтому любые ошибки могут привести к потере части пенсионных накоплений.
Как получить копию трудовой книжки?
- Для бумажной книжки работник может запросить копию в отделе кадров.
- Для ЭТК – через портал «СЗВ‑ТД» можно скачать PDF‑копию.
- При необходимости копия может быть выдана в печатном виде в отделе кадров.
В 2026 году электронные трудовые книжки стали стандартом, но бумажный вариант остаётся актуальным в ряде ситуаций. Важно знать правила оформления, внесения записей и корректировки ошибок, чтобы избежать проблем с пенсионными и трудовыми правами. Всегда сохраняйте копии всех документов и при необходимости консультируйтесь с отделом кадров или юристом.