Заполнение трудовой книжки – обязательная процедура при приёме на работу. Сроки её оформления регулируются Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами, действующими в 2026 году. В статье рассмотрены сроки для бумажных и электронных трудовых книжек, особенности их ведения и рекомендации для работодателей.
Нормативная база
- ТК РФ, ст. 65 – работник обязан представить документ, подтверждающий трудовую деятельность (трудовую книжку или сведения о ней) при приёме на работу.
- ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» и Приказ Минтруда России № 702н от – порядок заполнения и ведения трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Постановление Правительства РФ № 1155 от – переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с , сохранение возможности использования бумажных бланков.
Сроки заполнения бумажной трудовой книжки
Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб, бумажная трудовая книжка должна быть заполнена не позднее пяти рабочих дней со дня:
- подписания трудового договора;
- или издания приказа (распоряжения) о приёме на работу.
Это требование следует из пункта 2.1 Приказа Минтруда № 702н и подтверждается разъяснениями КонсультантПлюс (2026). Если работник предоставил свою книжку при приёме, кадровая служба делает в ней запись о приёме в указанный срок. Если книжка отсутствует, работник обязан её представить в течение тех же пяти рабочих дней; иначе работодатель имеет право приостановить допуск к работе до предоставления документа.
Сроки заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
Электронные сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1; Сроки подачи зависят от типа кадрового события:
- Приём на работу: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или подписания трудового договора.
- Увольнение: не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.
- Иные кадровые перемещения (перевод, отпуск и т.д.): в течение пяти рабочих дней с даты события.
Таким образом, для ЭТК срок значительно короче – фактически «на часы», а не на дни. Это связано с необходимостью оперативного обновления данных в СФР для корректного начисления страховых взносов и пособий.
Особенности и исключения
- Если работник ранее перешёл на ЭТК и у него нет бумажной книжки, при приёме на работу он не обязан предоставлять бумажный документ. Достаточно подтвердить наличие электронного лицевого счета в СФР.
- Бланки бумажных трудовых книжек, выпущенные до 2026 года (например, 2003 года), остаются действительными и могут использоваться до их полного исчерпания. Запрета на их использование в 2026 году нет.
- В случае утери или повреждения бумажной книжки работник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом. Новый работодатель заполняет дубликат в те же сроки (пять рабочих дней) после получения документа.
Пошаговая инструкция для работодателя (2026 год)
- Приём документов от кандидата (паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовая книжка или выписка из ЭТК).
- Проверка наличия трудовой книжки или подтверждения электронного учёта.
- Подписание трудового договора и издание приказа о приёме на работу.
- Заполнение трудовой книжки:
- Бумажная – внести запись о приёме в течение пяти рабочих дней.
- Электронная – отправить форму ЕФС‑1 в СФР не позднее следующего рабочего дня.
- Хранение оригинала трудовой книжки (если она бумажная) в личном деле сотрудника;
- Контроль своевременности подачи сведений в СФР (особенно при увольнении).
Практические рекомендации
- Ведите внутренний журнал учёта дат приёма и дат заполнения трудовых книжек – это упрощает проверку инспекцией труда.
- Автоматизируйте отправку формы ЕФС‑1 через кадровую систему (1С, SAP и т.п.) – так вы гарантированно соблюдаете срок «следующего рабочего дня».
- Обучите кадровых специалистов изменениям 2026 года: разницу между бумажным и электронным оформлением, а также порядок выдачи дубликатов.
- При переходе на ЭТК храните подтверждение регистрации в СФР (выписку из лицевого счета) в личном деле сотрудника – это заменит бумажную книжку при необходимости.
Срок заполнения трудовой книжки зависит от её формы:
- Бумажная трудовая книжка: не позднее пяти рабочих дней после подписания трудового договора или приказа о приёме на работу.
- Электронная трудовая книжка: не позднее следующего рабочего дня после того же события (приказ или договор).
Соблюдение этих сроков обеспечивает законность трудовых отношений, исключает штрафы со стороны инспекции труда и гарантирует корректный учёт страховых взносов в СФР. Рекомендуется закрепить указанные сроки во внутренних нормативных актах организации и контролировать их исполнение на всех этапах кадрового учёта.