Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовой стаж работника;
• Фиксирует все места работы, должности и периоды трудовой деятельности;
• Является основанием для начисления пенсии;
• Используется при назначении пособий и льгот;
• Может служить доказательством в суде при возникновении трудовых споров.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка оформляется на всех работников, проработавших свыше 5 дней, за исключением:

• Работников, заключивших трудовой договор на срок до 5 дней;
• Совместителей (если по основному месту работы уже есть трудовая книжка);
• Лиц, работающих по гражданско-правовым договорам;
• Работников, впервые поступивших на работу (с 2020 года им выдается бумажная трудовая книжка только при утрате предыдущей).

Какие бывают трудовые книжки в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Классический вариант, который выдается работнику при первом трудоустройстве или в случае утраты предыдущей книжки. Ведется в бумажном виде, хранится у работодателя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Введена в 2020 году. Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР). Работодатель обязан:

• Создать ЭТК при первом трудоустройстве;
• Вносить записи в электронном виде;
• Предоставлять работнику доступ к информации через личный кабинет на сайте Госуслуги или портал СФР;
• По запросу работника выдавать бумажную выписку из ЭТК.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней;
• Обеспечивать сохранность трудовой книжки;
• Вносить записи в день издания приказа о приеме на работу;
• Использовать только официальные бланки, утвержденные Минтрудом;
• Соблюдать установленные формы и порядок внесения записей;
• Выдавать дубликат при утрате трудовой книжки;
• Предоставлять копии записей по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней.

Требования к ведению книг учета

Для учета трудовых книжек работодатель должен:

• Иметь книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей;
• Пронумеровать и прошнуровать книгу;
• Завершить подписью руководителя и печатью (при наличии);
• Хранить книгу в течение 75 лет с даты последней записи.

Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Проверка наличия трудовой книжки у работника

Перед заполнением необходимо:

• Уточнить у работника, есть ли у него трудовая книжка;
• Если есть, запросить её для внесения записи;
• Если нет (например, у впервые трудоустроившихся) — оформить новую.

Шаг 2. Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при выдаче дубликата или вкладыша. В остальных случаях — только при первом оформлении книжки.

Правила заполнения:

• Все записи делаются чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть разборчивыми и без помарок;
• Не допускается использование корректора;
• Исправления вносятся путем аккуратного зачеркивания и внесения правильной записи на полях;
• Нельзя зачеркивать ранее внесенные данные — только дополнять.

Шаг 3. Внесение записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:

Как правильно оформить:

1. Номер записи — сквозная нумерация в пределах всего документа;
2. Дата — дата издания приказа о приеме на работу;
3. Сведения, полное наименование должности и структурного подразделения (если есть);
4. На основании чего — реквизиты приказа (номер и дата);
5. Запись заверяется подписью ответственного лица (как правило, кадрового работника) и печатью организации (при наличии).

Пример полной записи:

Шаг 4. Заполнение сведений о работнике

Если работник принес трудовую книжку, необходимо:

• Убедиться, что ьный лист заполнен;
• Проверить наличие всех предыдущих записей;
• При необходимости — внести корректирующие записи;
• Сделать запись о приеме на текущую работу.

Шаг 5. Выдача трудовой книжки работнику

После внесения записи:

• Работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек;
• Ему выдается трудовая книжка под роспись;
• В книге делается отметка о выдаче с указанием даты и подписи получателя.

Особые случаи при заполнении трудовой книжки

Прием на работу без трудовой книжки

Если у работника нет трудовой книжки:

• Работодатель не обязан выдавать новую;
• При утрате книжки — оформляется дубликат;
• В трудовой книжке делается запись: «Выдана новая трудовая книжка взамен утраченной».

Прием на работу по совместительству

Если работник уже имеет трудовую книжку по основному месту работы:

• Запись о приеме по совместительству в трудовую книжку не вносится;
• Исключение, если работник просит внести запись;
• В этом случае запись делается на общих основаниях.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если допущена ошибка:

• Нельзя использовать корректор;
• Зачеркнуть неверную запись одной чертой;
• На полях или в следующей строке внести правильную запись;
• Указать основание исправления (например: «Исправленному верить»);
• Заверить подписью ответственного лица и печатью (при наличии).

Заполнение для удаленных работников

Для дистанционных сотрудников:

• Запись вносится в общем порядке;
• В графе «На основании чего» указывается реквизиты электронного приказа;
• Можно использовать электронную подпись для заверения записи;
• Работник получает трудовую книжку лично или по почте (с обязательной описью вложения).

Что делать, если трудовая книжка утеряна

Если работник потерял трудовую книжку:

1. Получить от работника заявление о выдаче дубликата;
2. Опубликовать объявление в газете или на сайте организации о потере;
3. Подождать 15 дней (срок для возможного возврата книжки);
4. Оформить дубликат при отсутствии возврата;
5. В дубликате указать все периоды работы на основании документов (копий приказов, трудовых договоров и т.д.);
6. Сделать отметку: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».

Электронная трудовая книжка: как оформить в 2026 году

Когда оформляется ЭТК

Электронная трудовая книжка оформляется:

• При первом трудоустройстве работника;
• При отсутствии бумажной трудовой книжки;
• По желанию работника (если он переходит с бумажной на электронную).

Как внести запись в ЭТК

Работодатель должен:

1. Войти в личный кабинет на сайте ЕСИА Госуслуг;
2. Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка»;
3. Внести сведения о приеме на работу;
4. Подписать запись электронной подписью;
5. Уведомить работника о внесенной записи через личный кабинет.

Как работник может получить информацию из ЭТК

Работник может:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
• Войти в личный кабинет на сайте ПФР;
• Посмотреть всю историю трудовой деятельности;
• Заказать бумажную выписку из ЭТК;
• Получить уведомления о новых записях.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли заполнять трудовую книжку карандашом?

Ответ: Нет. Записи в трудовой книжке должны вноситься чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша не допускается.

Вопрос 2. Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет. Записи должны вноситься в день издания приказа о приеме на работу или другого кадрового решения. Внесение записей задним числом не допускается.

Вопрос 3. Можно ли выдать трудовую книжку работнику на руки до внесения записи?

Ответ: Нет. Трудовая книжка выдается работнику только после внесения записи о приеме на работу.

Вопрос 4. Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?

Ответ: Работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
• Указать срок (как правило, 3 дня);
• При неявке, отправить трудовую книжку по почте с описью вложения;
• Сделать отметку в книге учета о направлении уведомления.

Вопрос 5. Можно ли использовать трудовую книжку, заполненную от руки?

Ответ: Да, но только если записи разборчивы и соответствуют установленным требованиям. Предпочтительно использовать печатные формы.

Чтобы правильно заполнить трудовую книжку при трудоустройстве, следуйте этим советам:

1. Используйте только официальные бланки трудовой книжки, утвержденные Минтрудом;
2. Вносите записи чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
3. Следуйте установленной форме и порядку внесения записей;
4. Не допускайте помарок и исправлений — при ошибке зачеркните и внесите правильную запись;
5. Соблюдайте сроки внесения записей (в день издания приказа);
6. Храните трудовую книжку в сейфе или металлическом шкафу;
7. Выдавайте копии по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней;
8. Уведомляйте работника о внесенных записях в ЭТК;
9. Следите за изменениями законодательства — правила могут обновляться;
10. Проводите обучение кадровых работников по правилам ведения трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на 23 мая 2026 года.
Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда России от № 320н, Федеральный закон от № 439-ФЗ.