Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Внести в неё сведения о периодах работы необходимо как при приёме на работу, так и при изменении условий труда, увольнении или восстановлении утерянных записей. Ниже подробно рассмотрены порядок внесения стажа в бумажную и электронную трудовую книжку, необходимые документы и особенности расчёта стажа для больничного и пенсии.

Что такое трудовая книжка и зачем в неё вносить стаж

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). В неё вносятся:

• дата приёма на работу и увольнения;
• название организации, должность, вид трудовой деятельности;
• основания для увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).

Сведения из трудовой книжки используются для:

• подтверждения страхового стажа при назначении пенсии;
• расчёта больничного и других социальных выплат;
• подтверждения опыта работы при приёме на новую работу.

Внесение стажа в бумажную трудовую книжку

При приёме на работу

Согласно инструкции о порядке ведения трудовых книжек, при приёме на работу сотрудник должен предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• военный билет (для лиц призывного возраста);
• образование и квалификационные документы (при необходимости).

Работник кадровой службы оформляет запись о приёме:

1. В колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма.
2. В колонке «Наименование организации» – полное название работодателя.
3. В колонке «Должность, вид работ» – занимаемая должность и краткое описание трудовых функций.
4. В колонке «Основание приёма» – номер и дата трудового договора или приказа о приёме.
5. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя или кадрового специалиста) и печатью организации.

При увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносится запись об окончании трудового договора:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись и печать организации.

Внесение стажа за предыдущие периоды (если записей нет)

Если у работника отсутствуют записи о периодах работы до определённой даты, стаж можно подтвердить иными документами:

• справками от бывших работодателей;
• выписками из приказов о приёме и увольнении;
• лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы;
• архивными справками из пенсионного фонда или социального страхования.

Эти документы должны быть подписаны руководителем организации и заверены печатью (см. п. 4.1 Инструкции о порядке подтверждения трудового стажа). После проверки кадровик вносит соответствующую запись в трудовую книжку, ссылаясь на представленные документы.

Внесение стажа в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года работники могут вести трудовую книжку в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Электронная трудовая книжка формируется в системе Социального фонда РФ и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Как завести ЭТК

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки через работодателя или непосредственно в Социальный фонд.
2. Работодатель формирует и направляет сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (первый раздел формы – сведения о приёме, переводе, увольнении).
3. После получения данных Социальный фонд создаёт запись в ЭТК.

Как внести данные о стаже в ЭТК

Внесение сведений в электронную трудовую книжку осуществляется работодателем путем подачи формы ЕФС-1. В форме указываются:

• период работы (дата приёма и даты увольнения);
• наименование организации и её ИНН;
• должность, вид трудовой деятельности;
• основание записи (приказ, договор и т.д.).

Если работник хочет добавить сведения о периодах работы, предшествующих 2020 году (бумажная трудовая книжка или архивные справки), он может:

• предоставить работодателю копии документов (справки, выписки из приказов, лицевые счета);
• работодатель оформит соответствующую запись в форме ЕФС-1, ссылаясь на представленные документы;
• Социальный фонд внесёт эти данные в ЭТК.

Получение выписки из ЭТК

Выписку можно получить:

• через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Электронная трудовая книжка»);
• в Многофункциональном центре (МФЦ) по заявлению;
• в территориальном органе Социального фонда.

Выписка имеет юридическую силу и может использоваться для подтверждения стажа при назначении пенсии, больничного и других выплат.

Документы, подтверждающие трудовой стаж

Для подтверждения стажа (в т.ч. при внесении в трудовую книжку) могут использоваться следующие документы:

• трудовая книжка установленного образца (основной документ);
• справки от работодателей, заверенные подписью и печатью;
• выписки из приказов о приёме и увольнении;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• выписки из электронной трудовой книжки (форма ЕФС-1);
• архивные справки из пенсионного фонда или социального страхования.

Все документы должны быть подписаны уполномоченным лицом организации и заверены печатью (п. 4.1 Инструкции о порядке подтверждения трудового стажа).

Расчёт стажа для больничного и социальных выплат

Для расчёта больничного листа используется страховой стаж, который определяется как сумма всех периодов трудовой деятельности, за которые были сделаны отчисления в Фонд социального страхования.

Порядок расчёта:

1. Собираются все записи о приёме и увольнении из трудовой книжки (или выписки из ЭТК).
2. Для каждого периода определяется продолжительность в днях (с учётом перерывов, если они не включены в стаж).
3. Суммируются все дни, после чего переводятся в годы и месяцы (1 год = 365 дней, 1 месяц = 30 дней – условно, для целей соцвыплат).
4. Полученный страховой стаж используется в формуле расчёта пособия по временной нетрудоспособности (процент от среднего заработка зависит от длительности стажа).

Если у работника электронная трудовая книжка, страховой стаж рассчитывается на основании данных, внесённых работодателем в форму ЕФС-1 (п. 9 Правил N 585н).

Как исправить или дополнить сведения о стаже

Ошибки в трудовой книжке можно исправить двумя способами:

• В бумажной трудовой книжке: ошибочная запись зачёркивается одной чертой, сверху пишется правильная информация, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• В электронной трудовой книжке: работодатель подаёт уточнённую форму ЕФС-1 с правильными данными; Социальный фонд заменяет неверную запись на правильную.

Для добавления периодов работы, отсутствующих в книжке, необходимо предоставить подтверждающие документы (см. пункт 4) и оформить новую запись либо в бумажную, либо в электронную форму.

Полезные советы

• Всегда проверяйте правильность дат и названий организаций перед подписанием записи;
• Храните копии всех справок и выписок – они могут понадобиться при восстановлении утерянной трудовой книжки.
• При переходе на электронную форму трудовой книжки сохраняйте бумажный экземпляр до полной проверки данных в ЭТК.
• Если вы обнаружили расхождение между бумажной и электронной книжкой, немедленно информируйте работодателя и Социальный фонд.
• Для подтверждения стажа до 2002 года (когда отчисления в ПФР не производились) используйте справки о заработке и ведомости на выплату зарплаты.

Внесение стажа в трудовую книжку – важная процедура, которая напрямую влияет на право на пенсию, больничное и другие социальные выплаты. Независимо от того, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде, ключевыми моментами являются:

• своевременное и точное оформление записей о приёме и увольнении;
• использование подтверждающих документов (справки, приказы, лицевые счета);
• правильное заверение записей подписью и печатью организации;
• при необходимости – исправление ошибок и добавление недостающих периодов через установленные процедуры.

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён полностью и без лишних задержек при обращении в пенсионный фонд, ФСС или иные государственные органы.