Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на то, что генеральный директор (ГД) является руководителем организации, он не исключение из правил трудового законодательства. По закону, директор — это наемный работник, и его трудовые отношения с организацией оформляются точно так же, как и у обычного сотрудника. Однако есть важные нюансы, связанные с основанием приема, формулировками записей и документами-основаниями. Ниже — подробное руководство по заполнению трудовой книжки директора в 2026 году.

Директор — это работник: основные принципы

Многие ошибочно полагают, что директор «сам себе работодатель», особенно если он является единственным учредителем ООО. Это заблуждение. Согласно статье 20 Трудового кодекса РФ, директор — это работник, заключающий трудовой договор с юридическим лицом (ООО, АО, ИП и т.д.).

• Даже если директор — единственный учредитель, он должен быть оформлен как сотрудник по трудовому договору.
• Трудовая книжка вносится в обязательном порядке, если работник не оформил заявление на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК).
• С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда № 320н от ).

Основания для записи о приеме на работу директора

В отличие от обычного сотрудника, которого принимают на основании приказа о приеме на работу, директора принимают на основании решения учредителей. Это ключевое отличие.

В графу 4 трудовой книжки («Основание») вносятся следующие данные:

• Если в организации несколько участников — указывается протокол общего собрания участников (ООО) или решение акционеров (АО).
• Если директор, единственный участник — указывается решение единственного участника.
• Дополнительно можно указать приказ директора о вступлении в должность (если он уже назначен и издал его сам).

Пример записи в графе 4:

«Протокол № 3 от общего собрания участников ООО «Ромашка»»

Важно! Не указывайте «приказ о приеме на работу» как единственное основание — это будет нарушением. Приказ о приеме — это внутренний кадровый документ, но не правовое основание для назначения директора.

Формулировка записи о назначении на должность

Графа 3 («Сведения о работе») заполняется следующим образом:

• Наименование организации — полностью, как в учредительных документах.
• Должность — «Генеральный директор» (не «директор», не «руководитель»).
• Формулировка — «назначен» или «избран»?

Согласно статье 68 ТК РФ и разъяснениям Минтруда, допустимы оба варианта:

• «Назначен» — если директор назначается по решению учредителей (чаще в ООО).
• «Избран», если директор избирается на собрании (чаще в АО или при наличии совета директоров).

Пример записи в графе 3:

«Назначен на должность генерального директора ООО «Ромашка»»

Важно! Не пишите «принят на работу», «устроен», «зарегистрирован» — это не соответствует закону. Только «назначен» или «избран».

Прием на работу по совместительству

Если директор уже работает в другой организации и принимает должность в новой — это совместительство; В этом случае запись в трудовой книжке должна содержать указание на совместительство.

Пример записи:

«Назначен на должность генерального директора ООО «Ромашка» по совместительству»
Основание: Протокол № 5 от общего собрания участников

Это требование закреплено в статье 60.1 ТК РФ. Без указания «по совместительству» запись считается неправильно оформленной и может быть признана недействительной при проверке.

Исполняющий обязанности директора: нужно ли запись?

Нет, запись в трудовую книжку не вносится, если сотрудник временно исполняет обязанности директора.

Исполнение обязанностей — это временное распределение функций, а не назначение на должность. Оно оформляется приказом по организации (например, «Временно исполняющий обязанности генерального директора»), но не требует внесения записи в трудовую книжку.

Исключение: если временный исполнитель обязанностей получает официальное назначение на должность (например, по решению учредителей), тогда — обязательно вносится запись.

Увольнение директора: как оформить запись

Увольнение директора происходит по тем же основаниям, что и у других сотрудников, но с учетом специфики:

• По собственному желанию — запись: «Уволен по собственному желанию».
• По инициативе учредителей — «Уволен по решению общего собрания участников».
• По соглашению сторон, «Уволен по соглашению сторон».
• При ликвидации организации, «Уволен в связи с ликвидацией организации».

Основание в графе 4: номер и дата решения учредителей или протокола собрания, на основании которого произошло увольнение.

Пример:

«Уволен по решению единственного участника ООО «Ромашка» от № 7»

Важно: директор не может уволить себя сам — увольнение оформляется решением учредителей (или единственного участника).

Электронная трудовая книжка и директор

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки — ему оформляется ЭТК.

Для директора это не исключение:

• Если директор подал заявление на ЭТК — бумажная книжка не ведется.
• Если директор не подал заявление, бумажная книжка ведется, как и у всех.
• В случае, если директор — единственный работник в компании (например, ИП), он может выбрать любой вариант.

При этом книга учета движения трудовых книжек (и бланков) ведется на бумажном носителе, даже если все сотрудники имеют ЭТК.

Ответственность за ведение трудовой книжки

В любой организации, включая ООО с одним директором, должен быть назначен ответственный за ведение трудовых книжек. Это может быть:

• Сам директор (если он не является единственным работником).
• Кадровик.
• Бухгалтер (если нет кадровой службы).

Ответственность за ошибки в трудовой книжке несет работодатель — штрафы по статье 5.27 КоАП РФ могут достигать 50 000 рублей для юрлица.

Образец заполнения трудовой книжки директора (прием и увольнение)

Прием на работу:

Увольнение:

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Указание «приказ о приеме» как основание. Исправление: Только протокол или решение учредителей.
2. Ошибка: Запись «принят на должность». Исправление: Только «назначен» или «избран».
3. Ошибка: Не указать «по совместительству». Исправление: Обязательно добавить эту фразу.
4. Ошибка: Не вносить запись при назначении директора в новой компании. Исправление: Даже если директор — учредитель — запись обязательна.
5. Ошибка: Использовать старую форму трудовой книжки. Исправление: С, только новая форма (с 12 страницами).

Трудовая книжка директора — это не роскошь, а обязательное требование закона. Несмотря на его высокий статус, директор — это работник, и его трудовые отношения должны быть оформлены в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ. Ошибки в заполнении могут привести к штрафам, признанию трудового договора недействительным или отказу в начислении пенсии.

Рекомендации:

• Всегда используйте новую форму трудовой книжки (с 2023 года).
• Основание для приема — решение учредителей, а не приказ.
• Формулировка, «назначен» или «избран».
• Если совместительство, обязательно указать.
• Ведите книгу учета трудовых книжек — даже если все ЭТК.

Правильно оформленная трудовая книжка, это не только формальность, но и защита прав директора и компании в случае проверок, споров или пенсионного обеспечения.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в трудовом законодательстве на официальном сайте Минтруда РФ.