Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника; Для индивидуального предпринимателя (ИП), который является работодателем, соблюдение правил её оформления является обязательным и регулируется Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 855.

Подготовительный этап: что нужно знать перед внесением записи

Виды трудовых книжек

• Бумажная — традиционный формат, выдаётся работнику при приёме на работу, если у него её нет.
• Электронная — с 1 января 2021 года все новые трудовые книжки ведутся в электронном виде в реестре ФСС. Работник может получить выписку из неё. Бумажный вариант выдается только по письменному заявлению работника.

Обязательные реквизиты записи

Каждая запись в трудовой книжке (приём, перевод, увольнение) должна содержать:

1. Дату записи.
2. ФИО работника (полностью, как в паспорте).
3. Дату заключения/расторжения трудового договора.
4. Основание для записи (номер и дата приказа/распоряжения ИП).
5. Текст записи, соответствующий форме из ТК РФ.
6. Подпись руководителя организации (ИП) или уполномоченного лица.
7. Оттиск печати организации (для ИП — печать с наименованием «Индивидуальный предприниматель [ФИО]» и ОГРНИП).

Пошаговая инструкция по внесению записи об увольнении

Шаг 1: Подготовка документального основания

На основании приказа (распоряжения) ИП об увольнении. Приказ должен быть составлен в соответствии с статьёй 81 ТК РФ (увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).

Шаг 2: Определение правильной формулировки

Текст записи должен точно соответствовать основанию увольнения. Примеры:

• По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ): «Уволен по собственному желанию, согласно ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации, на основании приказа № … от …»
• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ): «Уволен по соглашению сторон, согласно ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации, на основании приказа № ..; от …»
• По истечении срока договора (ст. 79 ТК РФ): «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, согласно ст. 79 Трудового кодекса Российской Федерации, на основании приказа № … от …»

Запрещено вносить записи, не соответствующие фактическим причинам увольнения (например, писать «по собственному желанию», если увольнение было по сокращению штата).

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается на последней свободной странице с указанием порядкового номера.

Пример оформления для бумажной книжки:

 № записи: 5
 Дата записи: 
 [Дата приказа] УВОЛЕН [Дата увольнения]
 по собственному желанию, согласно ст. 80 Трудового кодекса
 Российской Федерации, на основании приказа № 45-к от .
 Подпись: _________________ / [ФИО ИП] /
 Печать ИП
 

Шаг 4: Передача сведений в ФСС

Независимо от вида книжки (электронная или бумажная), ИП обязан в первый день месяца, следующего за месяцем увольнения, передать сведения о трудовой деятельности работника (включая запись об увольнении) в Фонд социального страхования (ФСС) в электронном виде. Это делается через личный кабинет на сайте ФСС или с помощью программного обеспечения.

Особенности для ИП: что нужно учесть

• Печать: ИП обязан иметь собственную печать с наименованием «Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество]» и указанием ОГРНИП. Оттиск этой печати ставится на каждую запись в бумажной книжке.
• Подпись: Подписывает запись сам ИП (как работодатель) или уполномоченное им лицо (например, бухгалтер) по доверенности.
• Хранение: ИП хранит трудовые книжки (как электронные, так и бумажные) своих бывших работников в течение 75 лет. Бумажные книжки, в безопасном месте, защищённом от пожара и воды.
• Выдача при увольнении: При увольнении работнику обязательно выдают его трудовую книжку (бумажную) в день увольнения. При наличии электронной книжки работник должен быть уведомлён о внесённой записи.

Типичные ошибки ИП и последствия

• Неправильная формулировка основания увольнения. Последствие: работник может обратиться в суд с требованием изменить запись и взыскать компенсацию морального вреда.
• Отсутствие печати или подписи. Последствие: запись может быть признана недействительной, что повлияет на стаж работника.
• Задержка внесения записи или передачи сведений в ФСС. Последствие: административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф).
• Внесение записи после увольнения, но до выдачи книжки. Запись должна быть сделана до или в день выдачи документа работнику.

Для ИП процесс внесения записи в трудовую книжку — это юридически ответственное действие. Ключевые шаги: правильный приказ → точная формулировка по ТК РФ → своевременная запись с печатью и подписью → передача сведений в ФСС. При наличии сомнений в формулировках или процедуре рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву, чтобы избежать споров и штрафов.