Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую биографию работника в России. Вопрос о её необходимости и порядке оформления для иностранных граждан часто вызывает затруднения у кадровых служб. В статье разберём, какие нормы регулируют этот процесс, какие формы трудовых книжек признаются в РФ, какие документы нужны от работника и какие действия обязан выполнить работодатель.
Правовая база
Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, находятся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) и в нормативных актах Минтруда:
- Статьи 65‑66 ТК РФ – каждый гражданин, официально трудоустроенный в РФ, обязан иметь трудовую книжку.
- Статья 11 ТК РФ – порядок оформления трудовых отношений с иностранными гражданами.
- Приказ Минтруда России от № 442н «Об образцах трудовых книжек», а также последующие разъяснения (2021‑2023 годы) о применении электронных трудовых книжек (ЭТК).
Какие формы трудовых книжек признаются в России?
На территории РФ действуют два официальных образца бумажных трудовых книжек:
- Трудовая книжка образца 1974 года – выпускается в странах бывшего СССР и в России.
- Трудовая книжка образца 2004 года – современный образец, применяемый в России с 2004 г.
Любая другая книжка (например, украинская, белорусская, казахстанская, образцы 1938‑го года) не считается действительной на территории РФ, если её форма не соответствует вышеуказанным образцам.
Когда иностранному работнику нужна российская трудовая книжка?
Согласно ТК РФ, трудовая книжка обязана вестись у:
- Граждан России.
- Иностранных граждан, которые уже имеют в РФ трудовую книжку образца 1974/2004 г. (например, работали в России до 1991 г. или получили её после переоформления).
- Иностранных граждан, впервые устраивающихся на работу в России после г., если они не выбрали электронный вариант (ЭТК) и не находятся в категории работников, освобождённых от ведения бумажных книжек.
Если у иностранца нет российской трудовой книжки, но он имеет заграничную трудовую книжку (на иностранном языке), работодатель обязан:
- Оценить её соответствие образцам 1974/2004 г.;
- Если книжка не соответствует – выдать работнику новую российскую трудовую книжку (образец 2004 г.) и внести в неё запись о приёме.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г. в России введена возможность вести трудовую книжку в электронном виде. При этом:
- ЭТК может использоваться как заменитель бумажной книжки для всех работников, включая иностранных граждан.
- Работодатель обязан оформить электронный профиль в системе Госуслуги и обеспечить доступ работника к его ЭТК.
- Если работник отказывается от ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную книжку, если это требуется законодательством.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Проверка наличия действующей трудовой книжки
При приёме на работу запросите у иностранного соискателя:
- Трудовую книжку (если есть) – проверьте образец (1974/2004 г.) и язык записи.
- Паспорт (заграничный) и миграционную карту (если требуется виза).
- Справку о регистрации по месту пребывания (при наличии).
Шаг 2. Оценка необходимости выдачи новой книжки
Если книжка соответствует образцам 1974/2004 г., просто внесите запись о приёме. Если книжка иностранного образца или её нет – оформляйте новую:
- Запросите у работника заявление «О выдаче трудовой книжки».
- Выдайте книжку образца 2004 г. (или оформите ЭТК).
- Внесите запись о приёме, указав:
- Дата приёма;
- Наименование организации;
- Должность;
- Ставка заработной платы;
- Срок испытательного периода (если есть).
Шаг 3. Сбор дополнительных документов
Для корректного оформления трудовой книжки могут потребоваться:
- Свидетельство о рождении (для указания семейного положения, если требуется).
- Документы о браке/разводе (если в книжке указываются фамилия и имя супруги/супруга).
- Справка об отсутствии судимостей (в некоторых отраслях).
- Водительское удостоверение (если работа связана с управлением транспортом).
- Пенсионное страховое свидетельство (для расчёта страховых взносов).
Шаг 4. Внесение записей о последующих изменениях
В течение трудового пути в России в книжку вносятся:
- Переводы (перемещения внутри организации, перевод в другое подразделение).
- Повышения (изменение должности, оклада).
- Отпуска (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск).
- Увольнение (с указанием даты, причины, ссылки на ТК РФ).
Особенности оформления для отдельных категорий иностранцев
6.1 Иностранцы без визы (въезд по безвизовому режиму)
Для граждан стран, имеющих безвизовый режим с РФ, обязательность трудовой книжки сохраняется. Приём на работу осуществляется на основании миграционной карты и договора. Трудовая книжка выдаётся в обычном порядке.
6.2 Иностранные граждане с ВКС (временный вид на жительство)
Работодатели обязаны вести бумажную трудовую книжку, если работник не перешёл на ЭТК. При наличии ВКС документ считается аналогом российского паспорта, но не заменяет трудовую книжку.
6.3 Работники из стран СНГ, имеющие советскую трудовую книжку 1974 г.
Если книжка соответствует образцу 1974 г., её можно использовать в России без замены. Важно, чтобы записи были на русском языке или сопровождались официальным переводом.
Перевод и двуязычность записей
Трудовая книжка должна быть оформлена на русском языке. Если у иностранца есть запись на иностранном языке, работодатель обязан:
- Сделать официальный перевод записи (нотариально заверенный) и приложить к оригиналу.
- Внести новую запись в российскую книжку на русском языке, указав оригинальный иностранный текст в скобках (по желанию).
Двуязычные книжки (русский + иностранный) не признаются официально, если они не соответствуют образцам 1974/2004 г.
Налоги и страховые взносы
Независимо от наличия трудовой книжки, работодатель обязан перечислять:
- Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд социального страхования;
- Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13 % (для резидентов) или 30 % (для нерезидентов), если иное не предусмотрено международным соглашением.
Если у работника есть трудовая книжка иностранного образца, это не влияет на порядок уплаты налогов и взносов в РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
9.1 Нужно ли выдавать трудовую книжку, если работник оформлен через ЭТК?
Нет. При согласии работника на электронный вариант достаточно оформить запись в системе ЭТК.
9.2 Можно ли использовать заграничный паспорт вместо трудовой книжки?
Заграничный паспорт – документ удостоверяющий личность, но не заменяющий трудовую книжку. Трудовая книжка обязана вестись отдельно.
9.3 Что делать, если у иностранца нет ни трудовой книжки, ни ЭТК?
Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку образца 2004 г; и оформить её в соответствии с ТК РФ.
9.4 Можно ли вести трудовую книжку на двух языках?
Трудовая книжка должна быть оформлена на русском языке. Двуязычные записи допускаются только в виде приложений‑переводов.
9.5 Как оформить запись об увольнении иностранного работника?
Запись делается в той же форме, что и для российских граждан: указывается дата увольнения, причина (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон) и ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
Оформление трудовой книжки у иностранных граждан в России регулируется теми же нормами, что и у российских работников, но имеет несколько особенностей:
- Признаются только образцы 1974 и 2004 годов; другие формы требуют замены.
- Для работников без российской книжки обязательна выдача новой книжки или оформление ЭТК.
- Все записи должны быть на русском языке; при необходимости делается официальный перевод.
- Наличие трудовой книжки не влияет на обязательность уплаты налогов и страховых взносов.
Соблюдая указанные правила, работодатель избежит юридических рисков, а иностранный сотрудник получит корректно оформленную трудовую биографию в России.
Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву.