Вопрос о необходимости трудовой книжки для иностранных сотрудников в России вызывает много недоразумений. С одной стороны, законодательство обязывает работодателя вести трудовую книжку только для граждан РФ, но с 2021 г. введены исключения и новые правила. Ниже приведён подробный разбор актуальных норм, практических рекомендаций и нюансов, которые стоит учитывать при найме иностранного работника.

Обзор законодательства

Трудовой кодекс РФ (статья 327.3)

Согласно статье 327.3 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу иностранного гражданина или лица без гражданства необходимо предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• документ, подтверждающий наличие разрешения на работу (если требуется);
• документ, подтверждающий стаж работы (если он есть).

Трудовая книжка, выданная в иностранном государстве, не соответствует формам, признаваемым в РФ, и не считается обязательным документом.

Письмо Минтруда России от N 16‑3/10/В‑5324

В письме уточняется, что при приёме на работу прибывших граждан иностранных государств, если у них нет трудовой книжки или она на иностранном языке, работодатель обязан:

• оформить и вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник не выбрал электронный вариант;
• выдать сотруднику справку о стаже работы, если он имеет подтверждённые записи в иностранной трудовой книжке.

Положения «КонсультантПлюс»

В базе «КонсультантПлюс» закреплены следующие моменты:

• Иностранные трудовые книжки не признаются в РФ;
• При отсутствии трудовой книжки работодатель обязан оформить её в соответствии с § 327.3;
• Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, но она не соответствует российским требованиям, работодатель может оформить новую.

Когда требуется трудовая книжка?

1. Если сотрудник не выбрал электронный вариант (ЭТК) и не имеет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить её.
2. При приёме на работу после  г. для всех сотрудников, включая иностранных, обязательна трудовая книжка, если они не выбрали ЭТК.
3. Для иностранных граждан, прибывших с разрешением на временное проживание (РВП), трудовая книжка обязана быть оформлена работодателем, если у сотрудника её нет.
4. При оформлении заграничного паспорта нового образца (2026 г.) предъявление трудовой книжки не требуется, но наличие копии может ускорить процесс.

Как оформить трудовую книжку для иностранного работника?

1. Сбор документов: паспорт, разрешение на работу (если требуется), справка о стаже работы (если есть).
2. Подача заявления в отдел кадров: сотрудник заполняет заявление о приёме на работу.
3. Оформление трудовой книжки: работодатель выдает новую бумажную трудовую книжку, в которую вносит запись о приёме и стаж.
4. Сохранение копии: сотрудник получает копию трудовой книжки, а оригинал хранится в кадровом отделе.

Иностранные трудовые книжки: особенности

• Не признаются в РФ как официальные документы;
• Могут использоваться только в качестве справки о стаже для работодателя;
• При необходимости подтверждения стажа работодатель может запросить справку из иностранного работодателя;
• Если сотрудник имеет стаж в РФ, но без трудовой книжки, работодатель обязан оформить запись о приёме.

Трудовая книжка и получение заграничного паспорта

• Для получения заграничного паспорта нового образца в 2026 г. предъявление трудовой книжки не требуется;
• Наличие копии трудовой книжки может ускорить проверку стажа и подтвердить трудовую деятельность;
• При оформлении заграничного паспорта старого образца иногда требуется подтверждение стажа, где трудовая книжка может пригодиться.

Ситуации, когда трудовая книжка не нужна

• Сотрудник выбрал электронный вариант трудовой книжки (ЭТК);
• Работник впервые трудоустраивается в России после  г. без предыдущего стажа;
• Иностранный гражданин, у которого есть только справка о стаже, а не трудовая книжка;
• При работе на временной основе (проектная работа) без постоянного стажа.

Важные нюансы и рекомендации

• Всегда проверяйте наличие у сотрудника официального разрешения на работу (ВНЖ, РВП, ВНЖ и т.д.).
• Если сотрудник имеет трудовую книжку в иностранном государстве, рекомендуется запросить справку о стаже и перевести её на русский язык.
• При оформлении трудовой книжки обязательно указывайте дату начала работы и стаж, если он есть.
• Храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте, а копию предоставляйте сотруднику.
• Следите за изменениями в законодательстве: с 1 сентября 2026 г. могут появиться новые требования к оформлению иностранных сотрудников.

Ссылки и источники

• Письмо Минтруда России от N 16‑3/10/В‑5324 – официальная информация о порядке трудоустройства иностранных граждан.
• Трудовой кодекс РФ (статья 327.3) – основное законодательное основание.
• «КонсультантПлюс» – база нормативных правовых актов и комментариев.
• Сайт «Контур.Экстерн» – образцы трудовых договоров и справок о стаже.
• Сайт «СPOK.BY» – информация о видах трудовых договоров для иностранных граждан.

Таким образом, наличие трудовой книжки для иностранных граждан в России зависит от конкретных обстоятельств: от выбора сотрудником бумажной или электронной формы, наличия предыдущего стажа, а также от требований работодателя и законодательства. Соблюдение всех пунктов поможет избежать конфликтов и обеспечит правильное оформление трудовых отношений.