Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для продавца (продавца‑консультанта, продавца‑кассира, продавца по совместительству и т.д.) порядок её ведения регулируется специальными нормативными актами. Ниже представлено подробное руководство, актуальное на 21 мая 2026 г., которое поможет работодателю и сотруднику избежать ошибок при оформлении записей.

Нормативная база

• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек – утверждены Постановлением Правительства РФ от  г. № 225.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек – утверждена Постановлением Минтруда России от  г..
• Приказ Минтруда России № 320н (от ) – содержит образцы записей и порядок заполнения при приёме, переводе, увольнении и т.д.
• Федеральные законы: Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 84.1) – регулируют ведение трудовых книжек и электронные трудовые книжки (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от  г. о переходе на электронные трудовые книжки и отчётности по форме СЗВ‑ТД в ПФР.

Все перечисленные документы обязательны для индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц, которые принимают на работу продавцов.

Этапы заполнения трудовой книжки при приёме на работу продавца

1. Подготовка титульного листа
   • Заполняются поля: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность (например, «продавец‑консультант»).
   • Дата заполнения титульного листа ставится в правом верхнем углу.
   • Подпись работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или бухгалтер).
2. Запись о приёме на работу (столбец 1 – номер записи; столбец 2 – дата приёма; столбец 3 – сведения о приёме; столбец 4 – основание)
   • Пример записи (согласно Приказу № 320н):

   – Принят на работу в ООО «Торговый дом» на должность продавец‑консультант (по трудовому договору № 12/2026 от ).
   2. Основание: приказ № 45 от о приёме на работу.

3. Заполнение сведений о профессии и специальности (если требуется уточнение)
   • В графе «Профессия, специальность» указываетсяExact‑название должности, например, «Продавец‑кассир».
   • Если работник совмещает несколько должностей, делается отдельная запись о совместительстве (см. раздел 4).

Записи о переводе, совместительстве и совмещении должностей

Перевод на другую должность внутри организации

При переводе продавца на другую позицию (например, с продавца‑консультанта на старшего продавца) делается запись:

– Переведён на должность старшего продавца‑консультанта (приказ № 78 от ).

Совместительство

Если продавец работает по совместительству у другого работодателя, запись оформляется в соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

– Принят на работу по совместительству в ИП «Кузнецов А.В.» на должность продавец‑кассир (договор о совместительстве № 5/2026 от ).
Основание: приказ № 12 от о приёме на работу по совместительству.

Совмещение должностей (внутри одного работодателя)

При совмещении (например, продавец также выполняет функции merchandiser) запись делается в той же строке, но с пометкой «совмещение»:

– Назначен на совмещение должностей продавец‑консультант и merchandiser (приказ № 102 от ).

Запись об увольнении

При расторжении трудового договора запись делается в столбце 3 с указанием основания (приказ, соглашение, перевод и т.д.).

– Уволен по собственному желанию (приказ № 150 от ). Трудовой договор № 12/2026 расторгнут.

Важно: при увольнении работник получает на руки трудовую книжку с отметкой о дате и причине увольнения.

Дубликат трудовой книжки

Если оригинал утерян или пришёл в негодность, работодатель выдаёт дубликат. Порядок описан в статье 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

• Дубликат заполняется на основании сведений из личной карточки сотрудника (форма Т‑2) и архивных приказов.
• В дубликате делается запись: «Выдан дубликат трудовой книжки вместо утерянного (приказа № … от …);»
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Стоимость бланка трудовой книжки в 2025 г. составляет примерно 350‑500 руб., вкладыша – 200‑300 руб.

Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)

ИП, выступая в роли работодателя, обязаны:

• Приобретать бланки трудовых книжек только у официальных поставщиков (иного способа приобретения – административная ответственность).
• Вести учёт трудовых книжек на счёте 10 «Материалы» (проводка: Дебет 10 – Кредит 60/70 при покупке; при выдаче работнику – Кредит 10 – Дебет 70).
• Сдавать отчётность в ПФР по форме СЗВ‑ТД (если используется бумажная книжка) или обеспечивать передачу данных в электронном виде при использовании ЭТК.

При оформлении трудового договора с продавцом‑консультантом у ИП необходимо указать:

• Режим работы (полный/неполный день, сменный график).
• Размер вознаграждения (оклад, процент от продаж, премии).
• Срок действия договора (бессрочный или на определённый период).
• Условия испытательного срока (если предусмотрен).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С  г. начался переход на электронный формат. С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять только ЭТК, однако бумажные книжки сохраняются в следующих случаях:

• Работник отказался от электронного формата (письменное согласие).
• Технические ограничения (отсутствие доступа к системе).
• Восстановление утраченной бумажной книжки (дубликат).

Заполнение ЭТК осуществляется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированных кадровых системах (1С:ЗУП, SAP и т.п.). Основные поля аналогичны бумажному варианту: дата события, наименование организации, должность, основание (приказ, договор).

Преимущества ЭТК:

• Исключение ошибок при ручном вводе.
• Автоматическая передача данных в ПФР.
• Возможность быстрого получения выписки сотрудником.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• При неправомерном приобретении бланков (не через официального продавца) – штраф от 50 000 до 100 000 руб. (ст. 19;5 КоАП).
• При отсутствии записи о приёме/увольнении – возможные трудовые споры и выплата компенсаций.

Поэтому рекомендуется:

• Регулярно проходить обучение кадрового персонала по актуальным изменениям в законодательстве.
• Вести внутренний журнал учёта бланков трудовых книжек.
• Проводить внутренний аудит заполнения трудовых книжек не реже одного раза в год.

Полезные ссылки и образцы (2026 г;)

• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Нормативные акты» (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкция, Приказ № 320н).
• Портал Госуслуги – личный кабинет работодателя для работы с ЭТК.
• Моё дело – бесплатные шаблоны трудовых договоров с продавцом‑консультантом, продавцом‑кассиром, продавцом по совместительству (образцы 2026 г.).
• КонсультантПлюс – комментарии к Приказу № 320н и примеры записей в трудовой книжке.
• Российская газета – новости о переходе на электронные трудовые книжки и изменениях в отчётности СЗВ‑ТД.

Правильное заполнение трудовой книжки продавца – залог законных трудовых отношений и защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение нормативных актов (ЕИСОТ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкция, Приказ Минтруда № 320н), аккуратное внесение записей о приёме, переводе, совместительстве и увольнении, а также своевременный переход на электронный формат помогут избежать штрафов и трудовых споров.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или юристу, а также воспользоваться приведёнными выше шаблонами и образцами, актуальными на 21 мая 2026 г.