Дата публикации: 09:28:26 ()
С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки․ Однако многие сотрудники и кадровые специалисты всё ещё сталкиваются с вопросами: как получить копию‚ как оформить её в 2026 году‚ какие документы нужны и как правильно заверить запись․ В этой статье собраны все актуальные сведения и подробные рекомендации․
Что такое трудовая книжка и какие варианты её ведения существуют?
Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника․ С 2020 года она может вестись:
- Бумажный вариант – традиционный способ‚ требующий физического хранения․
- Электронный вариант – вводится в электронном виде через специализированные программы и доступен на портале Российский налоговый курьер․
Сотрудник‚ перешедший на электронный формат‚ не может вернуться к бумажному варианту․ Поэтому важно знать‚ как правильно оформить и восстановить документ․
Электронная трудовая книжка: где её посмотреть?
Электронную книжку можно открыть в системе Российский налоговый курьер․ На портале размещены:
- Инструкции для бухгалтера о изменениях в 2026 году․
- Рекомендации сотрудников ФНС․
- Образцы документов․
- Полезные сервисы для оформления․
Как получить копию электронной трудовой книжки?
Копию можно получить двумя основными способами:
Через портал Госуслуги
Пошаговая инструкция:
- Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги․
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Получить копию»․
- Укажите данные работодателя и период действия․
- Скачайте готовый документ в формате PDF․
- При необходимости распечатайте его․
Срок действия полученной копии – до 5 лет с даты выдачи․ После истечения срока копию необходимо обновить․
Заверение копии работодателем
Если копия нужна для официальных целей (например‚ при подаче в пенсионный фонд)‚ её необходимо заверить:
- Работодателем – ставится подпись и печать․
- Кадровым отделом – вносится отметка о соответствии оригиналу․
Заверенная копия имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинальный документ․
Как оформить трудвую книжку впервые в 2026 году?
Процедура оформления новой книжки включает несколько этапов:
Заполнение ьного листа
ьный лист должен содержать:
- Наименование организации․
- ФИО сотрудника․
- Дата рождения․
- Паспортные данные․
- Дата начала работы․
Пример оформления:
ьный лист Организация: ООО «Пример» Сотрудник: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Дата начала работы:
Заполнение раздела «Сведенияы о работе»
В этом разделе указываются:
- Должность․
- Подразделение․
- Дата приема․
- Дата увольнения (если применимо)․
- Сведения о стаже․
Важно фиксировать каждый период работы‚ даже если он был прерван․
Оформление электронной версии
Для электронного документа используйте программу‚ рекомендованную ФНС:
- Ввод данных в форму «Трудовая книжка»․
- Подтверждение входа через электронную подпись․
- Экспорт в PDF и загрузка на портал․
Как восстановить трудвую книжку при её потере?
Потеря или порча оригинала требует восстановления․ Ниже – пошаговая инструкция:
Сбор необходимых документов
Для восстановления потребуются:
- Паспорт сотрудника․
- Трудовой договор․
- Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ)․
- Сведения из соцстраданий (если они доступны)․
- Копии предыдущих записей в книжке (если есть)․
Оформление дубликата
Дубликат оформляеться на чистом бланке трудовой книжки․ Алгоритм:
- На ьном листе в правом верхнем углу пишем слово «Дубликат»․
- Заполняем все поля‚ используя данные из собранных документов․
- Подписываем документ руководителем организации․
- Ставим печать организации․
- Оформляем заверение подписью и печатью․
Если оригинальная запись была сделана в электронном виде‚ дубликат можно оформить в том же формате‚ сохранив все отметки․
Сроки и порядок
Срок оформления дубликата обычно составляет до 10 рабочих дней․ Однако в случае сложных ситуаций (например‚ отсутствие некоторых данных) срок может быть продлён․
Как правильно заверить запись в трудовой книжке в 2026 году?
Заверение записей необходимо‚ когда:
- Требуется подтверждение факта работы для пенсионного расчёта․
- Необходимо предоставить копию в сторонние организации․
Заверение выполняется:
- Работодателем – ставится подпись и печать․
- Кадровым отделом – вносится отметка «Заверено» с датой․
- Если запись была сделана в электронном виде‚ её можно заверить через электронную подпись․
Пример оформления заверения:
Заверено Подпись: ______________________ Печать организации
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Нет‚ после перехода на электронный формат переход обратно невозможен․
- Какие сроки действия копии‚ полученной через Госуслуги? – До 5 лет с даты выдачи․
- Нужна ли подпись работника при получении копии? – Подпись не обязательна‚ но рекомендуется для подтверждения получения․
- Как узнать‚ что запись в электронной книжке принята? – Система отобразит статус «Обработано» и вышлет уведомление на корпоративный email․
Полезные ссылки и ресурсы
- Госуслуги – официальный портал для получения копий документов․
- Российский налоговый курьер – инструкции и образцы для бухгалтеров;
- Пенсионный фонд России – рекомендации по оформлению дубликатов․
- Публикация «Оформление документов при увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей: подробная инструкция» (издательство «Главная книга»‚ 2026)․
Восстановление и оформление трудовой книжки в 2026 году требует соблюдения строгих процедур‚ но при правильном подходе процесс проходит быстро и без ошибок․ Главное – своевременно собрать необходимые документы‚ правильно оформить дубликат и при необходимости заверить запись․ Используйте официальные порталы и рекомендации‚ чтобы избежать задержек и проблем с подтверждением стажа․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы‚ оставляйте их в комментариях под статьёй – мы постараемся дать подробный ответ․