Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. С введением электронного формата и постепенным отказом от бумажных носителей изменились не только способы хранения сведений, но и порядок их заполнения, хранения и предоставления. Ниже подробно рассмотрены актуальные правила ведения как электронных, так и бумажных трудовых книжек, а также особенности использования вкладышей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – определяет форму и порядок ведения трудовых книжек;
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регламентирует взаимодействие с Социальным фондом России (СФР);
• Приказы Минтруда России от 2020‑2026 гг. – уточняют переходный период, требования к электронным трудовым книжкам (ЭТК) и порядок ведения книжек учёта движения бланков;
• Информационное письмо Минтруда от 5 мая 2026 г. – о завершении переходного периода по внедрению ЭТК с 1 января 2026 г.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, хранящихся в единой информационной базе Социального фонда России. Доступ к ней обеспечивается через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя, уполномоченного подавать сведения формы ЕФС‑1.

Когда обязательна ЭТК?

• С 1 января 2020 г. любой работающий гражданин может оформить ЭТК;
• С 1 января 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки;
• С 1 января 2026 г. завершается переходный период: для всех newly hired сотрудников (первый трудовой договор) трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме;
• Работники, принятые до 2020 г., могут продолжать вести бумажную книжку по своему выбору (ст. 66.1 ТК РФ), однако работодатель обязан одновременно передавать сведения в ЭТК.

Какие сведения содержатся в ЭТК?

• Дата приёма и увольнения;
• Наименование организации, её ИНН и ОГРН;
• Должность, профессия, specialty;
• Основания для приёма/увольнения (трудовой договор, перевод, сокращение и т.д.);
• Сведения о периодах работы, включая совместительство и удалённую работу;
• Информация о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (при наличии согласия работника).

Порядок ведения ЭТК

1. Работодатель при приёме на работу формирует запрос в СФР через форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).
2. СФР проверяет корректность данных и формирует запись в ЭТК.
3. Работник получает уведомление о создании/обновлении записи в личном кабинете «Госуслуги».
4. При увольнении работодатель направляет в СФР сведения о прекращении трудового договора; запись в ЭТК закрывается.
5. Хранение данных обеспечивается СФР в течение 50 лет после последней записи (согласно законодательству о пенсионном обеспечении).

Бумажная трудовая книжка и вкладыши

Когда допускается ведение бумажной формы?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник, принятый до 2020 г., может выбрать способ ведения трудовой книжки: электронный или бумажный. Работодатель обязан:

• Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если он выбрал такой способ);
• Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовой книжки на бумажном носителе (требование Минтруда, письмо от 5 мая 2026 г.);
• Одновременно передавать сведения в ЭТК формы ЕФС‑1.

Что такое вкладыш трудовой книжки?

Вкладыш – это дополнительный лист формата А5, предназначенный для записи сведений, которые не помещаются в основной блок трудовой книжки (например, многочисленные совмещения, периоды работы в нескольких организациях одновременно, данные о повышении квалификации). Вкладыш оформляется согласно образцу, утверждённому Минтрудом, и имеет те же реквизиты, что и основная книжка (серия, номер, дата выдачи).

Правила заполнения вкладыша

1. Вкладыш оформляется только при отсутствии свободных строк в основной книжке.
2. На первой строке вкладыша указывается «Вкладыш к трудовой книжке № [номер]».
3. Каждая запись содержит те же поля, что и в основной книжке: дата приёма, наименование организации, должность, основание, подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. После заполнения последней строки вкладыша делается отметка «Вкладыш заполнен полностью» и подпись ответственного лица отдела кадров.
5. Вкладыш остаётся прикреплён к основной книжке скрепкой или клеевой полосой, не допускающей его отделения без повреждения документа.

Ведение книг учёта движения и бланков

Согласно письму Минтруда от 5 мая 2026 г., даже при полном переходе на электронный формат организации обязаны вести:

• Книгу учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, приём, замену и утрату трудовых книжек (вкладышей) у сотрудников;
• Книгу учёта бланков трудовой книжки – отражает поступление, расход и остаток бланков трудовых книжек и вкладышей.

Обе книги ведутся в бумажном виде, их страницы пронумерованы, каждая запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая несвоевременную передачу сведений в СФР, отсутствие обязательных записей, незаконное изменение данных) влечёт:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• В случае умышленного искажения сведений – возможное привлечение к уголовной ответственности (ст. 272 УК РФ – незаконное изменение информации в компьютерных носителях).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Определите способ ведения трудовой книжки для каждого newly hired сотрудника с 1 января 2026 г. – исключительно электронный.
2. Для сотрудников, принятых ранее, оформите согласие на ведение бумажной книжки (если таковой выбор сделан) и фиксируйте его в личном деле.
3. Регулярно (не реже одного раза в квартал) сверяйте данные в ЭТК с внутренними кадровыми приказами.
4. Ведите книги учёта движения и бланков в строгом соответствии с образцами, утверждёнными Минтрудом, и храните их в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
5. При выдаче дубликата трудовой книжки (в случае утраты или порчи) делайте отметку в книге учёта движения и одновременно обновляйте запись в ЭТК.
6. Обучайте ответственных сотрудников работе с личным кабинетом СФР и порталом «Госуслуги» – это сократит время на подачу форм ЕФС‑1 и снизит риск ошибок.

С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период к полной электронной системе учёта трудовой деятельности. Однако бумажные трудовые книжки и вкладыши сохраняют своё значение для тех работников, кто выбрал этот способ ведения, а также для обеспечения обязательного учёта движения бланков. Соблюдение установленных правил – залог корректного формирования стажа, своевременного начисления пенсии и защиты прав работников в случае трудовых споров. Кадровые службы должны вести документооборот прозрачно, своевременно передавать сведения в Социальный фонд России и строго следовать инструкциям по заполнению вкладышей и книг учёта.