Трудовая книжка (ТК) — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовую деятельность; Порядок её ведения‚ хранения и оформления строго регламентирован законодательством РФ. С 2024 года вступили в силу кардинальные изменения‚ которые полностью изменили подход к этому документу.

Нормативная база

Основными документами‚ регулирующими вопросы ведения ТК‚ являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте ). Именно этот приказ ввел новые правила с 1 сентября 2021 года и подготовил почву для перехода на электронный документооборот.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66-69‚ 81‚ 85 и др.).

Основные способы ведения трудовой книжки

На сегодняшний день существуют два‚ но фактически только один актуальный способ:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — обязательный формат с 2024 года

• Ведется в информационной системе «Трудовая книжка» (ИС «ТК»)‚ которая является государственной информационной системой.
• Все сведения о трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ перевод‚ награждения) формируются и хранятся в виде электронных документов‚ подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
• Работник имеет право получить выписку из ЭТК на бумажном носителе по своему заявлению. Эта выписка имеет равную с электронной версией юридическую силу.
• Кто ведет: Работодатель (включая индивидуальных предпринимателей) обязан передавать сведения в ИС «ТК» в течение трех рабочих дней с даты события (приема‚ увольнения и т.д.).

Бумажная трудовая книжка — устаревший‚ но еще действующий формат для «старых» книжек

Для работников‚ уже имеющих бумажную ТК на 31 декабря 2023 года‚ ведение продолжается по старым правилам‚ но с учетом изменений‚ вступивших в силу с 1 сентября 2021 года. Новые бумажные бланки с 2024 года не изготавливаются и не выдаются.

• Требования к бланку: Пронумерована‚ прошнурована‚ заверена подписью руководителя (или ИП) и печатью организации (при наличии).
• Запрет на сокращения: В записях‚ вносимых в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»‚ не допускаются сокращения слов (кроме общепринятых‚ например «г.»‚ «№»).
• Нумерация: Каждая запись в разделе должна иметь порядковый номер.

Порядок внесения записей: общие правила

Независимо от формы (электронной или бумажной)‚ записи вносятся в строгом соответствии с утвержденными формами и правилами.

Раздел I. «Сведения о работе»

В этот раздел вносятся все сведения о трудовых отношениях:

1. Прием на работу: Наименование организации‚ дата приема‚ подразделение‚ должность (с указанием структурного подразделения‚ если есть)‚ основание (номер и дата приказа).
2. Переводы: Указывается новая должность и/или подразделение‚ дата перевода‚ основание (приказ).
3. Увольнение: Наименование организации‚ дата увольнения‚ формулировка увольнения (статья ТК РФ или иное основание)‚ номер и дата приказа об увольнении.

Важно: При увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) запись должна содержать именно эту формулировку. Не допускаются формулировки «по соглашению сторон» или «по инициативе работника» вместо «по собственному желанию».

Раздел II. «Сведения о награждениях»

• Вносятся все виды поощрений и награждений (благодарность‚ премия‚ орден‚ медаль и т.д.).
• Указывается: наименование награды‚ дата и номер документа о награждении (приказ‚ постановление).
• Запрещено вносить сведения о disciplinary взысканиях (выговоры‚ увольнение за прогул и т.д.) в этот раздел. Они отражаются только в разделе об увольнении.

ьный лист

Заполняется один раз при первом оформлении ТК (бумажной или при первом формировании ЭТК). Содержит:

• ФИО работника (полностью‚ без сокращений).
• Дата рождения.
• Сведения о образовании (наименование учебного заведения‚ год окончания‚ специальность/квалификация по документу).
• Дата выдачи ТК.
• Подпись работника и работодателя (руководителя).

Кто и когда обязан оформить трудовую книжку?

• При первом трудоустройстве: Работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или создать запись в ЭТК) в день приема на работу. Если у работника уже есть бумажная ТК‚ он обязан передать её работодателю для внесения записи.
• При увольнении: Работодатель обязан в день увольнения (последний рабочий день) внести запись об увольнении и выдать трудовую книжку работнику. При работе с ЭТК — направить сведения в ИС «ТК» и предоставить работнику выписку по его заявлению.
• Сроки внесения записей: Все записи (о приеме‚ переводе‚ увольнении) вносятся не позднее трех рабочих дней с даты соответствующего события (издания приказа).

Хранение и передача трудовых книжек

• Бумажная ТК: Хранится у работодателя в кадровом архиве. При увольнении выдается работнику под расписку. Если работник не явился за книжкой‚ работодатель направляет её ему заказным письмом с уведомлением.
• Электронная ТК: Хранится в ИС «ТК». Доступ к ней есть у работодателя и у самого работника (через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте Роструда). Физического носителя нет.
• Дубликат: В случае утраты бумажной ТК работодатель (по месту последнего трудоустройства) обязан выдать дубликат. С 2024 года дубликат на бумажном носителе не выдается. Вместо этого в ИС «ТК» формируется и выдается работнику заверенная выписка из ЭТК‚ которая имеет силу дубликата.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки или внесение в нее заведомо ложных сведений.
• Несвоевременное внесение записей.
• Нарушение порядка хранения.

Штрафы: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб.

Практические выводы и рекомендации

1. Для работодателей: Немедленно подключиться к ИС «ТК»‚ получить УКЭП и настроить процессы передачи данных. Запрещено с 2024 года изготавливать и выдавать новые бумажные бланки ТК.
2. Для работников: Если вы устраиваетесь на работу в 2024 году и позже — у вас будет только электронная трудовая книжка. Регулярно проверяйте её актуальность на портале «Госуслуги». Если у вас есть старая бумажная книжка — храните её бережно‚ так как она остается вашим основным документом‚ подтверждающим стаж до 2024 года.
3. Для всех: Любая запись в ТК (бумажной или электронной) должна быть точной‚ полной и без сокращений. При обнаружении ошибки, немедленно обратитесь к работодателю для её исправления (путем внесения новой записи с указанием «исправление ошибки» и подписью сторон).