С 2021 года в России действует возможность вести трудовую книжку в двух формах – традиционной бумажной и электронной. Выбор формы‚ а также сроки подачи соответствующего заявления регулируются Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами Минтруда. В статье подробно рассматриваются:

• какие способы ведения трудовой книжки существуют;
• каковы законодательно установленные сроки подачи заявления о выборе способа;
• что происходит‚ если срок пропущен;
• какие изменения вступили в силу с 2021 года и какие правила действуют после 1 января 2026 года;
• какие требования к хранению заявлений и других документов.

Общие положения о способах ведения трудовой книжки

Согласно статье 56 Трудового кодекса РФ работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный. Выбор делается в момент приема на работу (или в течение установленного срока‚ если работник уже трудоустроен).

Варианты:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ‚ оформляемый в виде книги‑бланка.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись сведений о трудовой деятельности в информационной системе Минтруда.

Сроки подачи заявления о выборе способа ведения

Ключевой срок – 31 декабря 2020 года. До этой даты все работники‚ уже находившиеся в трудовых отношениях‚ обязаны были подать заявление о желаемом способе ведения трудовой книжки.

Если заявление не было подано‚ то:

• работодатель обязан вести трудовую книжку в обоих формах – и в бумажном‚ и в электронном виде.
• Для новых сотрудников‚ принятых после 1 января 2021 года‚ выбор формы осуществляется в момент оформления трудовых отношений.

Что происходит‚ если срок пропущен?

Согласно практике Минтруда:

• Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г.‚ работодатель не может односторонне изменить способ без согласия работника.
• В случае отсутствия заявления работодатель обязан вести двойной учет (бумажный + электронный).
• Работник в любой момент может подать заявление о переходе на один из способов‚ но это должно быть оформлено в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Особенности ведения трудовой книжки после 2021 года

Использование старых бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца могут использоваться без ограничения срока. Это подтверждено рекомендациями компании «Контур».

Обязанность работодателя

С 1 сентября 2021 года организации обязаны назначить ответственного за ведение трудовых книжек (в т.ч. электронных). Это лицо контролирует:

• правильность оформления записей;
• своевременное внесение изменений;
• хранение заявлений работников о выборе формы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в действие постепенно‚ но к 2026 году её использование становится обязательным для новых работников.

• Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года‚ оформлять бумажную трудовую книжку не требуется – ведётся только электронный вариант.
• У работника‚ принявшего решение о бумажной форме до 2026 года‚ право выбора сохраняется‚ однако он обязан подать соответствующее заявление.

Как восстановить потерянную бумажную трудовую книжку?

Согласно материалам Гарант.ру‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку и возможности её восстановления нет‚ он может:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче выписки из трудовой книжки (форма СЗВ‑ТД).
2. Получить от работодателя справку о трудовой деятельности‚ которая будет служить заменой при трудоустройстве.
3. При желании перейти на электронный вариант – подать заявление о ведении ЭТК‚ после чего сведения из выписки будут перенесены в электронный реестр.

Сроки хранения заявлений о выборе формы ведения

Эксперт Минтруда (ЭЛКОД) указывает‚ что заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки относятся к документам‚ подлежащим хранению в течение 50 лет (перечень N 236). Это обеспечивает возможность проверки трудовой истории даже спустя длительный период.

Практические рекомендации работодателям

1. Проверьте наличие заявлений у всех сотрудников‚ принятых до 31 декабря 2020 года. Если заявления отсутствуют – ведите двойной учёт.
2. Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек и обеспечьте его доступом к системе ЭТК.
3. Обеспечьте своевременную передачу данных в электронный реестр при переходе работников с бумажного формата.
4. Храните заявления о выборе формы в архиве не менее 50 лет в соответствии с Перечнем N 236.
5. Информируйте новых сотрудников о том‚ что с 2026 года бумажная трудовая книжка будет оформляться только в случае их собственного выбора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление‚ если я только что принял на работу в 2023 году?

Да. При приёме на работу работник обязан в течение трёх рабочих дней подать заявление о желаемом способе ведения трудовой книжки.

Можно ли изменить способ ведения после того‚ как он выбран?

Да. Работник может в любой момент подать новое заявление‚ а работодатель обязан оформить изменение в течение трёх рабочих дней.

Что делать‚ если я потерял бумажную трудовую книжку и хочу перейти на электронную?

Подайте заявление о переходе на ЭТК‚ приложив выписку из трудовой книжки (полученную у прежнего работодателя) или справку о трудовой деятельности. Работодатель вносит данные в электронный реестр.

Какой срок хранения у электронных записей в системе Минтруда?

Электронные записи хранятся в реестре бессрочно‚ однако документы‚ подтверждающие выбор формы (заявления)‚ хранятся в архиве организации не менее 50 лет.

Выбор способа ведения трудовой книжки – важный юридический момент‚ от которого зависят как порядок оформления трудовых отношений‚ так и дальнейшее подтверждение стажа. Ключевые сроки:

• 31 декабря 2020 г. – последний день подачи заявления о выборе формы для уже трудоустроенных работников.
• 1 января 2026 г. – дата‚ после которой новые сотрудники обязаны вести только электронную трудовую книжку‚ если не подадут заявление о бумажном варианте.

Работодателям рекомендуется вести двойной учёт до тех пор‚ пока каждый сотрудник не выразит явный выбор‚ а также обеспечить надёжное архивирование заявлений (срок хранения – 50 лет). Для работников‚ потерявших бумажную книжку‚ лучшим решением является переход на электронный формат – это упрощает процесс восстановления трудовой истории и исключает необходимость поиска утерянных документов.

Статья составлена на основе публичных источников (Гарант.ру‚ Министерство труда и социальной защиты РФ‚ КонсультантПлюс‚ Банки.ру) и актуальна на дату 23 мая 2026 г.