Трудовая книжка — это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Передача её из одного подразделения в другое‚ а также переход на электронный вариант требует соблюдения определённых формальностей. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ основанная на актуальной информации (на 23 мая 2026 г.) и нормативных актах России.
Общие принципы оформления
Оформление передачи трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ;
- Постановлением Правительства РФ от № 1735 «Об упрощении оформления трудовых книжек в электронном виде»;
- Положением о порядке ведения и передачи трудовых книжек‚ утверждённым Министерством труда и социальной защиты.
Ключевые понятия:
- Оформление — приведение документа к установленной форме и заполнение необходимых полей.
- Передача — передача оригинала или электронного экземпляра работодателю‑получателю.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой документ‚ хранящийся в системе Фонда обязательного социального страхования (ФОСФ) и доступный работодателю через личный кабинет.
Кто отвечает за оформление?
Обычно это кадровый отдел или HR‑менеджер. При передаче в рамках внутреннего перемещения ответственность может перейти к руководителю подразделения‑получателя.
Сроки передачи
Согласно действующему законодательству:
- При увольнении – в течение 30 календарных дней с даты увольнения.
- При внутреннем переводе – в течение 10 рабочих дней с даты изменения места работы.
- При переходе на ЭТК – в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления сотрудника.
Оформление бумажной трудовой книжки
Если сотрудник работает в режиме бумажного документа‚ процесс выглядит так:
- Подготовка формы. В книжке указываються:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Табельный номер;
- Место работы (наименование организации‚ подразделение);
- Дата начала работы;
- Сведения о предыдущих местах работы (при необходимости).
- Заполнение полей. При передаче в новое подразделение в графе «Место работы» указывается новая организация‚ а в графе «Дата начала работы» – дата перехода.
- Подписи. Подпись текущего работодателя в графе «Отметка о передаче» и подпись нового работодателя в графе «Приём».
- Печать. Обеспечить наличие печати организации‑передающей и организации‑получающей.
- Контрольный лист. Составить акт передачи‚ где указаны:
- Номер и дата акта;
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия трудовых книжек;
- Подписи сторон.
Важно: после передачи оригинал остаётся у нового работодателя‚ а у старого сохраняется копия акта;
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период внедрения ЭТК. Ниже – пошаговый алгоритм её оформления.
Подготовка сотрудника
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (форма № Т-1‚ доступна в личном кабинете ФОСФ).
- В заявлении указываются:
- ФИО;
- Табельный номер;
- Сведения о текущей работе;
- Согласие на электронный формат.
Заполнение данных в системе
- HR‑специалист открывает личный кабинет работодателя в ФОСФ.
- Выбирает пункт «Электронные документы» → «Трудовая книжка».
- Заполняет автоматически генерируемые поля:
- Данные из оригинальной бумажной книжки (перенос в электронный вид);
- Сведения о предыдущих местах работы;
- Дата начала работы в новой организации.
- Система генерирует уникальный идентификатор ЭТК и QR‑код.
Подтверждение и передача
- HR‑специалист нажимает кнопку «Опубликовать»‚ после чего система отправляет уведомление сотруднику на электронную почту.
- Сотрудник получает ссылку для просмотра ЭТК в личном кабинете ФОСФ.
- При необходимости передача в новую организацию осуществляется через обмен данными (API) между системами HR‑платформ.
Оформление акта передачи ЭТК
Хотя документ электронный‚ рекомендуется оформить акт передачи в виде PDF‑файла‚ содержащего:
- Номер и дату акта;
- ФИО сотрудника;
- Идентификатор ЭТК;
- Подписи (электронные) представителей обоих подразделений.
Часто задаваемые вопросы
Как правильно оформить запись в книжке при увольнении по собственному желанию?
В этом случае в графе «Причина увольнения» указывается «По собственному желанию». Дата увольнения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Последней записью в книжке фиксируется «Последняя работа» и подпись работодателя‑работодателя‑работодателя.
Что делать‚ если в книжке пропущена графа «Дата начала работы»?
В таком случае в акте передачи указывается «Дата начала работы неизвестна»‚ а в пояснительной записке указывается‚ что сотрудник начал работу в период временного исполнения. После уточнения даты в новой организации её следует внести в актуальном виде.
Как проверить‚ что работодатель передал сведения в ФОСФ?
Сотрудник может зайти в свой личный кабинет на сайте ФОСФ‚ выбрать раздел «Трудовая книжка» и посмотреть статус «Передано» или «Ожидает подтверждения». При необходимости можно запросить выписку о переданных данных.
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Нет. С момента перехода на ЭТК ведётся только электронный вариант. Бумажный экземпляр считается недействительным‚ если в нём имеются записи‚ не совпадающие с данными ЭТК.
Чек‑лист для HR‑специалистов
- Получить заявление сотрудника (бумажное/электронное).
- Подготовить форму акта передачи (бумажный/PDF).
- Заполнить соответствующие поля в книжке (бумажной или ЭТК).
- Убедиться в наличии подписи и печати (для бумажного варианта).
- Внести данные в систему ФОСФ (для ЭТК).
- Отправить уведомление сотруднику и сохранить копию акта.
- Контролировать статус передачи в личном кабинете сотрудника.
Соблюдение данного чек‑листа гарантирует соответствие требованиям законодательства и минимизирует риск потери или искажения информации о трудовом стаже сотрудника.
Оформление передачи трудовых книжек – важный процедурный элемент‚ который влияет на юридическую корректность отношений между работодателем и сотрудником. При переходе на электронный формат необходимо учитывать новые требования к заполнению‚ подписи и хранению данных. Следуя изложенному алгоритму и используя подготовленный чек‑лист‚ HR‑специалисты смогут обеспечить бесперебойную и законную передачу трудовых книжек‚ а сотрудникам – сохранить полную информацию о своём профессиональном стаже.