Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ В ней фиксируются все изменения в трудовом отношении: приём на работу, перевод, увольнение, получение наград и т․д․ В 2021 году в России началась цифровизация кадровой документации: специалисты по кадрам обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Тем не менее, в ряде случаев требуется вести бумажную трудовую книжку, а также корректно отражать в ней все изменения․

Что такое запись в трудовой книжке?

Запись – это официальное указание о событии в трудовом отношении․ В трудовой книжке фиксируются:

• Приём на работу
• Перевод на другое место работы
• Увольнение
• Получение наград и премий
• Переход в статус «неактивный» (например, во время военной службы)
• Внесение сведений о стаже и квалификации

Каждая запись должна быть подписана и печатана работодателем, а в случае электронных трудовых книжек – подтверждена электронным сертификатом․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ – определяет общие принципы работы с трудовыми книжками․
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 25 от 27 января 2018 г․) – содержит подробные инструкции о том, какие сведения и в каком виде должны быть внесены․
3. Приказы и распоряжения Минтруда РФ, касающиеся перехода на электронные трудовые книжки․

Как правильно оформить запись об увольнении?

При увольнении сотрудника по собственному желанию (или по инициативе работодателя) в трудовой книжке фиксируется следующая информация:

• Дата увольнения․
• Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по взаимному согласию и т․д․)․
• Сведения о стаже (количество лет, месяцев, дней)․
• Подпись работодателя и печать․

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

Увольнение по собственному желанию
Стаж: 5 лет 3 месяца
Подпись: ___________________
Печать: ______________________

В электронных трудовых книжках запись оформляется в электронном виде, но сохраняется тот же формат текста․ Важно, чтобы в ЭТК была указана дата увольнения, причина и стаж․

Что делать, если запись не была внесена?

Если при увольнении сотрудника не была внесена запись в трудовую книжку, необходимо:

1. Собрать все документы, подтверждающие факт увольнения (трудовой договор, приказ об увольнении, справка о стаже)․
2. Обратиться в отдел кадров с просьбой внести пропущенную запись․
3. Подготовить заявление сотрудника о внесении пропущенной записи․
4. Проверить, что в ЭТК также внесена соответствующая запись․

Как отразить запись о переводе?

При переводе сотрудника на другое место работы в трудовой книжке фиксируется:

• Дата перевода․
• Новый должностной статус и место работы․
• Сведения о стаже (если перевод происходит в пределах одной организации, стаж сохраняется)․
• Подпись работодателя и печать․

Пример записи:

Перевод на должность: Менеджер по продажам
Место работы: ООО «Рога и копыта», г․ Москва
Стаж: 5 лет 3 месяца
Подпись: ___________________
Печать: ______________________

Как отразить получение награды?

В трудовой книжке фиксируются награды за трудовые заслуги, премии и т․д․ В записи указываются:

• Дата вручения․
• Наименование награды․
• Причина вручения․
• Подпись руководителя․

Пример:

Награда: «Лучший сотрудник года»
Причина: Выдающиеся результаты в продажах
Подпись: ___________________
Печать: ______________________

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2021 года все новые приёмы на работу требуют ведения ЭТК․ Основные отличия от бумажной версии:

1. Записи делаются в электронном виде и подписываются цифровой подписью․
2. Доступ к ЭТК имеют только уполномоченные лица․
3. В случае перехода на бумажную трудовую книжку необходимо скопировать данные из ЭТК․

Важно помнить, что в случае разногласий между бумажной и электронной версиями, приоритет имеет электронная версия, если она была оформлена в соответствии с законодательством․

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Всегда проверяйте наличие всех необходимых документов перед внесением записи․
• Соблюдайте сроки внесения: в течение 3 дней после события․
• Обучайте сотрудников правильному заполнению заявлений о переводе и увольнении․
• Периодически проводите аудит трудовых книжек на наличие ошибок․
• Ведите резервные копии электронных данных․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли ввести запись об увольнении в бумажной трудовой книжке, если работник уже получил электронную?

   Да, но в бумажной версии запись будет дублировать данные из ЭТК․ Важно, чтобы обе версии были согласованы․

2. Что делать, если в ЭТК пропущена запись?

   Обратитесь в отдел кадров, предоставьте все подтверждающие документы и попросите внести запись․

3. Как отразить перевод внутри одной организации?

   Запись в трудовой книжке будет содержать новую должность и место работы, но стаж сохраняется․

Трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а юридически значимый инструмент, подтверждающий трудовую историю сотрудника․ Правильное и своевременное отражение записей обеспечивает защиту прав работника и работодателя, а также упрощает процесс проверки стажа и квалификации․ С переходом на электронные трудовые книжки важно соблюдать все требования законодательства и поддерживать синхронизацию между бумажной и электронной версиями․