Вопрос о местонахождении трудовой книжки в момент выхода на пенсию волнует многих работников. С 2025‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный документ всё ещё остаётся официальным подтверждением трудового стажа. В статье подробно рассмотрим, какие варианты существуют, какие обязанности у работодателя, и как самостоятельно получить нужные сведения.

Почему трудовая книжка важна при назначении пенсии?

• Она фиксирует периоды трудовой деятельности, сведения о заработной плате и страховых взносах.
• На её основании Пенсионный фонд РФ (ПФР) рассчитывает страховой стаж и размер будущей пенсии.
• Отсутствие или неполные записи могут привести к недополучению выплат или задержкам.

Какие формы трудовой книжки существуют?

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу;
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в информационной системе ПФР и формируется на основе формы ЕФС‑1, которую сдают работодатели.

С 2025 года форма ЕФС‑1 полностью заменяет бумажную книжку в части учёта стажа, однако многие организации продолжают вести и бумажный вариант.

Обязанности работодателя при выходе сотрудника на пенсию

Согласно Порядку №1084 (утверждённому ПФР), работодатель может, но не обязан, передать скан‑копию трудовой книжки в ПФР. При этом:

• Работодатель обязан оформить запись об увольнении в связи с выходом на пенсию в бумажной книжке (если она у него находится);
• В течение трёх дней после увольнения работодатель должен отправить в ПФР форму ЕФС‑1 (включая сведения о страховом стаже, заработной плате и дополнительных взносах).
• Если у работника есть электронная трудовая книжка, работодатель вносит данные в СФР через ЕФС‑1, и они автоматически появляются в ЭТК.

Где может находиться ваша трудовая книжка в момент выхода на пенсию?

Пошаговая инструкция для пенсионера

Шаг 1. Уточните, в каком виде у вас ведётся трудовая книжка

Спросите у отдела кадров: «У меня электронная или бумажная трудовая книжка?». Если у вас её нет, уточните, где хранится оригинал.

Шаг 2. Получите необходимые документы

• Если бумажная – запросите оригинал или скан‑копию.
• Если электронная – зайдите в личный кабинет ПФР (используйте КЭП) и скачайте выписку.

Шаг 3. Оформите заявление о назначении пенсии

В заявлении укажите, что трудовая книжка находится в электронном виде (или приложите копию бумажной). Приложите:

• Скан‑копию (или распечатанную выписку) трудовой книжки;
• Справку с места работы о дате увольнения в связи с выходом на пенсию;
• Документ, подтверждающий личность (паспорт).

Шаг 4. При необходимости – исправление сведений

Если в книжке обнаружены ошибки, обратитесь к работодателю с просьбой оформить дополнительную запись (постановка исправления) либо подайте в ПФР запрос на корректировку данных в ЭТК.

Шаг 5. Ожидание решения ПФР

После подачи всех документов ПФР проверит сведения о страховом стаже. При наличии полной информации решение о назначении пенсии будет принято в течение 30 дней.

Что делать, если трудовая книжка «потерялась»?

1. Обратитесь к бывшему работодателю. По закону он обязан выдать вам копию записей о трудовой деятельности.
2. Если работодатель отказывается, подайте в Трудовую инспекцию заявление о восстановлении сведений.
3. В случае невозможности восстановления в бумажном виде, запросите выписку из ЭТК через ПФР (для этого понадобится подтверждение личности и, при возможности, КЭП).
4. Подайте в ПФР заявление о восстановлении страхового стажа с приложением всех найденных документов (справки, договоры, платёжные ведомости).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?

Через личный кабинет ПФР (раздел «Электронная трудовая книжка») после авторизации КЭП. Также сведения доступны в СФР (Система Фондов России) после загрузки формы ЕФС‑1 работодателем.

Обязан ли работодатель передавать скан‑копию книжки в ПФР?

Согласно Порядку №1084, работодатель может, но не обязан, передавать скан‑копию. Однако большинство компаний делают это добровольно, чтобы ускорить процесс назначения пенсии.

Можно ли уволиться без предупреждения за две недели?

Да. При увольнении в связи с выходом на пенсию работник имеет право уволиться по упрощённой схеме без обязательного двухнедельного уведомления.

Какие сроки у работодателя по передаче данных в ПФР?

Данные о трудовой деятельности и страховом стаже должны быть переданы в ПФР в течение трёх дней после увольнения (форма ЕФС‑1).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»
• Сервисы 1С‑Отчетность – отправка формы ЕФС‑1
• КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовым книжкам

Дата публикации: