В современной кадровой практике вопрос хранения копий трудовых книжек в личных делах работников остаётся одним из самых спорных и часто нарушающихся. Многие работодатели, стремясь к «безопасности» и удобству документооборота, сканируют и архивируют копии трудовых книжек, не осознавая, что это может повлечь за собой серьёзные правовые последствия. В этой статье мы подробно разберём, законно ли хранить копии трудовых книжек в личных делах, какие документы действительно нужны для комплектации личного дела, и как правильно организовать хранение, чтобы избежать штрафов со стороны Роструда и Роскомнадзора.

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России № 320н от (в ред. 2026 г.), подлинник трудовой книжки не хранится в личном деле работника. Он должен храниться отдельно, в сейфе, специальном шкафу или ином защищённом месте, доступ к которому ограничен.

• Почему так? Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж. Её подлинник является единственным юридически значимым источником информации о трудовой деятельности работника. Копия же не имеет юридической силы для подтверждения стажа, пенсии или трудовых прав.
• Где хранить? Подлинники трудовых книжек хранятся в организации до востребования (если работник не получил её при увольнении) или до передачи в архив (в случае смерти работника или при ликвидации организации).

Важно!

Согласно п. 43 Порядка № 320н, подлинники трудовых книжек не включаются в личные дела. Их хранение в личном деле — это нарушение установленного порядка.

Можно ли хранить копию трудовой книжки в личном деле?

Здесь возникает ключевой вопрос: разрешено ли делать и хранить копию трудовой книжки в личном деле?

Ответ: только с письменного согласия работника.

Согласно ФЗ-152 «О персональных данных», трудовая книжка содержит персональные данные (ФИО, даты трудоустройства, увольнения, должности, реквизиты работодателей). Любое хранение, копирование и обработка таких данных требует добровольного, информированного и письменного согласия работника (ст. 6, 9 ФЗ-152).

• Если работник не дал согласия — хранение копии трудовой книжки в личном деле незаконно.
• Если работник дал согласие — копия может быть включена в личное дело, но только при соблюдении всех требований законодательства о персональных данных.

Что говорит Роструд?

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) в своих разъяснениях (2024 г.) подчеркивают: хранение копий трудовых книжек в личных делах без согласия работника, это нарушение законодательства РФ в области персональных данных. Такое действие может повлечь:

• предупреждение или штраф до 200 000 рублей для организации (ст. 13.11 КоАП РФ);
• штраф до 50 000 рублей для должностного лица (кадровика, руководителя);
• дисквалификацию при повторных нарушениях.

Что должно храниться в личном деле работника?

Личное дело работника, это документы, необходимые для реализации трудовых обязанностей работодателя. Согласно Правилам организации хранения кадровых документов (утв. Минкультуры России), в личное дело включаются:

1. Заявление о приёме на работу;
2. Трудовой договор (и дополнительные соглашения);
3. Приказ о приёме, переводе, увольнении;
4. Личная карточка по форме № Т-2 (или Т-2ГС/М);
5. Сведения о повышении квалификации, аттестациях;
6. Награды, поощрения, дисциплинарные взыскания;
7. Согласие на обработку персональных данных;
8. Справки о состоянии здоровья (при необходимости по должности);
9. Документы об образовании и квалификации (если требуются для работы).

Трудовая книжка (подлинник и копия) — не входят в обязательный перечень!

Важное уточнение от экспертов:

Даже если копия трудовой книжки включена в личное дело по согласию работника, она не заменяет подлинник и не используется для подтверждения трудового стажа. Её наличие в деле, исключительно для внутреннего учёта, и только при условии соблюдения всех требований ФЗ-152.

Что делать с копиями после увольнения?

После увольнения сотрудника личное дело должно быть закрыто и передано в архив организации на хранение. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры № 558), личные дела хранятся 75 лет.

Но! В п. 5.3 Правил хранения личных дел (КонсультантПлюс, ЭЛКОД) чётко указано: все копии документов, содержащих персональные данные, включая копии трудовых книжек, должны быть уничтожены до передачи личного дела в архив.

Почему? Потому что после увольнения работника отсутствует законное основание для дальнейшего хранения его персональных данных. Исключение — если работник дал согласие на хранение данных в течение всего срока архивного хранения (75 лет), но такое согласие должно быть оформлено отдельно, с указанием срока и цели.

Практический совет:

Перед передачей личного дела в архив:

• Извлеките все копии трудовых книжек, паспортов, СНИЛС, ИНН;
• Уничтожьте их с помощью шредера или сжигания (с составлением акта уничтожения);
• Оставьте в деле только оригиналы документов, не содержащих персональных данных (например, приказы, трудовые договоры).

Рекомендации для кадровых служб

Чтобы избежать нарушений и штрафов, следуйте этим простым правилам:

✅ Что делать:

• Храните только подлинники трудовых книжек — отдельно от личных дел, в сейфе или специальном шкафу.
• Не включайте копии трудовых книжек в личные дела без письменного согласия работника.
• Если согласие получено — оформите его как отдельный документ с указанием цели, срока и права на отзыв.
• Проводите регулярную инвентаризацию личных дел и уничтожайте копии персональных данных при увольнении.
• Систематизируйте личные дела по алфавиту и пронумеруйте — это упростит поиск и аудит.

❌ Что не делать:

• Не копируйте трудовые книжки «на всякий случай» — это нарушение ФЗ-152.
• Не храните копии паспортов, СНИЛС, ИНН в личных делах без согласия.
• Не передавайте в архив личные дела с копиями персональных данных — это грубое нарушение.
• Не используйте копию трудовой книжки для подтверждения стажа — она не имеет юридической силы.

Хранение копий трудовых книжек в личных делах, это не просто вопрос бюрократии. Это вопрос защиты прав человека на неприкосновенность частной жизни и конфиденциальность персональных данных. Работодатель, стремясь к «порядку», может случайно нарушить фундаментальные права работника.

Самое главное правило: Не храните то, что не обязательно для выполнения трудовых функций. Не копируйте то, что не разрешено законом. Не обрабатывайте персональные данные без согласия.

Правильная организация хранения кадровых документов, это не только защита от штрафов, но и демонстрация профессионализма, прозрачности и уважения к сотрудникам. Помните: ваша задача — не собирать как можно больше бумаг, а хранить только то, что действительно нужно, и только так, как требует закон;

Если сомневаетесь, всегда обращайтесь к ФЗ-152, Порядку № 320н и консультируйтесь с юристом по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение персональных данных.

Помните: закон — не препятствие, а инструмент защиты и порядка.