23 мая 2026 г.‚ 05:29 — Трудовая книжка является основным документом‚ фиксирующим трудскую деятельность сотрудника. Её хранение регулируется рядом нормативных актов‚ однако законодательство не предписывает строго определённые условия хранения. Ниже подробно рассматриваем‚ где можно разместить копии трудовой книжки‚ какие требования к оформлению и какие нюансы следует учитывать.
Требования к месту хранения
Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ‚ законом не установлено обязательное требование хранить трудовые книжки в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу. Достаточно обеспечить их надёжное и упорядоченное хранение в помещении организации.
- Можно использовать обычный металлический шкаф с замком.
- Помещение‚ где находятся книжки‚ не обязано иметь решётки на окнах или металлическую дверь.
- Важно‚ чтобы доступ к документам был ограничен только ответственным лицам.
Практические рекомендации
Для малых и средних предприятий часто используют:
- Металлический шкаф в бухгалтерии или кадровом отделе.
- Сейф‚ если в компании есть такая возможность (необязательно‚ но предпочтительно для крупных организаций).
- Специальные ящики в архиве‚ оформленные как документы строгой отчётности.
Как оформлять копию и где её хранить
Копия трудовой книжки‚ заверенная работодателем‚ должна содержать отметку о месте хранения оригинала. Пример оформления:
- Место хранения оригинала: 2‑28 за 2024 год‚ дело ООО «Альфа».
- Указать номер дела‚ в котором хранится оригинальная книжка.
- Следовать требованиям ГОСТ и указа Президиума ВС СССР от № 9779‑х.
Заверение копии производится на каждом листе: надпись «Верно»‚ дата‚ подпись ответственного лица и печать (при наличии).
Пример оформления последней страницы
На первой пустой строке после последней записи о стаже вносится:
<Заверенная копия; На первой пустой строке после последней записи о стаже...>
Электронные версии и их хранение
С 2025 года все кадровые события фиксируются в электронной базе Пенсионного фонда. Электронная трудовая книжка доступна через личный кабинет сотрудника и через систему Е‑Офис 24. При этом:
- Бумажный экземпляр остаётся в архиве организации;
- Электронные данные могут использоваться для выписки и подтверждения стажа.
Кто отвечает за хранение
В организации назначается ответственный за ведение трудовых книжек. Он:
- Получает оригиналы книжек при приёме на работу.
- Обеспечивает их надёжное хранение.
- Оформляет и передаёт сотрудникам заверенные копии при необходимости.
- Ведёт журнал учёта копий и оригиналов.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли хранить копии в огнеупорном сейфе? — Нет‚ закон не требует огнеупорного сейфа.
- Можно ли хранить копии в обычном шкафу? — Да‚ при условии ограниченного доступа.
- Как правильно заверить копию?, На каждом листе ставится надпись «Верно»‚ подпись и дата‚ а также указывается место хранения оригинала.
- Где искать электронную трудовую книжку? — В личном кабинете сотрудника на портале ПФР или через сервис Е‑Офис 24.
Хранение копий трудовой книжки регулируется в первую очередь внутренними нормами организации и требованиями ГОСТ. Главное – обеспечить их сохранность‚ контролируемый доступ и правильное оформление заверения. При правильном подходе копии могут находиться как в металлическом шкафу‚ так и в обычном архивном ящике‚ без необходимости установки решёток на окна или специальных огнеупорных конструкций.
Для малых предприятий достаточно организовать отдельный ящик в бухгалтерии‚ где будут храниться как оригиналы‚ так и заверенные копии‚ с чёткой отметкой о месте их хранения.