Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются актуальными для многих сотрудников, а значит, работодатели обязаны обеспечить их правильное хранение и учет. В этой статье мы подробно разберем, где именно должны храниться трудовые книжки, какие требования предъявляет законодательство в 2026 году и что делать с невостребованными документами.
Общее правило: у кого хранится трудовая книжка?
Согласно действующему законодательству и разъяснениям специалистов Роструда, трудовая книжка должна храниться у работодателя, а не у работника. Это правило действует на протяжении всего времени, пока сотрудник состоит в трудовых отношениях с организацией. Выдача книжки на руки производится только в день увольнения или по специальному заявлению для предоставления в Социальный фонд России (СФР) или другие инстанции.
Что касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них, то они хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. Их выдача лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, происходит по заявке и фиксируется в специальном журнале.
Требования к месту хранения: сейф, шкаф или специальное помещение?
Один из самых частых вопросов у кадровиков и руководителей малого бизнеса — насколько строгими должны быть условия хранения? Должны ли трудовые книжки лежать в несгораемом опечатанном сейфе или достаточно обычного металлического шкафа?
Согласно п. 6.2 Правил (Положения), трудовые книжки работников должны помещаться в:
- Сейфы;
- Металлические шкафы;
- Специальные помещения (кладовые).
При этом, как отмечают эксперты системы ГАРАНТ.РУ, законодательством не установлено жестких требований о хранении трудовых книжек исключительно в несгораемом опечатанном сейфе. Также нет обязательных требований о наличии в помещении решеток на окнах или металлических дверей. Достаточно надежного запирающегося металлического шкафа, который исключает доступ к документам посторонних лиц.
Хранение на крупных предприятиях
Для небольших компаний достаточно одного металлического шкафа в отделе кадров. Однако на больших предприятиях, где численность сотрудников превышает тысячу человек, книжки разрешено хранить в специально оборудованных кладовых. Главное требование к таким помещениям — трудовые книжки не должны намокнуть, сгореть, заплесневеть или оказаться в руках посторонних сотрудников.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): влияет ли она на правила хранения?
С введением электронных трудовых книжек правила хранения претерпели некоторые изменения. Важно помнить ключевой принцип: работодатель не может заставить сотрудника перейти полностью на электронный формат, если у него уже есть бумажная трудовая книжка. Выбор всегда остается за работником.
В зависимости от выбора сотрудника действуют разные правила:
- Сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку. В этом случае компания обязана продолжать вести и хранить бумажный документ, а также параллельно отправлять данные в СФР.
- Сотрудник отказался от классической трудовой книжки. Если работник подал соответствующее заявление и перешел на ЭТК, работодатель выдает бумажную книжку ему на руки. С этого момента сотрудник хранит ее самостоятельно, а работодатель освобождается от этой обязанности.
Особенности хранения в обособленных подразделениях
Организации с филиалами и обособленными подразделениями часто сталкиваются с проблемой кадрового документооборота. Где хранить трудовые книжки, если сотрудник работает в филиале в другом городе?
По мнению Роструда, работодатель имеет право хранить трудовые книжки сотрудников в обособленном подразделении. Более того, допускается ситуация, при которой трудовые книжки сотрудников, работающих в головном офисе, могут храниться в обособленном подразделении (и наоборот), если это обосновано организационной структурой и удобством кадрового учета. Главное, обеспечить надлежащие условия хранения (металлический шкаф/сейф) и безопасность документов.
Невостребованные трудовые книжки: что делать?
На практике часто встречаются ситуации, когда уволенный сотрудник не забрал свою трудовую книжку. Самая распространенная и печальная причина появления невостребованных документов — смерть работника. Родственников такой документ обычно уже не интересует, и книжка остается в отделе кадров.
Что делать с такими документами? Их нельзя просто выбросить или уничтожить. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от N 236), подлинные личные документы сотрудников имеют строго установленные сроки хранения. Невостребованная трудовая книжка должна храниться в архиве компании в течение всего установленного срока (как правило, не менее 50 лет), после чего может быть утилизирована по акту.
Ответственность за несоблюдение правил
За нарушение правил хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Если проверяющие органы (например, ГИТ) выявят, что трудовые книжки хранятся в незапирающихся шкафах, в доступных для всех местах или отсутствует журнал их учета, на организацию может быть наложен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Резюме
Хранение трудовых книжек — это важный кадровый процесс, который не терпит халатности. Главное правило: бумажная трудовая хранится у работодателя в надежном месте (сейфе, металлическом шкафу или спецпомещении). Переход на ЭТК облегчает этот процесс для тех сотрудников, кто выбрал электронный формат, но за теми, кто остался верен бумаге, работодатель несет полную ответственность вплоть до выдачи документа при увольнении или списания в архив в случае, если книжка так и осталась невостребованной.