Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек. Именно поэтому вопрос о том, где верно подлинник трудовой книжки находится, имеет критическое значение для каждого работника и работодателя.
Что такое трудовая книжка и почему так важен её подлинник?
Трудовая книжка является единственным официальным источником, в котором сконцентрирована вся информация о профессиональном пути гражданина. Подлинник документа имеет юридическую силу, в отличие от копий или выписок. Потеря оригинала может привести к:
- Потере подтверждения стажа для назначения пенсии;
- Сложностям при трудоустройстве на новую работу;
- Утрате данных о поощрениях, наградах и специальных стажевых льготах.
Где должен находиться оригинал документа?
Существует два основных состояния работника: активная трудовая деятельность и период безработицы. От этого зависит, где именно верно должен находиться подлинник.
В период работы у работодателя
Если сотрудник официально трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится у работодателя. Это не просто правило, а строгое требование трудового законодательства.
Работодатель обязан:
- Принять трудовую книжку от работника в день его трудоустройства.
- Внести соответствующую запись о приеме на работу в установленный срок.
- Обеспечить безопасное хранение документа в специально отведенном месте (обычно это несгораемый сейф или металлический шкаф).
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Важно: Выдача оригинала на руки работнику в период действия трудового договора допускается только в одном случае — для обязательного социального страхования (обеспечения), например, для назначения пенсии. В этом случае работник должен написать заявление, а работодатель обязан выдать оригинал под роспись в течение 3 рабочих дней. При этом работодатель не несет ответственность за период, когда документ находится у работника.
В период безработицы или совместительства
Если человек временно не работает, работает по совместительству или является индивидуальным предпринимателем, подлинник трудовой книжки находится у него на руках.
В это время ответственность за сохранность документа несет исключительно сам владелец. Необходимо обеспечить защиту документа от:
- Механических повреждений (порванные страницы, вырванные листы);
- Воздействия влаги и огня;
- Утери или кражи.
Ответственность за сохранность
За утерю, порчу или незаконную задержку выдачи трудовой книжки предусмотрена ответственность:
- Для работодателя: В случае утери документа по вине организации, работодатель обязан восстановить все записи за свой счет (с помощью запросов в архивы и предыдущие места работы). Кроме того, работник может потребовать возмещения материального ущерба за неполученный заработок за дни задержки выдачи документа при увольнении.
- Для работника: Если оригинал был утерян в период, когда документ находился на руках у владельца, восстанавливать его придется самостоятельно. Это длительный и трудоемкий процесс, требующий обхода всех бывших работодателей или обращения в Государственный архив.
Электронные трудовые книжки: меняются ли правила?
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) ситуация с хранением информации о стаже стала надежнее. Данные о трудовой деятельности теперь хранятся на серверах Социального фонда России (СФР). Однако бумажный подлинник не потерял своей актуальности:
- Если работник выбрал бумажный формат, ведется одновременно и бумажный, и электронный документ.
- Если работник выбрал только электронный формат, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей отметкой, и работодатель больше не несет за нее ответственности.
Тем не менее, даже при наличии ЭТК, верно подлинник трудовой книжки находится там же, где и раньше, у работодателя при текущей работе или у самого гражданина, если он не работает или перешел полностью на электронный формат.
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника, и к его хранению нужно подходить максимально ответственно. Главное правило: пока вы работаете, оригинал должен храниться у работодателя в сейфе, а если вы не работаете — берегите его как зеницу ока дома. Помните, что восстановление утерянного подлинника потребует огромных временных затрат, поэтому всегда следите за тем, чтобы документ находился в надежном месте.