Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе гражданского служащего. С 1 января 2023 г. в России действует новый образец трудовой книжки, утверждённый Постановлением Правительства РФ от 24 июня 2021 г. (№ 320н). В статье мы разберём, как выглядит современная трудовая книжка госслужащего, какие записи в неё вносятся, как правильно заполнить каждый раздел и какие нюансы стоит учитывать при переходе на электронный формат.

Правовое основание

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – утверждение формы трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 24 июня 2021 г. № 320н – утверждение нового образца трудовой книжки и вкладыша к ней.
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – регламентирует порядок заполнения и ведения трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – подтверждает обязательность предоставления копии трудовой книжки работнику.

Структура новой трудовой книжки госслужащего

Новая трудовая книжка состоит из следующих частей:

1. ьный лист – содержит фамилию, имя, отчество, дату рождения, серию и номер паспорта, место работы.
2. Сведения о работодателе – название организации, адрес, ИНН, КПП, ОГРН.
3. Пояснительная записка – краткая информация о должности, стаже, квалификации.
4. Таблица записей – основной блок, где фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии, переход на ЭТК и т.д;
5. Вкладки – отдельные листы для каждой категории записей (например, перевод, увольнение).
6. Вкладка «Электронная трудовая книжка» – для тех, кто отказался от бумажной версии.

Таблица записей (главный блок)

Таблица состоит из 8 столбцов:

Каждая запись должна быть подписана обеими сторонами и датирована.

Как правильно заполнить трудовую книжку госслужащего

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения каждой записи.

Приём на работу

1. Заполните строку № 1 таблицы.
2. Укажите дату начала работы.
3. Укажите должность, ставку и стаж (обычно 0).
4. Подпишите строку работником и работодателем.
5. Проверьте, что в ьном листе указаны все данные о сотруднике и работодателе.

Перевод

1. Вставьте новую строку с датой перевода.
2. Укажите новую должность и ставку.
3. Сохраните стаж без изменений.
4. Подпишите обе стороны.

Увольнение (по собственному желанию, по договору, по истечении срока)

1. Вставьте строку с датой увольнения.
2. Укажите причину увольнения в поле «Событие».
3. Ставка и стаж остаются прежними.
4. Подпишите обе стороны.

Смена фамилии

1. Вставьте строку с датой смены фамилии.
2. Укажите новую фамилию в поле «Событие» (например, «Смена фамилии»).
3. Подпишите обе стороны.
4. Обновите данные в ьном листе.

Переход на электронную трудовую книжку

1. Составьте заявление о переходе на электронный формат (пример ниже).
2. Подпишите заявление и передайте его в отдел кадров.
3. Вкладка «Электронная трудовая книжка» заполняется автоматически в системе.
4. Сохраняйте бумажную копию до момента полного перехода.

Образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде

Скачайте образец заявления (PDF). В тексте заявления укажите:

• ФИО, дата рождения, ИНН.
• Текущую должность и стаж.
• Причину перехода на электронный формат.
• Подпись и дата.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Когда был переход на электронные трудовые книжки? – В 2019 г. началось внедрение, но полномасштабный переход произошёл с 1 января 2023 г. по Постановлению Правительства РФ от 24 июня 2021 г. № 320н.
2. Какие организации обязаны перейти на электронный формат? – Все федеральные и региональные органы исполнительной власти, а также муниципальные образования, где работают госслужащие.
3. Что делать, если трудовая книжка испорчена? – Внести запись в графу 4 «Записи о повреждении» и оформить справку о восстановлении. В случае полной потери – оформить новое экземпляр по приказу работодателя.
4. Можно ли использовать электронную трудовую книжку в качестве доказательства стажа? – Да, при наличии официального подтверждения в системе.

Примеры заполнения трудовой книжки в 2026 году

Ниже приведены типовые примеры записей для разных ситуаций:

Приём на работу по совместительству

Увольнение по собственному желанию

Как избежать ошибок при заполнении

• Всегда проверяйте даты – они должны быть последовательными.
• Не забывайте о подписи обеих сторон.
• Старайтесь использовать официальные шаблоны, чтобы избежать несоответствий.
• При переходе на электронную форму обязательно сохраните бумажный экземпляр до окончания процедуры.
• В случае сомнений – обратитесь в отдел кадров за разъяснениями.

Трудовая книжка госслужащего – это не просто бумажный документ, а юридически значимый файл, подтверждающий трудовую деятельность и стаж. С 2023 г. в России действует новый образец, который упрощает и стандартизирует процесс ведения кадровых записей. Правильное заполнение, своевременное обновление и переход на электронный формат обеспечат законность и прозрачность кадровой политики в любой организации.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего учреждения – они помогут оформить все необходимые документы в соответствии с действующим законодательством.