Вопрос о том, как обращаться с трудовой книжкой, выданной в Украине, если её владелец являеться гражданином России, актуален для работодателей, кадровых служб и самих работников; Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, особенностей оформления, признания стажа и порядка действий при приёме на работу в РФ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) регулирует ведение трудовых книжек на территории Российской Федерации.
• Постановление Правительства РФ от № 225 утверждает форму трудовой книжки образца 2004 года.
• Письмо Минтруда России от № 16‑3/10/В‑5324 (КонсультантПлюс) разъясняет порядок учёта трудового стажа работников из Украины.
• Закон Украины № 1217‑IX (от ) о внесении изменений в некоторые законодательные акты, касающиеся электронной трудовой книжки (ЭТК) и сроков её оцифровки до .
• Международные соглашения о взаимном признании трудового стажа (Россия, Таджикистан, Узбекистан, Азербайджан, Армения, Казахстан, Киргизия, Беларусь, Молдова, Украина) – источник: Контур, 2016.

Признание трудовой книжки Украины в России

Согласно разъяснениям Минтруда России и судебной практике:

1. Трудовая книжка, выданная в соответствии с законодательством Украины, признаётся документом, подтверждающим трудовой стаж, если она оформлена надлежащим образом (с подписями, печатями, записями о приёме, переводе, увольнении).
2. При приёме на работу гражданина Украины (или бывшего гражданина Украины, получившего российское гражданство) работодатель обязан принять трудовую книжку украинского образца и продолжить её ведение в соответствии с российским законодательством.
3. Если в трудовой книжке присутствуют записи на украинском языке, это не является нарушением при условии, что основные сведения (ФИО, дата рождения, должность, период работы) понятны и могут быть проверены.
4. В случае изменения фамилии в паспорте (например, замена буквы «Ё» на «Е» при получении российского паспорта) необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку с ссылкой на документ, подтверждающий изменение фамилии (паспорт РФ).

Особенности оформления и ведения

Бумажная трудовая книжка

• Форма трудовой книжки образца 1974 года (использовалась в УССР) имеет равную силу с формами 1938 г. и 2004 г. на территории РФ (ГАРАНТ.РУ, 2022).
• При отсутствии у работника трудовой книжки российского образца employer может выдать новую книжку, но обязан перенести все записи из украинской книжки в новую, сделав пометку о переносе.
• Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• С в Украине действует система электронных трудовых книжек. До предусмотрен переходный период, в течение которого допускается одновременное использование бумажных и электронных форм (Портфель, 2021).
• Для получения выписки из ЭТК гражданин Украины должен:
1. Войти в личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua).
2. Авторизоваться с помощью квалифицированной электронной подписи или Bank ID.
3. Выбрать раздел «Трудовая книжка» и запросить выписку в нужном формате (PDF, XML).
• В России электронная трудовая книжка пока не обязательна, но работодатель может принимать электронные выписки как подтверждение стажа, если они заверены электронной подписью уполномоченного органа Украины.

Пошаговая инструкция для российского работодателя

1. Проверка документов при приёме на работу:
   • Паспорт гражданина РФ (или временное удостоверение личности).
   • Трудовая книжка Украины (бумажная или электронная выписка).
   • ИНН, СНИЛС (при наличии).
   • Документ, подтверждающий право на пребывание/работу в РФ (разрешение на работу, патент, вид на жительство и т.д.).
2. Сверка данных:
   • Сравнить ФИО, дату рождения в паспорте и трудовой книжке.
   • При расхождении (например, замена «Ё» на «Е») сделать запись об изменении фамилии, приложив копию нового паспорта.
3. Ведение трудовой книжки:
   • Если у работника есть трудовая книжка украинского образца – продолжить её ведение, делая записи о приёме, переводах, увольнениях согласно ст. 66 ТК РФ.
   • Если книжка отсутствует или повреждена – выдать новую трудовую книжку образца 2004 г., перенести все записи из украинской книжки, сделав пометку «Перенесено из трудовой книжки Украины, выданной ___».
4. Учёт трудового стажа:
   • Все периоды работы, зафиксированные в украинской трудовой книжке, включаются в общий страховой стаж для расчёта пенсии и пособий (Контур, 2016; Письмо Минтруда 2022).
   • При необходимости запросить справку о стаже из Пенсионного фонда Украины через электронные сервисы.
5. Хранение документов:
   • Трудовая книжка хранится у работника; работодатель ведёт её только во время действия трудового договора.
   • Копии записей (выписки) хранятся в личном деле сотрудника в соответствии с внутренними нормами организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в приёме на работу из‑за отсутствия российской трудовой книжки?

Нет. Отказ является нарушением ст. 64 ТК РФ, если иные документы (паспорт, разрешение на работу) представлены.

Нужно ли переводить записи с украинского языка на русский?

Обязательного перевода не требуется, но желательно обеспечить понятность записей для кадровой службы и бухгалтерии (можно сделать краткую справку-перевод).

Что делать, если работник потерял трудовую книжку Украины?

Необходимо получить справку о стаже и местах работы из соответствующих органов Украины (центр занятости, бывший работодатель) и на основании этой справки оформить новую трудовую книжку в РФ.

Сроки действия электронной трудовой книжки Украины?

Электронная форма действует бессрочно; бумажная форма будет постепенно выводиться из употребления до (переходный период).

Практические советы и рекомендации

• При приёме на работу гражданина Украины рекомендуется заранее подготовить образец заявления о приёме на работу, в котором указывается, что трудовая книжка выдана в Украине и будет продолжена в соответствии с российским законодательством.
• Для удобства кадровой службы можно создать внутреннюю инструкцию «Ведение трудовых книжек иностранных работников», где прописать порядок приёма, сверки данных и внесения изменений.
• При работе с электронными выписками из ПФУ сохраняйте их в защищённом корпоративном хранилище с ограниченным доступом, чтобы обеспечить конфиденциальность персональных данных.
• Регулярно обновляйте знания о изменениях в законодательстве Украины и России, подписываясь на профессиональные издания (КонсультантПлюс, Гарант.Ру, Главная книга).

Трудовая книжка, выданная в Украине, полностью признаётся в Российской Федерации как документ, подтверждающий трудовой стаж, при условии её надлежащего оформления и наличия всех необходимых записей. Работодатель обязан принять такую книжку и продолжить её ведение, а также учитывать все периоды работы при расчёте страхового стажа. В условиях переходного периода к электронным трудовым книжкам важно знать порядок получения выписок из ПФУ и правила их использования в кадровом учёте.

Соблюдение представленных рекомендаций позволит избежать правовых рисков, обеспечит корректный учёт трудового стажа работников‑украинцев и создаст благоприятные условия для их успешной интеграции в российский трудовой коллектив;