Прием на работу — ответственный процесс, требующий от соискателя и работодателя соблюдения установленных законом правил. Одним из ключевых моментов является предоставление трудовой книжки и иного пакета документов. В статье подробно разберем, какие документы нужны в 2026 году, как работает система с учетом перехода на электронные трудовые книжки и что важно помнить обеим сторонам.

Основной документ: трудовая книжка

Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Ее ведение и использование регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ.

Бумажная vs. Электронная трудовая книжка

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году процесс перехода продолжается.

• Бумажная трудовая книжка, традиционный формат. Выдается работнику при первом трудоустройстве. Содержит все записи о работе, увольнениях, награждениях.
• Электронная трудовая книжка — запись о трудовой деятельности ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Работник получает выписку из электронной трудовой книжки по запросу.

Важно: Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, работодатель не вправе требовать бумажный вариант. Выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, что и бумажная книжка.

Кто должен предоставить трудовую книжку?

При приеме на работу обязательно предъявляется:

• Бумажная трудовая книжка (при ее наличии).
• Или выписка из электронной трудовой книжки (если трудовая деятельность велась в ЭТК).

Если у соискателя нет ни бумажной, ни электронной книжки (например, он никогда не работал официально), то этот пункт не применяется. Вместо этого он предоставляет иные документы, подтверждающие стаж (если требуется).

Полный перечень документов при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ)

Состав обязательных документов закреплен в статье 65 Трудового кодекса РФ. Работодатель вправе запросить только те документы, которые прямо указаны в законе.

Обязательный минимум:

1. Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранных граждан, миграционная карта и вид на жительство/разрешение на работу).
2. Трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки.
3. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования) — в виде пластиковой карты или уведомления из ПФР.

Дополнительные документы (запрашиваются в установленных законом случаях):

• Документ об образовании (аттестат, диплом, сертификат), если работа требует специальной подготовки или квалификации.
• Свидетельство о рождении — для лиц, не достигших 14 лет (с согласия родителей/опекунов).
• Медицинская книжка или справки, для работников, занятых в сфере общественного питания, медицины, образования и т.д. (по требованию работодателя на основании закона).
• Военный билет, для военнообязанных.
• Документ о браке/разводе — если это необходимо для оформления пенсионных выплат или других льгот.

Особые случаи и нюансы

Прием без трудовой книжки

Если у работника нет трудовой книжки (например, он не работал ранее), работодатель обязан оформить с ним трудовой договор и сделать запись в своей базе. В этом случае факт трудовых отношений подтверждается самим договором и приказом о приеме. Работодатель не может отказать в приеме только из-за отсутствия трудовой книжки.

Сроки предоставления документов

Работник обязан предъявить необходимые документы в день начала работы или до заключения трудового договора. Если какой-то документ (например, диплом) нужен для допуска к работе, его предоставление может быть условием вступления договора в силу.

Запрет требовать «лишние» документы

Работодатель не вправе запрашивать:

• Копии документов, не предусмотренные ТК РФ (например, рекомендации с предыдущей работы, если они не требуются по должности).
• Оригиналы документов, оставляя у себя только копии.
• Документы, не имеющие отношения к работе (например, свидетельство о собственности на квартиру).

Что проверяет работодатель в трудовой книжке?

При получении бумажной книжки или выписки из ЭТК работодатель сверяет:

• ФИО, дату рождения с паспортом.
• Периоды работы, должности, данные предыдущих работодателей.
• Основания увольнения (чтобы избежать приема человека с запретительными записями, например, за грубый проступок).
• Общий трудовой стаж (для расчета отпусков, пенсионных коэффициентов и т.д.).

При приеме на работу в 2026 году трудовая книжка (бумажная или выписка из электронной) остается обязательным документом для большинства соискателей. Основной пакет документов строго регламентирован статьей 65 ТК РФ. Ключевые изменения последних лет связаны с повсеместным внедрением электронных трудовых книжек, что упрощает процедуру и снижает риски утери документа.

Главное помнить:

1. Паспорт + ТК/выписка из ЭТК + СНИЛС — необходимый минимум.
2. Работодатель не может требовать документы, не указанные в ТК РФ.
3. Отсутствие трудовой книжки — не повод для отказа в приеме на работу.
4. Всегда проверяйте актуальность записей в своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР.

Соблюдение этих правил защищает как права работника, так и интересы работодателя, обеспечивая прозрачность и законность трудовых отношений.