Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудную деятельность граждан․ Её правильное хранение регламентировано нормативными актами, а нарушение требований может привести к штрафам и другим последствиям для работодателя․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, сведения о квалификации, а также подписи руководителей․ Она служит доказательством трудового стажа и используется при расчёте пенсии, компенсаций и прочих выплатах․
Какие сведения вносятся в трудовые книжки?
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Сведения о месте и периоде работы;
- Подписи руководителей организации;
- Отметки о вкладыше (при необходимости)․
Нормативные требования к хранению
Согласно Приказу Росархива от № 236, оригинальные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и др․) являются документами строгой отчётности․ Они должны быть:
- пронумерованы;
- прошнурованы;
- заверены подписью руководителя;
- скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Хранение осуществляется в специальных помещениях, обеспечивающих сохранность и конфиденциальность․
Где хранить оригиналы трудовых книжек?
По мнению Роструда, оригиналы могут находиться:
- в центральном офисе организации;
- в обособленном подразделении, если речь идёт о сотрудниках головного офиса;
- в сейфах, металлических шкафах или специальных архивных помещениях․
Для удобства поиска в сейфах часто устанавливаются полки и выдвижные ящики․
Требования к оформлению и хранению в 2026 году
Согласно последним разъяснениям государственных органов (письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5304), трудовые книжки и их вкладыши должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность от огня, влаги и потери․
Какие требования предъявляются к помещению?
- Обеспечение огнеупорности (не менее 30 минут при температуре не ниже 800 °C);
- Контроль доступа – только уполномоченные лица могут брать документы;
- Наличие систем вентиляции и контроля микроклимата;
- Маркировка и нумерация полок/ящиков для быстрого поиска․
Особенности хранения в разных типах организаций
Головной офис
Для сотрудников, работающих в головном офисе, допускается хранение трудовых книжек в обособленном подразделении․ Это упрощает контроль и ускоряет процесс выдачи документа при необходимости․
Филиалы и подразделения
В каждом филиале следует предусмотреть отдельный архивный ящик или шкаф, где будут храниться оригиналы трудовых книжек сотрудников этого подразделения․ При необходимости документы могут быть переданы в центральный офис для долгосрочного хранения․
При увольнении
После увольнения оригинальная трудовая книжка передаётся работнику в течение 30 дней․ Если работник не забирает её, документ остаётся в архиве организации до окончания срока хранения (обычно 75 лет)․
Как оформить хранение в документах организации
Для юридической корректности необходимо:
- Создать внутренний регламент хранения трудовых книжек;
- Назначить ответственного лица (чаще всего – руководителя отдела кадров);
- Вести журнал учёта трудовых книжек (номер, ФИО, дата поступления, дата выдачи);
- Регулярно проверять наличие и целостность документов (не реже одного раза в год);
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли хранить трудовые книжки в несгораемом сейфе? – Да, требования огнеупорности предъявляются к любому хранилищу, где находятся оригиналы․
- Достаточно ли металлического запираемого шкафа? – Шкаф должен соответствовать требованиям к защите от огня и влаги; простое металлическое хранилище без соответствующей сертификации не подходит․
- Можно ли хранить трудовые книжки в личных делах сотрудника? – Нет, они являются документами строгой отчётности и должны храниться в центральном архиве, а не в личных делах․
Хранение трудовых книжек новых сотрудников регламентировано рядом нормативных актов․ Основные требования включают:
- Оригиналы должны быть в сейфах, металлических шкафах или специальных архивных помещениях;
- Документы должны быть оформлены согласно требованиям (пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью и печатью);
- Ответственное лицо должно вести учёт и обеспечить доступ к документам только уполномоченным сотрудникам;
- При увольнении оригинал передаётся работнику, а в случае утери – в архив организации․
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую защищённость организации и сохранность важнейших документов, подтверждающих трудную деятельность её сотрудников․