Дата публикации: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в нашей стране. При приеме на работу работодатель обязан правильно оформить этот документ, внеся соответствующую запись. Несоблюдение правил ведет к административной ответственности и проблемам для обеих сторон трудовых отношений.

Правовые основы

Правила ведения и заполнения трудовых книжек регулируются:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66, 67, 84.1 и др.);
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Когда необходимо вносить запись о приеме на работу

Запись в трудовую книжку вносится в следующих случаях:

1. При приеме на основное место работы на срок более 5 дней;
2. При оформлении внутреннего совместительства;
3. При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
4. При восстановлении на работе по решению суда;
5. При заключении срочного трудового договора (если это основное место работы).

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Подготовка документа

Перед заполнением трудовой книжки необходимо:

• Убедиться, что трудовая книжка не повреждена;
• Проверить наличие всех страниц;
• Подготовить приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
• Иметь при себе трудовой договор;
• При необходимости, копии документов об образовании и квалификации.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» (вторая страница трудовой книжки).

Типовые формулировки:

1. Для основного места работы:
   «Принят в ООО ‘Ромашка’ в отдел продаж на должность менеджера по продажам с окладом согласно штатному расписанию.»
2. Для внутреннего совместительства:
   «Принят на работу по совместительству в ООО ‘Ромашка’ в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе.»
3. При переводе:
   «Переведен в ООО ‘Ромашка’ на должность главного бухгалтера в связи с реорганизацией отдела.»
4. При срочном трудовом договоре:
   «Принят на работу по срочному трудовому договору сроком на 6 месяцев в ООО ‘Ромашка’ на должность временного заместителя директора.»

Оформление заголовка

Перед записью о приеме на работу необходимо указать полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы:

Особенности заполнения для разных категорий работников

Впервые трудоустраивающиеся

Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан:

• Оформить ему трудовую книжку;
• Внести в нее запись о приеме на работу;
• Выдать на руки в день оформления трудового договора.

Совместители

При приеме на работу по совместительству:

• В графе 3 указывается: «Принят на работу по совместительству»;
• Указывается наименование структурного подразделения;
• Указывается должность;
• В графе 4 делается ссылка на приказ о приеме на работу.

Работники по срочному трудовому договору

При оформлении срочного трудового договора:

• В записи указывается срок действия договора;
• При увольнении по истечении срока в трудовой книжке делается соответствующая запись;
• При продлении договора вносится новая запись.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку

Если работник не имеет трудовой книжки (например, потерял или она хранится у предыдущего работодателя), то:

1. Работодатель оформляет новую трудовую книжку;
2. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Трудовая книжка находится у работодателя»;
3. После получения трудовой книжки от предыдущего работодателя в нее вносятся все предыдущие записи.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Если работник выбрал электронный формат:

• Запись о приеме на работу вносится в электронную базу;
• Работнику выдается бумажная трудовая книжка с соответствующей записью: «Записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»;
• Все изменения вносятся только в электронную базу.

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки

Наиболее распространенные нарушения:

• Отсутствие записи о приеме на работу;
• Неправильная формулировка записи;
• Отсутствие ссылки на приказ;
• Исправления без соответствующих пометок;
• Не указание структурного подразделения или должности;
• Неправильная дата;
• Отсутствие подписи ответственного лица.

Образцы правильного заполнения

Ниже представлены образцы правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

Образец 1. Прием на основное место работы

Образец 2. Прием по совместительству

Образец 3. Прием на срочный трудовой договор

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Для работодателя:
  • Административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
  • Возможность приостановления деятельности организации;
  • Дисциплинарная ответственность для ответственного лица.
• Для работника: Права на компенсацию за неправильное оформление трудовой книжки не предусмотрено, но могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии или других льгот.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять работника без трудовой книжки?

Ответ: Нет, если работник устраивается на основное место работы на срок более 5 дней, трудовая книжка обязательна. Если у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую.

Какую формулировку использовать при приеме на работу?

Ответ: Используйте стандартные формулировки, указанные в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Главное — четко указать наименование организации, должность и основание приема (приказ).

Нужно ли делать запись в трудовой книжке при приеме на работу по гражданско-правовому договору?

Ответ: Нет, записи в трудовую книжку вносятся только при заключении трудового договора. Гражданско-правовые договоры (подряда, оказания услуг) не требуют внесения записей в трудовую книжку.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ответ: Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись, которая заверяется подписью ответственного лица, печатью организации и указанием даты исправления.

Можно ли принять работника без трудового договора?

Ответ: Нет, трудовой договор — обязательный документ при приеме на работу. Без него трудовая книжка не может быть оформлена правильно.

Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу — это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работника. Нарушение правил ведения этого документа может привести к серьезным последствиям, включая административную ответственность и проблемы с подтверждением трудового стажа.

Следуйте рекомендациям, используйте образцы записей и всегда проверяйте правильность внесенных данных. Это поможет избежать ошибок и обеспечит корректное ведение трудовой документации.

Дополнительные ресурсы

Для более глубокого изучения вопроса рекомендуем:

• Скачать образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу (PDF)
• Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения кадровых документов
• Типовые формы приказов о приеме на работу (Т-1, Т-1а)

Материал подготовлен на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Для получения актуальной информации рекомендуем обращаться к официальным источникам.