Трудовая книжка – один из важнейших документов работника. В Беларуси она хранится у работодателя и может быть выдана сотруднику только по расписке. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления, обязательные реквизиты и предлагаются готовые образцы расписки, которые можно использовать в любой организации.

Правовая база

Оформление расписки о получении (и возврате) трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 «Об инструкции о порядке ведения трудовых книжек» (пункт 79, п. 76‑78).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (п. 165 Инструкции Минюста РБ от ).
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 79, 82).

Согласно этим документам, трудовая книжка считается личным документом работника, но её хранение возлагается на работодателя. Выдача книжки без расписки считается нарушением порядка.

Когда требуется расписка?

Расписка оформляется в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу (работник передаёт свою трудовую книжку в кадровую службу).
2. При увольнении (работодатель возвращает книжку работнику).
3. При передаче книжки в органы соцстрахования или в другие государственные органы по заявлению работника.
4. При временном хранении книжки у работодателя (например, при командировке, обучении за границей).
5. При выдаче книжки по доверенности.

Порядок оформления расписки

Процедура состоит из нескольких простых шагов:

1. Подготовка бланка. На предприятии может быть готовый бланк (PDF/Word) или можно использовать образец, приведённый ниже.
2. Заполнение реквизитов. Указываются данные работодателя, работника, дата и номер трудовой книжки.
3. Подпись сторон. Работник ставит подпись в графе «Получил(а)», а представитель работодателя – в графе «Выдал(а)». При необходимости ставится печать организации.
4. Внесение записи в журнал учёта трудовых книжек. В книге учёта фиксируются дата выдачи, номер книжки, ФИО получателя и подпись.
5. Хранение оригинала расписки. Оригинал хранится в кадровой службе, копия – у работника (по желанию).

Обязательные реквизиты расписки

Согласно пункту 79 Инструкции, в расписке должны присутствовать следующие сведения:

• Наименование организации‑работодателя.
• Полное наименование (ФИО) работника.
• Серия и номер трудовой книжки.
• Дата получения (или возврата) книжки.
• Подпись работника.
• Подпись лица, выдавшего книжку (должность, ФИО).
• Печать организации (если предусмотрена внутренними регламентами).
• При необходимости – отметка о состоянии книжки (цельный, с повреждениями, с отметками).

Примерные образцы расписки

Расписка о получении трудовой книжки (приём от работника)

Распишка № ___________
от «____» ___________ 202_ г.
Я, ФИО работника, паспорт: ____ № ________, выдан ________________, 
получил(а) от наименования организации (ИНН __________, ОКПО __________) 
трудовую книжку серия ___ номер __________.

Книжка передана в кадровую службу для хранения в соответствии с 
инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Подпись работника ______________________ Дата ___________

Выдал(а): _______________________________ (должность, ФИО) Подпись __________________ Печать

Расписка о возврате трудовой книжки (при увольнении)

Распишка № ___________
от «____» ___________ 202_ г.

Я, ФИО работника, паспорт: ____ № ________, выдан ________________, 
получил(а) обратно свою трудовую книжку серия ___ номер __________, 
выданную мной работодателю наименование организации.

Книжка возвращена в полном и исправном состоянии (при наличии повреждений – указать).

Подпись работника ______________________ Дата ___________

Принял(а) в выдачу: ______________________ (должность, ФИО) Подпись __________________ Печать

Скачивание готовых шаблонов

Для удобства вы можете скачать готовые бланки в форматах DOC и PDF:

• Расписка о приёме (DOC)
• Расписка о приёме (PDF)
• Расписка о возврате (DOC)
• Расписка о возврате (PDF)

Как правильно заполнить расписку (пошаговое руководство)

1. Откройте шаблон. Убедитесь, что в документе присутствуют все обязательные поля.
2. Заполните реквизиты организации. Укажите полное наименование, ИНН, ОКПО, адрес.
3. Укажите данные работника. ФИО, серию и номер паспорта, дату рождения (по желанию).
4. Номер и серия трудовой книжки. Эти данные находятся на обложке книжки.
5. Дата выдачи/возврата. Записывайте фактическую дату, а не дату составления документа.
6. Подписи. Работник подписывает в графе «Получил(а)», представитель работодателя – в своей графе. При необходимости подпись заверяется печатью.
7. Запись в журнал. После подписания внесите запись в журнал учёта трудовых книжек (10 графов, в т.ч. «Дата выдачи», «Кем выдано», «Дата возврата», «Кем принято»).
8. Хранение. Оригинал расписки хранится в кадровой службе, копия может быть передана работнику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдавать трудовую книжку без расписки?

Нет. По законодательству Республики Беларусь выдача книжки без расписки считается нарушением порядка и может повлечь административную ответственность.

Что делать, если книжка повреждена?

В расписке необходимо указать характер повреждения. При значительном износе работнику может быть выдана новая книжка, а старая – передана в архив.

Можно ли доверить хранение книжки третьему лицу?

Только в случаях, предусмотренных законом (например, при передаче в органы соцстрахования). В остальных случаях книжка хранится у работодателя.

Как оформить расписку, если работник находится в командировке?

Можно оформить расписку по доверенности: работник выдаёт доверенность, в которой указывает, кто имеет право получить книжку от его имени. В расписке указывается «Получил(а) по доверенности …».

Типичные ошибки при оформлении расписки

• Отсутствие подписи работника – расписка считается недействительной.
• Неуказание серии и номера книжки – усложняет последующий поиск в журнале.
• Отсутствие даты выдачи/возврата – невозможно установить срок хранения.
• Неоформление записи в журнале учёта – приводит к дублированию и ошибкам в учёте.
• Отсутствие печати организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).

Где хранить оригиналы расписки?

Оригиналы расписки хранятся в кадровой службе в отдельном архиве, где находятся также журналы учёта трудовых книжек. Доступ к этим документам имеет только уполномоченный персонал (начальник отдела кадров, главный бухгалтер).

Оформление расписки о получении (и возврате) трудовой книжки – обязательный элемент кадрового документооборота в Республике Беларусь. Правильное заполнение, подпись сторон и внесение записи в журнал позволяют избежать правовых конфликтов и обеспечить надёжный учёт трудовых книжек.

Скачайте готовый шаблон, адаптируйте его под внутренние требования вашей организации и соблюдайте порядок оформления – тогда процесс будет быстрым, прозрачным и полностью соответствующим законодательству.

Дата публикации:   |  Автор: юридический отдел «HR‑Консалт»