Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и содержащий сведения о его профессиональной деятельности. С 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до 2020 года или выбрал сохранение бумажного варианта. В этой статье подробно рассмотрен порядок ведения и содержания трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Основным нормативным актом, регулирующим ведение, хранение и оформление трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», в редакции последних изменений (включая Постановления от № 132, от № 257 и др.).

Кроме того, ключевую роль играет Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который вступил в силу с 1 января 2023 года и полностью заменил устаревшую Инструкцию 1990 года.

Также важны положения Трудового кодекса РФ (статьи 66, 66.1), которые устанавливают обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего более 5 дней.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Обязанность вести трудовые книжки возлагается на:

• все юридические лица — работодатели (ООО, АО, ИП и др.),
• физических лиц — индивидуальных предпринимателей, нанимающих сотрудников на основании трудового договора,
• организации, не являющиеся работодателями в полном смысле, но имеющие сотрудников по трудовым договорам (например, адвокатские палаты, нотариальные конторы).

Важно: Если работник трудится менее 5 дней, трудовая книжка не ведётся. В этом случае достаточно оформить приказ о приеме и личную карточку по форме Т-2.

Формы трудовых книжек и вкладышей

С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда № 320н. Она отличается от предыдущей:

• увеличенным количеством страниц (48 вместо 20),
• улучшенной защитой от подделок (водяные знаки, микротекст, защитная нить),
• изменённой структурой разделов.

Также предусмотрена форма вкладыша в трудовую книжку — это отдельный бланк, который выдаётся при заполнении всех страниц основной книжки. Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и сама трудовая книжка.

Важно: Бланки трудовых книжек и вкладышей изготавливаються только уполномочёнными предприятиями и поставляются работодателям через уполномоченные организации (например, через Росстат или региональные центры занятости). Самостоятельное изготовление запрещено.

Порядок ведения трудовой книжки

Приём на работу

При приёме на работу работодатель обязан:

1. Запросить у работника трудовую книжку (если он уже работал ранее).
2. Если работник устраивается впервые — выдать ему новую трудовую книжку на основании заявления.
3. Зарегистрировать трудовую книжку в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом № 320н).
4. Внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней с даты фактического выхода на работу.

Важное изменение: С 2021 года не требуется заполнять трудовую книжку в присутствии работника. Запись может быть сделана в его отсутствие, но с последующим ознакомлением под подпись.

Содержание записей

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• ФИО работника (полностью, без сокращений),
• дата и номер приказа о приёме на работу,
• должность, на которую принят работник,
• основание для приёма (например, «принят на должность бухгалтера по приказу № 15 от »),
• дата и основание перевода на другую должность,
• дата и основание увольнения (с указанием пункта ТК РФ — например, «уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ»),
• сведения о награждениях (если работодатель решит внести — на основании приказа),
• сведения о поощрениях, если они предусмотрены внутренними локальными актами.

Запрещено:

• использовать сокращения (например, «бухг.» вместо «бухгалтер»),
• вносить записи карандашом или цветными ручками,
• использовать неарабские цифры (только арабские: , а не г.),
• вносить сведения о приостановлении трудового договора — это не предусмотрено законом.

Увольнение

При увольнении работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
2. Внести запись об увольнении с указанием причины и ссылкой на статью ТК РФ.
3. Сделать расчёт и выдать все положенные документы (справка 2-НДФЛ, выписка из СЗВ-ТД и др.).

Нововведение 2026 года: Работодатель может заверять записи в трудовой книжке только подписью руководителя — печать больше не обязательна, если в уставе организации не предусмотрено её использование.

Учёт и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан вести две книги учёта:

1. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — регистрируются все полученные, выданные, возвращённые и утраченные книжки с указанием серии и номера.
2. Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей — фиксируется поступление, расход и остаток бланков.

Ответственность за ведение учёта: Обычно поручается кадровому работнику, а не бухгалтеру, это важно, так как кадровый учёт и бухгалтерский — разные направления.

Хранение:

• Трудовые книжки хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченных лиц.
• Срок хранения — 75 лет с момента увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
• После увольнения книжка передаётся работнику лично под подпись или направляется заказным письмом с уведомлением.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и переходный период

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работники могли выбрать:

• сохранить бумажную трудовую книжку,
• перейти на электронную форму (ЭТК).

С 1 января 2026 года переходный период завершается:

• Все работники, не выбравшие бумажный вариант до , автоматически переводятся на ЭТК.
• Работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников в форме СЗВ-ТД.
• Бумажные трудовые книжки остаются действительными для тех, кто выбрал их сохранение — их ведение продолжается в обычном порядке.

Важно: Если работник увольняется, а ранее выбрал ЭТК, ему выдаётся форма СТД-Р — справка о трудовой деятельности, содержащая все сведения, которые были в бумажной книжке.

Оформление дубликата трудовой книжки

В случае утраты, порчи или повреждения трудовой книжки работнику выдаётся дубликат. С 1 января 2024 года порядок оформления дубликата упрощён:

• Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель на основании личного дела, приказов, табелей и других документов восстанавливает все записи.
• Дубликат оформляется на новом бланке, с пометкой «Дубликат» и указанием даты выдачи.
• Все записи в дубликате должны быть подтверждены документально.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей,
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей,
• для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторные нарушения, штрафы увеличиваются в 2–3 раза. Кроме того, работники могут требовать компенсации морального вреда за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Рекомендации работодателям

Чтобы избежать ошибок и штрафов, рекомендуем:

1. Назначить ответственного за ведение трудовых книжек — кадровика или специалиста по кадровому учёту.
2. Обеспечить наличие всех бланков и журналов учёта.
3. Проводить регулярные внутренние аудиты (раз в квартал).
4. Ознакомлять сотрудников с изменениями в законодательстве.
5. Использовать специализированные программы для автоматизации ведения ЭТК и бумажных книжек (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
6. Своевременно направлять СЗВ-ТД в ПФР — даже если работник выбрал бумажную книжку, сведения о нём всё равно передаются в электронном виде.

Ведение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая часть кадрового и правового сопровождения трудовых отношений. С 2026 года в России полностью сформирована двухуровневая система: электронные трудовые книжки для новых сотрудников и бумажные — для тех, кто сохранил их по выбору.

Работодатели обязаны соблюдать все требования законодательства, вести учёт, хранить документы и обеспечивать точность записей. Ошибки в трудовой книжке могут привести к отказу в назначении пенсии, спорам с работниками и штрафам со стороны трудовой инспекции.

Главное правило: Каждая запись в трудовой книжке должна быть обоснована приказом, документом или иным официальным основанием. Никаких «на глаз», «по памяти» или «по привычке» — только строго по закону.

Следите за обновлениями на сайте Минтруда РФ и регулярно пересматривайте внутренние регламенты, законодательство в сфере трудовых отношений постоянно развивается, и ваша организация должна быть в курсе изменений.